應用型本科院校系級教學檔案管理的問題與對策研究

李樂欣

[摘要]為促進應用型本科院校系級教學檔案管理工作的順利實施，就應當要求該項工作順應教育事業的發展。本文就應用型本科院校系級教學檔案管理工作的具體情況展開論述。

[關鍵詞]應用型本科院校；系級教學檔案；檔案管理

[中圖分類號]G640 [文獻標識碼]A [文章編號]1671-5918（2016）07-0034-02

一、系級教學檔案的概述

系級教學檔案是指應用型本科院校的系級教師在與學生進行教學活動時所產生的具有一定保存價值的文字、圖標以及聲像材料。院校檔案是屬于綜合性的內容，而系級檔案是不可缺少的重要組成部分，同時也是院校管理系級教學和展開教學研究不可缺少的重要參考依據。實踐中，通過對系級教學檔案進行科學嚴謹的分析研究，得出可有效的作為提升教學水平的有效依據，對進一步改進教學具有重要意義。因此，系級教學檔案管理工作是否得當，工作實施是否完善，檔案信息整理是否規范，將對整個院系教學甚至是院校的檔案管理工作產生重要的影響。因而，就應用型本科院校而言，加強系級教學檔案管理工作，具有重要的意義。

二、應用型本科院校系級檔案管理存在的問題

一般來說，應用型本科院校是由不同專科院校合并或是經過專科院校晉升上來的。成立之初依然存在由專科轉向本科轉換的過渡時期，在此過程中，系級教學檔案也因隨之一同轉變。系級教學檔案是教學期間產生的文件性材料，同時也是管理和控制教學的重要根據。對發展和建設院校具有重要的意義。但是綜合分析應用型本科院校系級教學檔案管理工作的實際情況，不難發現其中仍舊存在著較多的問題。綜合分析就會發現，應用型本科院校系級教學檔案管理存在的問題主要有以下幾點。

（一）缺乏檔案管理意識。院校中層以上領導在實際中依然存在著對檔案管理工作普遍認識不足的情況。在院校建設與發展的過程中，偏向于教學與其他各方面的管理，致使檔案管理工作的實施難以獲得應有的領導，促使檔案管理工作地位不高，責任不清，對院校檔案管理工作順利開展產生嚴重影響。同時還存在著一些教師對于教學檔案的認識不夠深刻、清晰、明了。普遍覺得對于教學檔案的工作，應當是屬于檔案管理人員的工作，是一種教學和科研，其所產生的成果歸檔與否，與教師并沒不大關系。有些教師還存在本來該歸檔的材料卻自己保管，不愿交到系部存檔，甚至將系級已經存檔的文件借到自己手中，長期不還，以至于在需要時不知檔案身何處的現象時有發生。在這樣一種情況下，教師也就很難將自己教學與教育中記錄下來的資料交予系級存檔。事實上，無論是院校領導人員，還是教師，這些不正確的認識，都是缺乏檔案管理意識的直接表現，同時也是引起系級教學檔案管理其他不規范現象的根本性因素。

（二）缺乏健全的檔案管理制度。要想教學檔案管理工作達到理想的效果，就必須建立完善的教學檔案管理體系。在系級教學檔案管理工作的過程中，學校的管理人員基于對應用型本科院校的考慮，仍然將重點放在改善教學條件、提高教學質量以及學科建設和師資隊伍建設上。而對于教學檔案管理工作，并沒有給予足夠的重視與支持，也沒有制定相應的規章制度，即使部分院校有管理機制，但也并不是非常的健全，且執行不嚴格。因檔案管理機制約束力不夠，從而導致在工作實施期間容易形成拖拉的情況，在平時的工作中對積累與保管觀念的重視程度不夠，造成了一些教學檔案材料形成時材料不全，甚至出現時有丟失的情況。與此同時，檔案管理工作人員并不是專業出身，在工作開戰的時候缺乏專業的知識指導，對于系級教學檔案要如何整理和保存，都沒有相應的規范性要求。基于這些各方面因素的影響，導致檔案管理的規范性、連續性以及完整性受到一定的影響。檔案保存與管理存在一定的問題，導致檔案不能被有效的利用，很難發揮出其應有的作用。缺乏健全的管理制度，其實是引起系級教學檔案管理不規范的一項重要因素。

（三）檔案收集缺乏規范化與系統性。研究分析應用型本科院校系級教學檔案管理的時，檔案管理工作人員在管理教學檔案時缺乏應有的規范性，造成了管理難以形成系統，給檔案的收集與整理帶來極大的盲目性與隨意性。一般來說，教學秘書負責院校系級的教學檔案管理工作，但在業務上隸屬于教務處，直接由教學處安排工作，在行政上隸屬于院校辦公室，形成了教學秘書疲于在教務和辦公室事務之間奔波的教學管理模式。隨著應用型本科院校的擴招，規模不斷擴大與辦學層次的提高，教學檔案的數量與工作人員的工作量也相應隨之增加，但這種變化并未改變系級教學人員的編制狀況，依然是一人負責。工作量持續性增多，工作程序繁瑣，導致其很難全身心的投身于教學檔案管理工作中，致使教學檔案收集缺乏應有的規范性與系統性。另外，教學秘書缺乏專業化的培訓也是影響系級教學檔案管理質量的重要因素。從專業角度來說，系級教學秘書，除了需要掌握檔案管理的基本理論與方法，還應當熟悉現代化信息技術的應用之外，同時應當兼具良好的理論基礎和政治素養。但在現實工作中，大部分應用型本科院校教學秘書難以達到這種水平。

三、加強應用型本科院校系級教學檔案管理的有效措施

通過前文的分析不難發現，應用型本科院校在系級教學檔案管理的過程中存在著較多的問題。這些問題的存在不僅影響系級教學檔案管理工作的順利開展，還會在一定程度上拉低整體檔案管理工作質量。基于各方面的考量，就需要采取有效的措施來加強應用型本科院校系級教學檔案管理。

（一）增強檔案管理意識。在教學工作開展的過程中，教學檔案管理本就是教學管理的重要內容。通過研究分析教學檔案管理的內容，可以進一步了解系級教學的具體內容、教學方法以及教學途徑和教師的教學經驗。現如今，在教學改革逐步推行的過程中，系級教學檔案是教學經驗交流與課程建設的重要根據。系級教學檔案對評估教學水平、研究教學具有重要的意義。在判斷教學管理水平以及教學質量的過程中，教學檔案應當是一項重要的標志，是反映教學發展與教學改革的重要根據。但是教學檔案管理工作的實施并不是一朝一夕就可以完成的。教學檔案管理工作是一個循序漸進的過程，需要系級領導與全體教師的共同支持，尤其是在日常的教學管理中，需要教師與領導人員做到心中有數，人人都能夠參與到教學檔案管理中。基于此，為強化系級教學檔案管理工作，可以逐步增強系級領導人員與教師檔案管理意識，促使系級領導人員與教師都能夠準確認識到教學檔案管理工作的重要性。領導人員站在全新的角度，以戰略性的眼光看待當前教學檔案管理工作，增強全系工作人員增強檔案管理工作意識。同時，檔案管理人員應當增強規范化管理意識，明確哪些檔案資料應當歸檔，歸檔的材料應如何整理與保管。

（二）建立健全的檔案管理制度。規范化、健全化的檔案管理制度，是推進系級教學檔案管理工作科學化與系統化的重要保證。針對此，要想系級檔案管理工作達到理想的效果，就需要加強制度的建設。應用型本科院校系級應當根據國家檔案管理工作的相關規定與系級的具體情況，建立健全的教學檔案管理制度與管理辦法。建立健全檔案管理制度后，工作人員就可以根據制度收集、整理各類教學檔案。在建立健全檔案管理制度的過程中，可以考慮這么幾方面。首先，歸檔制度。歸檔制度就是要明確教師哪些教學材料應當上交、何時上交、如何上交。其次，保管制度。通過制度來規定檔案材料應當存放在何處，檔案管理人員應當如何保管。最后，查閱制度。通過制度明確規定，辦理何種手續才可以查閱檔案材料，在查閱檔案材料的時候應當注意哪些事情。要想應用型本科院校系級教學檔案管理工作獲得理想的效果，就需要科學化、規范化的管理。唯有如此，才能夠形成準確的教學檔案。也唯有如此，才能夠保證應用型檔案管理工作有序的開展。

（三）加強檔案管理材料的規范性。教學檔案管理工作的實施，檔案材料的形成非常重要。但是檔案管理工作是建立在材料收集基礎上。材料收集不僅會影響檔案材料的完整性與齊全性，同時還關系檔案材料的真實性。基于這方面的考慮，系級教務處就應當加強教學文件收集的管理力度。在平時的教學工作中，重視教學文件資料的積累，杜絕關鍵時刻的突擊整理與應付檢查的情況出現。在平時工作開展的過程中，應當及時歸集、隨時歸檔，可不消極的等待處理。檔案管理工作人員應當清楚了解檔案材料的運行情況，預防不完整性、缺乏系統性的文件資料上交。與此同時，系級還應當建立有效的教學檔案管理體系。根據系級教學檔案管理工作的實際情況，配備相應的管理人員，加強對系級教學檔案的集中化管理。另外，為保證系級教學檔案管理工作質量，還需要提高教學檔案管理工作人員的專業素質。系級教學檔案管理工作是教學秘書。教學秘書素質的高低將在一定程度上決定教學檔案管理工作的效率與質量，因此，應用型本科院校應當加強對教學秘書的培訓。通過培訓，促使教學秘書可以掌握相應的歸檔管理基礎知識與技能，為系級教學檔案管理工作奠定良好的基礎。

四、結語

總而言之，在教育事業逐步發展與改革的過程中，教學檔案的重要性不言而喻。應用型本科院校在發展過程中，需要對教學檔案給予足夠的重視，同時還要認識到存在的不足，通過對系級教學檔案管理工作的不斷完善，從而建起一套科學系統的管理體系。

（責任編輯：封麗萍）