高校圖書館讀者活動檔案管理研究

黃紅

【摘 要】分析圖書館讀者活動檔案管理的重要性，針對圖書館讀者活動檔案管理工作現(xiàn)狀，提出圖書館讀者活動檔案管理的對策及檔案管理中應(yīng)注意的方面。

【關(guān)鍵詞】圖書館 讀者活動 檔案管理

【中圖分類號】G 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

【文章編號】0450-9889（2016）05C-0101-02

圖書館讀者活動檔案是指圖書館在開展讀者活動過程中形成的，具有保存價(jià)值的紙質(zhì)、光盤、聲像、實(shí)物等多種載體、多種形式的歷史記錄。它是讀者活動過程如實(shí)完整的記錄，也是圖書館檔案資源的重要組成部分，它能從另一個側(cè)面反映出圖書館服務(wù)水平的狀況。因此，做好圖書館讀者活動檔案管理工作，不僅是圖書館自身發(fā)展的需要，也是提高圖書館管理水平的需要。本文擬結(jié)合筆者多年來的工作實(shí)踐就圖書館讀者活動檔案管理的意義、檔案管理現(xiàn)狀、檔案管理的做法等方面提出幾點(diǎn)粗淺的看法。

一、圖書館讀者活動檔案管理的重要性

（一）有利于深化讀者服務(wù)工作。圖書館活動文件通常包括活動文件、計(jì)劃書及活動過程原始記錄材料等多方面，是圖書館舉辦每項(xiàng)讀者活動最真實(shí)的記錄，這些材料能真實(shí)的反映出圖書館服務(wù)工作的狀況。圖書館可通過對材料的分析反思，總結(jié)本館工作中的成敗得失，了解讀者的實(shí)際需求，為今后舉辦讀者活動乃至推進(jìn)圖書館整體工作發(fā)展提供參考。

（二）檔案的有序歸檔，便于檔案資料的再利用。圖書館讀者活動檔案的再利用價(jià)值主要體現(xiàn)在：一是歸檔文件通過分類、排列，便于存取利用。二是為今后圖書館制定讀者活動方案提供借鑒。在制訂方案時(shí)，通過對以往舉辦的活動檔案進(jìn)行深入分析，借鑒先前的成功做法，并汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，達(dá)到事半功倍的效果。例如，可以通過分析以往讀者活動在時(shí)序方面的安排，從中尋找規(guī)律，有效把握活動安排的頻率和密度，制訂圖書館新學(xué)年或近期讀者活動的整體計(jì)劃；可以結(jié)合以往某一活動中讀者反饋的意見和建議或有關(guān)工作總結(jié)的檔案記錄情況，進(jìn)而確定出今后此類活動的規(guī)模大小；在組織活動的宣傳發(fā)動工作方面，可以通過分析檔案資料中有關(guān)于宣傳發(fā)動工作的總結(jié)和方案，結(jié)合當(dāng)前實(shí)際情況，把宣傳方案制訂得更為科學(xué)、合理、完善，等等。

二、圖書館讀者活動檔案管理工作現(xiàn)狀

為了解圖書館讀者活動檔案管理工作的現(xiàn)狀，本人借助廣西高校圖書館辦公室管理QQ群面向15所高校館辦公室工作人員進(jìn)行了專項(xiàng)的網(wǎng)絡(luò)調(diào)查，問卷共設(shè)置15個問題選項(xiàng)，文中將選取5個關(guān)鍵性問題的調(diào)查結(jié)果進(jìn)行匯總分析，具體調(diào)查結(jié)果見表1。

從本次調(diào)查的結(jié)果來看，高校圖書館讀者檔案管理工作確實(shí)存在許多不足。具體表現(xiàn)在以下三個方面：

第一，檔案管理制度不健全。據(jù)了解，當(dāng)前大多數(shù)圖書館沒有設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，一般由館辦公室兼管。對讀者活動檔案的歸檔范圍、收集、管理、保存、利用等各個工作環(huán)節(jié)也沒有一套完整的規(guī)章制度可遵循，管理人員職責(zé)不夠明確，普遍存在檔案多頭管理或者無人管理的現(xiàn)象，檔案的歸檔收集呈現(xiàn)出明顯的“三不”特點(diǎn)，即不及時(shí)、不完整、不系統(tǒng)，嚴(yán)重影響了活動檔案管理質(zhì)量。

第二，思想不夠重視，認(rèn)識上存在誤區(qū)。一是圖書館領(lǐng)導(dǎo)層面的認(rèn)識問題。館領(lǐng)導(dǎo)對加強(qiáng)重大活動檔案管理工作檔案管理工作缺乏應(yīng)有的認(rèn)識，認(rèn)為承辦重大活動是大事，檔案工作是小事，可抓可不抓，造成活動檔案管理工作往往滯后于圖書館活動或者其他業(yè)務(wù)工作業(yè)務(wù)。二是館員本身的認(rèn)識問題。部分館員認(rèn)為，舉辦讀者活動過程中，各種事務(wù)繁雜，光是應(yīng)付于活動的組織和策劃往往已經(jīng)感到力不從心，根本無暇顧及檔案資料的收集；另外，個別館員對檔案上交管理存在私心，認(rèn)為重大活動是自己一手安排和組織的，純屬個人勞動成果，應(yīng)作為私人工作檔案資料留存，因此拒不上交，等等。這些使認(rèn)識上的誤區(qū)給活動檔案的收集歸檔整理工作帶來不良影響，使圖書館讀者活動檔案管理工作難以正常開展。

第三，不重視檔案的開發(fā)利用，只藏不用。從調(diào)查中，大多數(shù)圖書館不重視對讀者活動檔案的開發(fā)利用，多數(shù)采用的還是單一的紙質(zhì)文獻(xiàn)和傳統(tǒng)的管理模式，對檔案文獻(xiàn)管理和利用手段也沒有能與圖書文獻(xiàn)信息資源的現(xiàn)代化開發(fā)同步進(jìn)行，使得檔案的開發(fā)利用率不高。

三、圖書館讀者活動檔案管理的對策

（一）健全讀者活動檔案管理制度。建立程序規(guī)范，內(nèi)容全面，措施適用的檔案管理制度，用制度建設(shè)來保障檔案管理工作的順利推進(jìn)，是使檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化的必然選擇。圖書館在制定讀者活動檔案管理辦法時(shí)，應(yīng)以學(xué)院檔案管理的有關(guān)制度文件為指導(dǎo)，根據(jù)讀者活動的性質(zhì)和特點(diǎn)和規(guī)律制定出具有可操作性便于執(zhí)行的制度，檔案規(guī)范管理制度的內(nèi)容范圍包括立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責(zé)任制等，應(yīng)做到詳盡全面。只有健全建立制度，才能使圖書館活動檔案管理工作做到有章可循。

（二）明確讀者活動檔案內(nèi)容構(gòu)建。圖書館讀者活動檔案基本內(nèi)容構(gòu)件大致應(yīng)該由下列項(xiàng)目組成：一是關(guān)于開展讀者活動的文件材料。二是關(guān)于開展讀者活動的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、工作職責(zé)、成員分工和活動計(jì)劃、安排、總結(jié)、整改措施以及向?qū)W院或相關(guān)部門報(bào)送、報(bào)審的文件材料。三是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓出席活動指導(dǎo)工作的講話（或發(fā)言稿）等材料。四是讀者參與活動過程產(chǎn)生的原始記錄材料，如讀者提出的意見和建議匯總以及對讀者進(jìn)行的各種專項(xiàng)調(diào)查摸底形成的材料等。五是開展活動的各種照片、錄音帶、錄像帶、光盤等特殊載體材料。六是活動各階段情況統(tǒng)計(jì)表和匯總材料、成果材料、經(jīng)驗(yàn)交流材料和檢查驗(yàn)收材料等。只有劃定出圖書館讀者活動檔案的基本構(gòu)建，才能使工作人員在收集檔案資料室目的更為明確。

（三）做好特殊載體的檔案整理工作。由于各類先進(jìn)電子設(shè)備的介入，圖書館在開展活動時(shí)，記錄活動過程的技術(shù)手段和設(shè)備也隨之呈現(xiàn)出多樣化的特點(diǎn)，即舉辦讀者活動中所出現(xiàn)的檔案資料除了紙質(zhì)的檔案以外，還涉及聲像檔案、照片檔案等。因此，圖書館對于這些特殊載體檔案的管理和保存也應(yīng)做出相應(yīng)的制度與標(biāo)準(zhǔn)：如為保證數(shù)碼照片的清晰度，像素應(yīng)在500萬以上，單幅照片不小于3M，并標(biāo)識有準(zhǔn)確的攝影日期；歸檔的數(shù)碼照片一般要求為 JPEG、TIFF 格式；而對于重大活動，同一場景的照片選取最佳的1-2張歸檔，涉及重要活動和重要人物的可視實(shí)際情況多保留幾張。檔案目錄編制應(yīng)包含檔號、題名、拍攝時(shí)間、攝影者、張數(shù)、主要人員等幾個基本要素。

（四）加強(qiáng)對重大讀者活動的檔案移交、管理工作。圖書館的讀者活動除常規(guī)性讀者活動外，還有一些大型或重大活動。這類活動具有涉及部門多、參與人員廣、載體形式多、時(shí)間跨度大等特點(diǎn)，活動資料的歸檔整理難度較大。因此，應(yīng)建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，要求聯(lián)合舉辦活動的部門指定出檔案管理負(fù)責(zé)人，明確職責(zé)，負(fù)責(zé)做好重大活動檔案的收集、整理和保管工作。同時(shí)，各部門的檔案負(fù)責(zé)人還應(yīng)成為活動的主要參與者，全程參與活動的策劃、組織和開展，這樣才有利于檔案館員做到事前了解，事中跟蹤，事后檢查，全面掌握活動的全過程，有效確保檔案收集及時(shí)、歸檔完整。

四、圖書館讀者活動檔案管理工作的應(yīng)注意的方面

（一）注意做好檔案資料的編研，最大限度地挖掘檔案資源的價(jià)值。一是各種檔案資料匯編成冊，匯編分類方法可以時(shí)間段進(jìn)行分類，如按學(xué)期或者學(xué)年等，還有可以按照活動類型進(jìn)行歸類整理等方法進(jìn)行，檔案匯編成冊不僅方便過往資料的查找利用，還可為館領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮參謀作用。二是編研工作是開發(fā)檔案信息的途徑之一。為加大圖書館活動檔案信息開發(fā)力度，根據(jù)實(shí)際需要，將分散的檔案材料加工整理進(jìn)行綜合分析、有條件的圖書館最好撰寫出專題調(diào)研報(bào)告，為今后改進(jìn)工作，提高活動質(zhì)量提供依據(jù)。三是運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，如通過計(jì)算機(jī)錄入、掃描等多種手段將檔案資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，使其變成多載體上的、不同表現(xiàn)形式的檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息開發(fā)利用全程現(xiàn)代化。加工后的數(shù)字化檔案資料，便于檔案信息的檢索、網(wǎng)絡(luò)傳遞、咨詢服務(wù)以及開發(fā)利用。

（二）應(yīng)探索建立高校共同開發(fā)利用檔案信息的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案資源共建共享。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展和普及的今天，各種資源的共建共享勢必成為未來發(fā)展的趨勢。因此，圖書館在搞好本館讀者活動檔案管理的同時(shí)，可借鑒檔案管理中共建共享的經(jīng)驗(yàn)，積極探索建立起館際之間共同開發(fā)利用檔案信息的合作關(guān)系，如將各館讀者活動的檔案資料通過科學(xué)整合后，進(jìn)行館際間檔案資源的交流，由此實(shí)現(xiàn)檔案管理由單一開發(fā)利用型向聯(lián)合開發(fā)利用型的轉(zhuǎn)變。而館際之間通過展示雙方編研的檔案資料，互補(bǔ)互學(xué)，有利于取長補(bǔ)短，互相溝通，共同促進(jìn)圖書館讀者活動水平的提高，以吸引更多的讀者走近圖書館，關(guān)注圖書館，滿足讀者持續(xù)增長的文化需求，更好地體現(xiàn)圖書館的社會價(jià)值。

總之，加強(qiáng)讀者活動檔案管理，是圖書館管理工作的重要組成部分。因此，除要重視讀者活動檔案的建立、管理和利用外，還應(yīng)結(jié)合本館讀者活動檔案資源的收集管理狀況，積極探索檔案資源管理的新思路，為促進(jìn)高校圖書館讀者活動整體水平的提高及圖書館文化的傳承提供更便捷的服務(wù)。

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