檔案信息化建設的幾點思考

摘 要： 現階段，隨著信息技術的飛躍發展，社會各行業都逐漸開展實施了信息化建設，以此提高行業的工作效率。作為檔案管理工作而言，借助于信息化技術，做好檔案電子化建設，對促進檔案管理質量的提升效果顯著。張培明供一定的參考。

關鍵詞：檔案信息化建設 檔案管理 要點

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）04-0062-01

在計算機技術的普及推廣下，在眾多行業的工作領域中，都能夠發現信息技術應用的身影。我國檔案管理工作在信息保存及信息流轉環節起到重要作用，通過在檔案管理中融入信息技術，實施檔案信息化及電子化建設，能夠推動我國檔案管理方式的轉變，提高檔案管理的效率水平[1]。

一、檔案信息化建設與檔案管理基本概述

1.檔案信息化建設的基本內涵

檔案信息化建設是對檔案傳統管理方法的改進和變革，主要是基于提高檔案信息搜集、儲存、管理及使用方面的效率，借助于網絡信息技術，在遵守國家檔案部門制定的相關檔案管理規定的前提下，采取的一種新型檔案信息化管理模式。檔案信息化建設的手段或途徑主要依托于網絡信息技術，其建設及管理目標側重于向公眾及社會提供更加便捷的檔案服務。

2.檔案信息化建設的基本特征

檔案信息化建設及檔案管理凸顯出時效性、創新性、價值性等基本特點，其中，檔案信息化建設的時效性是指檔案管理在進行電子化建設及架構時，要著眼于電子檔案管理系統的更新升級，始終確保檔案信息化系統軟硬件設施性能先進。檔案信息化建設的創新性指的是該檔案管理模式顛覆及革新了原有的檔案管理方式，經由信息技術的介入，可以全面拓展及豐富檔案資料在收集、匯總、傳輸、使用等方面的范圍。檔案信息化建設的價值性體現在檔案信息數據能夠在加以整合后，深度挖掘檔案的實際應用價值，而在檔案數據的共享中，檔案數據的利用效率也能夠得以優化。

3.檔案信息化建設的主要內容要點

檔案信息化建設要得以實施，需要把握以下幾個內容要點：首先，做好檔案信息化的基礎設施建設。作為檔案信息化建設的先決條件，檔案信息化需要依托軟硬件等網絡信息基礎設施，在這些基礎設施的保障下，提高檔案信息數據在搜集、整理、傳輸、儲存及使用環節的效率。其次，跟進檔案信息化的資源及系統建設。檔案信息化的資源建設主要是通過建設檔案信息化管理數據庫，將眾多的紙質及電子檔案信息存儲到數據庫中，使檔案管理可以實現電子化及數字化。而在檔案管理電子化信息系統的建設上，主要是對電子化信息系統的標準，范式進行設計及調整，確保檔案管理電子化信息系統具備統一的可兼容特征，以提高電子檔案信息的共享化水平及標準化水平[2]。第三，以檔案信息化安全保障建設作為檔案信息化建設的補充。采用檔案信息化及電子化管理方式時，受制于電子信息技術的特點，如出現檔案信息數據的泄露，極易使檔案信息數據面臨被復制、篡改及刪除的風險，而電子化系統自身也存在信息數據丟失及系統崩潰的可能性。這就需要在檔案信息化建設中加強安全保障建設，通過對檔案電子化系統進行密碼設置、權限分配及備份儲存等方式，確保是電子檔案信息數據的完整性和真實性。

二、檔案管理中檔案信息化建設的實施要點和思路

1.以檔案管理的電子化建設為主線，提高檔案管理的信息化程度

在開展檔案信息化建設時，首先應該牢牢把握信息化及電子化這一主線，通過多種措施途徑，提高檔案管理的信息化程度：一，根據檔案管理的實踐，對檔案管理電子化信息系統的軟件及硬件設施進行升級，提高檔案管理電子化信息系統軟硬件的匹配度，確保檔案管理電子化操作平臺能夠充分發揮其應有作用。二，做好檔案管理信息的數字化及電子化錄入及存儲。在檔案管理信息數據的電子化錄入上，由于涉及到的檔案信息數據資源眾多，作為檔案管理人員來說，一方面要對檔案數據信息的電子化錄入標準加以統一，提高檔案數據信息由紙質屬性轉為電子屬性的規范性和時效性，另一方面可以進行紙質及數字信息檔案錄入的分工，以提高檔案數據信息的錄入效率。三，對檔案電子化信息數據的閱讀、使用及共享權限進行設置，通過限定檔案閱覽及使用者的身份，保障檔案管理電子化操作的安全。

2.建立健全檔案電子化建設與管理的機制

首先，檔案電子化建設要有效實施，需要相應的檔案電子化管理的法律及法規加以保障，立足檔案電子化建設及管理實踐，就推行檔案電子化建設與管理過程中的相關管理細則加以明確，使檔案電子化建設可以確保檔案信息數據的真實準確。其次，針對檔案電子化建設與管理，應在檔案信息數據的搜集、檔案信息數據的儲存、檔案信息數據的審核及檔案信息數據的使用等多個方面制定切實可行的管理規定，確保檔案信息數據能夠在統一的標準范圍內，實現檔案信息數據的共享。第三，在檔案電子化建設中，圍繞檔案的使用，可以拓寬電子檔案的服務方式及服務范圍，在人們基于檔案信息時效性的要求越來越高的時代背景下，檔案電子化建設及管理，應注重通過在線服務等方式，給予人們更多的檔案獲取及使用方式[3]。

3.做好檔案電子化管理人員隊伍的素質能力強化

開展檔案電子化建設及管理，需要素質能力較強的專業管理人員及服務人員，在檔案電子化管理人員隊伍的建設管理上，一是要針對檔案管理人員隊伍，提高其檔案信息服務意識和工作職責意識，使檔案管理人員及時轉變檔案管理的思路，自覺參與到檔案電子化管理實踐中；二是要由檔案管理單位牽頭，總結前期檔案管理工作中出現的問題及不足，然后注重引進信息技術專業技能高，檔案管理理論及實踐經驗豐富的管理人員，做好在崗培訓管理，從而使檔案管理人員隊伍在知識層次及業務水平上得到提升及改進，為檔案電子化管理的實施做好人才保障。

結語

檔案信息化建設及管理是新時期檔案管理工作的發展趨勢和方向，在踐行檔案信息化建設及管理實踐時，要注重從檔案管理的電子化建設、檔案電子化建設及管理機制的建立健全、檔案電子化管理人員隊伍的素質能力強化等方面入手，通過將檔案管理與信息化技術充分融合，達到檔案管理效率及質量雙優化的效果。

參考文獻

[1]梁珊珊.檔案信息化建設與技術檔案管理探[J].軍民兩用技術與產品，2014，（7）：231+233.

[2]駱鳳麗.基于檔案信息化建設與檔案管理的研究[J].辦公室業務，2015，（1）：63.

[3]廖婉思.檔案信息化建設及檔案管理的探究[J].決策與信息（下旬刊），2015，（9）：205.