計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用研究

甘 露，雷 梁（.信陽(yáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院；.信陽(yáng)師范學(xué)院，河南 信陽(yáng) 464000）

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計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用研究

甘 露1，雷 梁2
（1.信陽(yáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院；2.信陽(yáng)師范學(xué)院，河南 信陽(yáng) 464000）

摘 要：在當(dāng)前信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)已然轉(zhuǎn)變成人們生活、工作及學(xué)習(xí)過(guò)程中不可或缺的一項(xiàng)重要工具。辦公自動(dòng)化作為一種結(jié)合計(jì)算技術(shù)的現(xiàn)代化辦公手段，其引入了諸多現(xiàn)代化技術(shù)，計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用，能夠有效改善辦公水平、辦公效率，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益。文章通過(guò)對(duì)辦公自動(dòng)化（概念、特征）進(jìn)行概述，分析計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用價(jià)值（拓寬辦公區(qū)域范圍，改善辦公環(huán)境；降低管理成本，改善工作效率；調(diào)動(dòng)企業(yè)個(gè)人創(chuàng)造力，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展），對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用展開(kāi)探討，旨在為如何提升計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用有效性研究適用提供一定參考思路。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；計(jì)算機(jī)技術(shù)；應(yīng)用價(jià)值

0　引言

社會(huì)迅速發(fā)展、科學(xué)不斷進(jìn)步，辦公機(jī)構(gòu)需要處理的信息量變得越來(lái)越龐大，過(guò)去勞動(dòng)方式已然無(wú)法滿足社會(huì)發(fā)展需求，辦公自動(dòng)化應(yīng)運(yùn)而生。辦公自動(dòng)化是一種現(xiàn)代化辦公手段，其引入了各式各樣的先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)。計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用，能夠有效改善辦公水平、辦公效率，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益［1］。由此課件，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用展開(kāi)研究有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1　辦公自動(dòng)化概述

1.1辦公自動(dòng)化的概念

伴隨信息技術(shù)的迅速發(fā)展，辦公自動(dòng)化應(yīng)運(yùn)而生，其通過(guò)對(duì)一系列計(jì)算機(jī)技術(shù)的科學(xué)合理應(yīng)用，于企業(yè)內(nèi)容構(gòu)建起具備自動(dòng)化屬性功能的信息處理系統(tǒng)，全力促進(jìn)企業(yè)辦公室辦公的自動(dòng)化。辦公室辦公人員借助各種計(jì)算機(jī)設(shè)備，開(kāi)展一系列與信息相關(guān)的工作，諸如加工、處理、存儲(chǔ)、更新、維護(hù)等，把企業(yè)公務(wù)管理系統(tǒng)、自動(dòng)化辦公系統(tǒng)及信息處理系統(tǒng)等收攏至計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中。就本質(zhì)上而言，辦公自動(dòng)化是一個(gè)對(duì)信息開(kāi)展收集、分析、處理、利用、傳遞等的過(guò)程，其構(gòu)成要素包括辦公場(chǎng)所、組織結(jié)構(gòu)、辦公制度、辦公人員、技術(shù)工具等［2］。

1.2辦公自動(dòng)化的特征

辦公自動(dòng)化選取各式各樣的現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)設(shè)備，將計(jì)算機(jī)技術(shù)作為主導(dǎo)力量，借助系統(tǒng)科學(xué)、行為科學(xué)及通訊技術(shù)等開(kāi)展自動(dòng)化辦公，開(kāi)展信息（文字、圖形、圖像等）收集、存儲(chǔ)及使用。語(yǔ)音、視頻等相關(guān)信息資源的辦公事務(wù)工作，緊緊圍繞辦公室辦公人員，將計(jì)算機(jī)技術(shù)作為理論指導(dǎo)，通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)等展開(kāi)系統(tǒng)應(yīng)用，以達(dá)成辦公自動(dòng)化的目的［3］。辦公自動(dòng)化可將全面辦公室、辦公人員及信息資源有機(jī)融合在一起，構(gòu)筑出一個(gè)成熟健全的人機(jī)信息系統(tǒng)，依托企業(yè)內(nèi)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)渠道，安全、可靠、高效地進(jìn)行信息共享交流，完成一系列辦公事務(wù)，全面改善辦公效率。

現(xiàn)階段，我國(guó)辦公自動(dòng)化發(fā)展進(jìn)程已經(jīng)收獲一定成效，建設(shè)了具備人與系統(tǒng)全面集成化的開(kāi)放式系統(tǒng)，常規(guī)事務(wù)處理的智能化模式，應(yīng)用方式不斷朝多媒體化方向發(fā)展，電子數(shù)據(jù)交換的自動(dòng)化傳輸?shù)让黠@特征，同時(shí)伴隨信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，辦公自動(dòng)化勢(shì)必會(huì)促進(jìn)獲取更多、更好的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益。

2　計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用價(jià)值

2.1拓寬辦公區(qū)域范圍，改善辦公環(huán)境

相較于傳統(tǒng)企業(yè)辦公室，引入計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)展辦公可使企業(yè)發(fā)生極大的轉(zhuǎn)變，計(jì)算機(jī)技術(shù)猶如將企業(yè)自原本一塊辦公場(chǎng)地引領(lǐng)至地標(biāo)寫(xiě)字樓，乃至全球各地，辦公人員不再是埋頭苦干，而是能夠借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展相互之間的溝通協(xié)作，切實(shí)形成人機(jī)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公環(huán)境的全面改善。此外，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用還能夠成為不同行業(yè)不同領(lǐng)域相互之間的連接樞紐，促進(jìn)實(shí)現(xiàn)跨行業(yè)、跨領(lǐng)域的合作交流［4］。伴隨社會(huì)的進(jìn)步、信息技術(shù)的發(fā)展，勢(shì)必會(huì)有更多的企業(yè)投身應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)展企業(yè)辦公自動(dòng)化管理。

2.2降低管理成本，改善工作效率

伴隨計(jì)算機(jī)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用，勢(shì)必會(huì)引發(fā)一系列信息、經(jīng)濟(jì)方面的變革。企業(yè)引入先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公，一方面能夠有效縮減企業(yè)辦公所需的材料，一方面能夠省去辦公活動(dòng)中繁瑣的流程步驟，另一方面還能夠降低企業(yè)管理成本投入。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)展辦公自動(dòng)化管理期間，還能夠縮減企業(yè)部分辦公人員，在降低用人成本的一并，提升辦公效率及辦公收益。就好比惠普（中國(guó)）公司，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)展辦公自動(dòng)化管理，相較于過(guò)去辦公經(jīng)費(fèi)，如今降低了1/3；美國(guó)微軟公司應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)展辦公自動(dòng)化管理，每年能節(jié)省約4000萬(wàn)美元的經(jīng)費(fèi)，同時(shí)還能夠降低人際事務(wù)處理時(shí)間。由此說(shuō)明，計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用，既可以降低企業(yè)管理成本，還可以改善企業(yè)工作效率，促進(jìn)企業(yè)獲取良好的經(jīng)濟(jì)效益。

2.3調(diào)動(dòng)企業(yè)個(gè)體創(chuàng)造力，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展

企業(yè)引入計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)展辦公自動(dòng)化管理是為了實(shí)現(xiàn)自身管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化、交流靈活自由化及辦公協(xié)調(diào)流程化，進(jìn)一步將辦公人員自枯燥的辦公環(huán)境、繁雜的辦公事務(wù)中解放處理，盡可能調(diào)動(dòng)起企業(yè)個(gè)體的創(chuàng)造力。創(chuàng)造力是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)關(guān)鍵因素，引入計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)展辦公自動(dòng)化管理對(duì)辦公人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提供了嚴(yán)苛的要求，每一位辦公人員均應(yīng)當(dāng)貢獻(xiàn)自身的創(chuàng)造力去開(kāi)展自動(dòng)化管理，不然的話只會(huì)造成企業(yè)被埋沒(méi)于激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中。總的而言，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公自動(dòng)化管理期間，不僅對(duì)辦公人員創(chuàng)造力提出了要求，同時(shí)也調(diào)動(dòng)起了辦公人員的創(chuàng)造力，經(jīng)濟(jì)促進(jìn)企業(yè)有序健康發(fā)展。

3　計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

3.1計(jì)算機(jī)技術(shù)給予辦公自動(dòng)化充分硬件、軟件支持

在企業(yè)全面工作流程中，辦公自動(dòng)化涉及的業(yè)務(wù)主要是與信息相關(guān)方面的工作，此部分工作均要對(duì)計(jì)算機(jī)展開(kāi)應(yīng)用，也就是說(shuō)不管是計(jì)算機(jī)硬件方面的設(shè)備，還是計(jì)算機(jī)軟件方面的資源，均是辦公自動(dòng)化不可或缺的重要內(nèi)容。其中，辦公自動(dòng)化特定軟件以財(cái)務(wù)管理軟件、設(shè)備管理軟件等為主；支持軟件主要有計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、SQL server 2008及Access等；系統(tǒng)軟件則以計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)為主［5］。

3.2計(jì)算機(jī)技術(shù)促進(jìn)文檔管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化

在辦公文檔管理期間引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)上開(kāi)展文件審閱、批復(fù)等工作，辦公人員可依據(jù)辦公實(shí)際情況對(duì)辦公步驟展開(kāi)調(diào)整，針對(duì)文檔修改歷史痕跡、操作時(shí)間、批閱歷史痕跡等均能夠予以留存。辦公人員接收到公文后，第一步于文檔管理系統(tǒng)中開(kāi)展錄入，然后把文檔傳輸至你辦人、承辦人，最后一步將文檔予以保存歸檔。歸檔完畢后，可通過(guò)文檔不同等級(jí)開(kāi)展查詢(xún)，而文檔管理系統(tǒng)相關(guān)管理人員可對(duì)不同用戶(hù)查詢(xún)權(quán)限進(jìn)行設(shè)置。于此期間引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)收發(fā)文管理自動(dòng)化，依據(jù)各種等級(jí)、權(quán)限，對(duì)一系列信息、文件開(kāi)展共享、使用及保存［6］。

3.3引入計(jì)算機(jī)技術(shù)創(chuàng)建信息平臺(tái)

二十一世紀(jì)信息時(shí)代，企業(yè)加大自身信息宣傳、交流力度是十分有必要的，基于此，諸多企業(yè)通過(guò)對(duì)先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行引入，以創(chuàng)建起企業(yè)自身特有的信息平臺(tái)，就好比電子公告、電子論壇及電子雜志等，

通過(guò)信息平臺(tái)企業(yè)能夠?qū)ζ髽I(yè)相關(guān)信息諸如企業(yè)章程、技術(shù)交流及公告事項(xiàng)等進(jìn)行第一時(shí)間公布，幫助辦公人員迅速掌握企業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)。

3.4引入計(jì)算機(jī)技術(shù)促進(jìn)辦公流程實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化

計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用，可對(duì)企業(yè)全面辦公流程展開(kāi)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)監(jiān)控，對(duì)每一部門(mén)、崗位相互的工作內(nèi)容開(kāi)展協(xié)調(diào)，促進(jìn)企業(yè)全面資源利用率的改善，促進(jìn)企業(yè)工作效率的改善。無(wú)論是何種企業(yè)其均會(huì)面臨到各式各樣的流程化方面的工作，就好比公文的請(qǐng)示、匯報(bào)、審批、處理等，該部分工作流程通常有著固定的特征，經(jīng)由對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入，能夠促進(jìn)辦公流程實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，降低可避免的事務(wù)，促進(jìn)資源配置優(yōu)化，提升工作效率。

4　結(jié)束語(yǔ)

綜上，企業(yè)在實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的發(fā)展道路上，經(jīng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用有著十分重大的價(jià)值意義，現(xiàn)階段，我國(guó)辦公自動(dòng)化發(fā)展進(jìn)程已經(jīng)收獲一定成效，建設(shè)了具備人與系統(tǒng)全面集成化的開(kāi)放式系統(tǒng)，為了實(shí)現(xiàn)我辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步發(fā)展，相關(guān)人員務(wù)必要清楚認(rèn)識(shí)辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵、特征，全面分析計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用價(jià)值，自“計(jì)算機(jī)技術(shù)給予辦公自動(dòng)化充分硬件、軟件支持”、“計(jì)算機(jī)技術(shù)促進(jìn)文檔管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化”、“引入計(jì)算機(jī)技術(shù)創(chuàng)建信息平臺(tái)”、“引入計(jì)算機(jī)技術(shù)促進(jìn)辦公流程實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化”等角度出發(fā)，不斷鉆研研究、

總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，有效提升計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用有效性。

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DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2016.13.128

基金項(xiàng)目：河南省教育廳科學(xué)技術(shù)重點(diǎn)項(xiàng)目《數(shù)字圖像處理技術(shù)在信陽(yáng)毛尖品質(zhì)等級(jí)分類(lèi)中的應(yīng)用研究》（項(xiàng)目編號(hào)：14B520047）

作者簡(jiǎn)介：甘露（1981-），女，河南信陽(yáng)人，碩士，講師，研究方向：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與多媒體技術(shù)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)。