企業(yè)檔案管理信息化研究

胡艷輝++杜娟

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)檔案信息化建設(shè)已成為企業(yè)信息化建設(shè)的重中之重，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的需求。在數(shù)碼信息模式下，檔案信息化建設(shè)與傳統(tǒng)檔案管理相比具有高度的安全性、高度的規(guī)范化、資源共享優(yōu)勢(shì)的高速化，為企業(yè)的檔案管理提供了強(qiáng)有力的保證。企業(yè)檔案管理應(yīng)在實(shí)踐中進(jìn)行，根據(jù)目前企業(yè)檔案信息管理的情況，開發(fā)完善的管理模式，提高企業(yè)檔案信息管理的效率，建立檔案管理模式的創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化；建設(shè)問題

一、企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)是檔案信息管理

企業(yè)為不斷提高檔案信息管理的工作水平，必須始終堅(jiān)持以經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)方式為依據(jù)的思想理念，重視對(duì)信息技術(shù)的全面推廣與應(yīng)用，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的穩(wěn)定生存與快速發(fā)展。同時(shí)，為與新形勢(shì)下社會(huì)以及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求相適應(yīng)，同樣應(yīng)當(dāng)重視對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)工作，依托于對(duì)信息化建設(shè)技術(shù)的綜合應(yīng)用，促進(jìn)企業(yè)檔案信息的綜合應(yīng)用，使其發(fā)揮提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理效率，轉(zhuǎn)變企業(yè)管理方式的重要職能。檔案信息化的基本概念是指：以檔案館為重點(diǎn)，以服務(wù)社會(huì)為主要形式，以社會(huì)為主體的檔案管理模式的轉(zhuǎn)變過程。在檔案管理模式的轉(zhuǎn)變中，必須通過對(duì)相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)其數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化水平的全面提升，以深入檔案信息傳輸、存儲(chǔ)、接收、以及提供等相關(guān)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的一體化發(fā)展。

二、企業(yè)檔案管理信息化的內(nèi)容形式

檔案信息是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理主體獲取各層面信息的重要依據(jù)之一。在新的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，檔案信息管理工作的重要價(jià)值越來越明顯，電子和互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，信息的獲取和傳播也發(fā)生了驚人的變化。在互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代下，檔案管理工作部門應(yīng)當(dāng)以網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為依托，面向企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)部門與機(jī)構(gòu)提供數(shù)字化信息文件，從根本意義上實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益最大化。

（一）企業(yè)檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，前提是全面系統(tǒng)采集有效信息。為推動(dòng)并促進(jìn)企業(yè)檔案信息化進(jìn)程的加速與實(shí)現(xiàn)，必須結(jié)合企業(yè)自身情況建設(shè)一個(gè)系統(tǒng)且完整的檔案管理工作系統(tǒng)，體現(xiàn)具有現(xiàn)代化特點(diǎn)的檔案信息資源的高層次，在生產(chǎn)環(huán)節(jié)、研發(fā)環(huán)節(jié)、以及營(yíng)銷環(huán)節(jié)中促進(jìn)信息應(yīng)用系統(tǒng)功能的完善。具體到信息采集環(huán)節(jié)來說，企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)信息采集工作的自動(dòng)化、全面性、以及動(dòng)態(tài)性。檔案掛歷工作人員應(yīng)當(dāng)以檔案信息的適應(yīng)性、精確性為基本原則，及時(shí)篩查并對(duì)系統(tǒng)所采集各類信息數(shù)據(jù)進(jìn)行鑒定，將有永久保存價(jià)值的文件信息篩選出來，由檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)檔案信息系統(tǒng)自動(dòng)批量提取導(dǎo)致的分類法和主題，并保存在相應(yīng)的文件檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，使電子公文形式。

（二）準(zhǔn)確處理信息是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化的基礎(chǔ)。檔案信息若是沒有進(jìn)行處理，極其有限的發(fā)揮作用，或數(shù)據(jù)庫(kù)的文件常年不用，文件中幾乎是未知的，在真正意義上實(shí)現(xiàn)，檔案信息化建設(shè)，最大限度地提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益是不可能的。因此，只有從某些話題，企業(yè)檔案信息化工作的全部意義，無序的信息處理分散、訂貨系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的企業(yè)信息化建設(shè)的終極目標(biāo)。

三、實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化的方法是加強(qiáng)反饋控制

從反饋控制基本原理上來看，企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)中所涉及到的反饋信息包括以下類型：其一是系統(tǒng)輸出信息，其二是影響信息（包括外部環(huán)境以及內(nèi)部過程的影響因素），輸出回路的檔案信息系統(tǒng)，從而所有的內(nèi)容和規(guī)則的調(diào)整，以更好地實(shí)現(xiàn)目標(biāo)系統(tǒng)。反饋控制的基本過程包括：收集反饋信息，通過建立網(wǎng)上注冊(cè)系統(tǒng)，定期向用戶發(fā)放問卷；收集和分析收集到的信息，是促進(jìn)檔案信息化成果，總結(jié)問題并提出整改措施；定期總結(jié)反饋，不斷完善自身，保證企業(yè)檔案信息化的順利實(shí)現(xiàn)。

四、檔案信息化管理的意義

（一）提高工作效率。傳統(tǒng)的檔案檢索方式是檔案管理人員在檔案管理系統(tǒng)中通過模糊查詢、分類查詢檔案題名或題名關(guān)鍵字等方式檢索到檔案的檔號(hào)，然后按照檔號(hào)去相應(yīng)位置調(diào)閱相關(guān)檔案，占用大量時(shí)間和人力。信息化后，可直接在檔案管理系統(tǒng)中通過查閱關(guān)鍵字后查看檔案全文信息。據(jù)統(tǒng)計(jì)，信息化后檔案管理人員的查檔時(shí)間可節(jié)約40%，檔案利用率將比傳統(tǒng)檔案管理的利用率提高5～10倍。

保護(hù)原始檔案。檔案信息化后，檔案管理者可以向檔案利用者提供電子版或打印稿供其查閱，這就減少了多次復(fù)印、翻閱對(duì)原始檔案紙張?jiān)斐傻母g和損壞，有效保護(hù)了企業(yè)的檔案資產(chǎn)。

（二）提高檔案信息利用的時(shí)效性和服務(wù)效率。信息化后檔案資源在一定權(quán)限內(nèi)可實(shí)現(xiàn)共享，并能遠(yuǎn)程服務(wù)，時(shí)效性強(qiáng)，從而能為企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展提供高效優(yōu)質(zhì)的檔案信息化服務(wù)，提高企業(yè)整體工作效率，并能提升檔案信息管理部門在企業(yè)中的地位，脫離了過去單純的檔案保管模式，轉(zhuǎn)而成為企業(yè)的信息中心。

（三）增進(jìn)企業(yè)結(jié)構(gòu)優(yōu)化使業(yè)務(wù)流程更完善。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，管理這將取締中央及控制部門的監(jiān)督等職能，更大的加強(qiáng)決策能力和直接面對(duì)面溝通的實(shí)施，這也就降低了管理水平，同時(shí)也減少了組織規(guī)模。通過不同層次，同樣信息，使企業(yè)內(nèi)各部門直接的活動(dòng)變得更加和諧，更快更好的實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，使通信暢通并使成本的監(jiān)督和協(xié)調(diào)得到降低，市場(chǎng)和信息的決策反饋得到提升，極大的提高了各個(gè)階層的潛力和主動(dòng)性，是知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的交流得到促進(jìn)，使技術(shù)管理達(dá)到最佳效率。

五、結(jié)語

在現(xiàn)代化的經(jīng)濟(jì)條件下，為了號(hào)召國(guó)家政策和企業(yè)的發(fā)展，就是把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變電子檔案信息化。現(xiàn)代信息化技術(shù)綜合應(yīng)用，有效采集和管理使用企業(yè)檔案信息，并對(duì)檔案信息化建設(shè)增加關(guān)注和重視。

參考文獻(xiàn)：

[1]呂文慶.信息化時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，19：136+144.