Excel在會計日常工作中的運用

□文/任翠萍

（安徽華茂織染有限公司　安徽·安慶）

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Excel在會計日常工作中的運用

□文/任翠萍

（安徽華茂織染有限公司安徽·安慶）

［提要］Excel的功能越來越強大，但很多會計人員對其了解卻很有限。本文試圖通過列舉筆者在工作中運用Excel的兩個例子，說明Excel對于會計工作的重要性，希望引起廣大會計人員及會計專業(yè)學生對Excel的興趣。

關鍵詞：Excel；會計工作；函數(shù)；VBA

收錄日期：2015年11月27日

Excel具有強大的表格處理功能，可方便地進行排序、篩選、匯總等操作；具有豐富的函數(shù)，可快速、準確地進行復雜的數(shù)學計算；可與VBA結合進行二次開發(fā)，增強Excel的自動化能力，高效地完成大量重復的工作。會計特別是成本會計的大部分工作都和處理與分析數(shù)據(jù)有關，如果能熟練地運用Excel，就能大大減輕工作量，顯著提高工作效率。但目前很多會計工作者對Excel的運用僅停留在制表、排序、用公式計算以及SUM函數(shù)等簡單函數(shù)的運用上，而對于ROUND、IF、VLOOKUP等對于會計而言簡單有效的函數(shù)知之甚少，對于EXCEL VBA更是聞所未聞。

下面筆者以個人所得稅的計算為例，介紹一下筆者在十多年來的工作中常用且比較簡單的三個函數(shù)；以盤點卡的填寫為例介紹一下EXCEL VBA在會計工作中的運用。

一、運用函數(shù)計算個人所得稅

（一）用VLOOKUP函數(shù)匯總工資及獎金。在工作中工資與獎金通常是分開發(fā)放的，假設相關數(shù)據(jù)分別存放于“工資”、“獎金”表中，在計算個人所得稅時首先要將工資與獎金相加，當工資表中人數(shù)很多時，此項工作量就會很大。VLOOKUP函數(shù)可以幫助我們快速準確地完成此項工作。（表1、表2）（為方便起見，本例工資表做了簡化處理，僅有三列內容，其中工資為已扣除“五險一金”個人負擔部分的工資額。）

VLOOKUP函數(shù)的語法是：VLOOKUP（查找值，查找范圍，查找列數(shù)，精確匹配或者近似匹配）。根據(jù)“查找值”參數(shù)，在“查找范圍”的第一列搜索“查找值”，找到該值后，則返回值為以第一列為準、往后推數(shù)“查找列數(shù)”值的這一列所對應的值。最后一個參數(shù)如果為false或0，則返回精確匹配，如果找不到，則返回錯誤值#N/A；如果為TRUE或1，函數(shù)VLOOKUP將查找近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小于“要查找的數(shù)值”的最大數(shù)值；如果省略，則默認為近似匹配。筆者在工作中所用到的都是精確匹配。如表3所示，在“工資”表中增加一列“獎金”，在D2單元格中錄入“=VLOOKUP（B2，獎金！B $2：$C$4，2，F(xiàn)ALSE）”就可以把相應工號的獎金值取過來，再增加一列“合計”，工資與獎金的匯總工作就完成了。（表3）

需要注意的是“查找值“必須唯一，不能重復，否則取數(shù)會出錯。就本例而言，如果以“姓名”作為“查找值”，兩個“張三”取到的都將是第一個出現(xiàn)的工號為“001”的張三所對應的800。

（二）用IF函數(shù)計算個人所得稅。目前，工資、薪金所得適用七級超額累進稅率，免征額為3，500元，稅率表如表4所示。（表4）從稅率表中可以看出個人所得稅的計算非常麻煩，但在Excel中僅用一個簡單的IF函數(shù)就可以快速準確地計算出個人所得稅了。

IF函數(shù)的語法是：IF（條件，結果1，結果2），用于對數(shù)據(jù)進行判斷處理，條件滿足則輸出結果1，不滿足則輸出結果2。首先，簡化一下個人所得稅的計算，以便理解這個函數(shù)。假設個人所得稅的稅率只有一級3%，免征額為3，500，沿用上例只需在F2單元格中錄入公式“=IF（E2＞3500，（E2-3500）×0.03，0）”即可計算出個人所得稅。（表5）

而對于目前實行的七級超額累進稅率，就要用IF函數(shù)的嵌套使用來實現(xiàn)了。在F2單元格中錄入公式“=IF（（E2-3500）＜=0，0，IF（（E2-3500）＜=1500，（E2-3500）×0.03，IF（（E2-3500）＜=4500，（E2-3500）×0.1-105，IF（（E2-3500）＜=9000，（E2-3500）×0.2-555，IF（（E2-3500）＜=35000，（E2-3500）×0.25-1005，IF（（E2-3500）＜=55000，（E2-3500）×0.3-2755，IF（（E2-3500）＜=80000，（E2-3500）×0.35-5505，（E2-3500）×0.45-13505）））））））”即可方便地計算出個人所得稅了。

表1　工資表

表2　獎金表

表3　工資、獎金匯總表

表4　個人所得稅稅率表

（三）用ROUND函數(shù)對個人所得稅的數(shù)值進行四舍五入處理。從表5中可以看到，計算出的個人所得稅為四位小數(shù)，如果將顯示位數(shù)設置為兩位（即精確到分），就會出現(xiàn)以下結果：38.35+90.02=128.37，但合計卻顯示128.36，雖然只是一分錢之差，但在會計工作中是不可接受的?？捎肦OUND函數(shù)來解決這個問題。（表6）

ROUND函數(shù)的語法是：（要四舍五入的數(shù)字，要保留的小數(shù)位數(shù)）

表5　個人所得稅計算表

表6　精確到分的個人所得稅計算表

表7　盤點卡

表8　盤點清冊

表9　自動填寫的盤點卡

在簡化稅率的那個例子中將公式改為=ROUND（IF（E3＞3500，（E3-3500）×0.03，0），2），合計數(shù)就變?yōu)?28.37。

二、運用ExcelVBA填寫盤點卡

VBA是Visual Basic for Application的簡稱，它應用了Visual Basic的語言結構，并緊密地與各種應用軟件整合在一起，組成一個開發(fā)環(huán)境。當VBA被加入到Excel軟件后，就成了Excel VBA，它更加易于學習掌握，即使是沒有任何編程經(jīng)驗的人也可通過自學加上Excel的宏“錄制功能”，運用VBA在Excel內開發(fā)出功能強大的自動化程序，完成例行的重復性操作，以節(jié)省人工操作時間并避免錯誤的發(fā)生。以下以盤點卡的填寫為例做簡單介紹。

首先，創(chuàng)建“盤點卡.xlsm”工作簿，在“Sheet1”工作表中錄入表7的內容；創(chuàng)建“盤點清冊.xlsx”，在“Sheet1”工作表中錄入表8的內容。（表7、表8）

其次，同時按下ALT和F11鍵，就可進入VB編輯窗口，點插入-模塊，然后錄入下面的代碼并保存：

注：代碼中逗號后的漢字為對這一行代碼作用的說明，只是便于讀者理解，在程序中是不起作用的，可以不用錄入。

最后，運行子過程/用戶窗體，即可將盤點清冊中的內容快速準確地填寫到盤點卡中，將其打印出來，再送到文印店進行切割，盤點卡就制作完成了。當物料有成千上萬種時，手工填寫需要一兩天的時間，而用這個程序幾分鐘就可以完成了，EXCEL VBA對于提高工作效率的作用由此可見一斑。（表9）

主要參考文獻：

［1］魏汪洋等.零點起飛學Excel VBA［M］.清華大學出版社，2013.

［2］文杰學院組.Excel公式與函數(shù)案例速查手冊［M］.機械工業(yè)出版社，2014.

［3］李志輝，王玨.商業(yè)銀行信息科技外包風險管理研究——基于Excel邏輯函數(shù)的應用［J］.國際金融研究，2014.3.

中圖分類號：F23

文獻標識碼：A