加強基礎工作是檔案管理現代化的前提

張君

摘要：本文主要闡述在推進檔案管理現代化的進程中，通過實行標準化、規范化、科學化的工作，提高了檔案管理基礎工作水平，而且已初步建成了計算機檢索體系，為實行計算機管理打下了扎實的基礎，為檔案工作的開展提供了有利保證。

關鍵詞：檔案管理 問題 檔案工作

一、檔案基礎工作存在的主要問題

計算機作為具有一種高效處理大型和復雜的信息和數據的現代先進設備的主要功能，它在實際中是需要輸入的原始數據信息必須是準確和科學，否則，輸入數據和信息是“垃圾”，從而使得輸出更先進的“垃圾”而已。所以計算機管理的前提是做好輸入信息和數據的采集、整理、錄入、存儲等一系列工作，使其完全符合計算機工作的技術要求。綜合檔案館大多使用的內容是相對來說較復雜的文件而且也呈現出不同的特點，時間跨度很長，由于多年來一直在封閉管理，文件管理只在保管的目的，文件沒有失去的原則在這種局面下形成的文件一般情況不佳。其中有很多問題，主要體現在以下幾個方面：文件頭違規的標題但不能反映的主題或標題缺乏基本的元素，甚至沒有文件頭的現象較為普遍，二是許多文件沒有頁碼如果使用關閉頁面，它是很難找到的。三、混亂現象更為嚴重，進行組卷的方式有依據相應的時間的也有依據相應的各職能部門的管轄權而劃定的。

二、實行標準化、規范化的工作方法，提高檔案管理基礎工作水亞

從科學和實踐的經驗可以了解到，提高檔案管理水平必須實行規范化、規范化的工作方法，這需要對檔案資料的收集、整理、鑒定、錄入、存儲備環節按照統一程序和科學方法進行工作，這樣才可以真正的做到標準規范化的工作流程。

（一）重新組合案卷，實現案卷規范化

重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫，以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

（二）規范題名保證檢索準確率

為了保證檢索精度的精度。我們認為，標準化的原則和關鍵點這兩項必須在規范標題下按照相應的規范化的機制進行，在填寫題名項過程中要規范機構簡稱。盡量避免在檢索時出現文不對題和計算機識別不清的情況發生。如紀律檢查辦公室簡稱為紀檢。而且還應該有統一的標題元素。我們把計算機檢索這個過程中，將相應的題名中的責任人，被輸入的標題，問號，文檔緣由，如果有必要，就必須按照相關的規定填寫完整人名、地點和時間等要素。但語言往往需要進行規范統一，例如，一些“請示報告”等含義不清的文種，它們很容易影響檢索精度。因此，我們將需要批準的文件，寫“請示”，在那里的文件不需要進行批復的寫“報告”等，這樣進行相應的分類，在檢索的過程中就可以清楚的看到每個文件實際作用。

三、數據準備充分，推進檔案現代化管理進程

計算機數據的準備工作在檔案管理基礎工作的各個環節中是一個大工程，尤其是對綜合性檔案室來講，由于室藏案卷多著錄工作不僅量大，而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數據準備不足，而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。

（一）分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的是使檔案被社會使用，實現計算機管理檔案的目的是提高檔案利用率。綜合檔案館在促進計算機管理過程中應充分的依據相應的全宗的重要度值的不同，它們的價值的高低，以及相應的體現的利用率的高低等情況，進行相應的優先處理。這將能夠加快計算機化檔案管理的進程，提高社會使用效率。

（二）用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率

“主題詞”雖然有標準但是在實際的應用過程中也存在搜索效率不高、效率低下等問題。我認為可以采取“關鍵詞”，而不是“主題詞”的方法。即從標題或主題文件中通過思考總結出主題內容的關鍵詞和關鍵詞，最后確定哪些標識要輸入到計算機，最后采用批量處理功能完善計算機處理。

（三）分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如“案件”等，則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。