檔案工作的信息化建設問題分析

于穎

[關鍵詞]檔案信息化；問題；解決措施；分析

檔案信息化現(xiàn)代社會管理檔案的一種新型方式，主要是使用計算機技術(shù)，利用網(wǎng)絡對檔案進行科學的管理。檔案信息化是相對與傳統(tǒng)的檔案管理而言，使檔案的資源能夠被合理的利用。而且檔案中的信息需要在正確的放置上，才能實現(xiàn)規(guī)范。檔案也是一種可以為社會提供服務的資源。因此檔案必須要進行信息化改革，才能更好的社會服務。

一、檔案信息化的概念

（一）檔案信息化主要指的是在檔案管理工作中采用計算機技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)為手段，以檔案資源為對象、以實現(xiàn)合理的檔案管理工作為依托的綜合工作模式，是以檔案管理學最新理論和技術(shù)成果為指導，按照信息社會和目前國家有關檔案管理部門需要開展的檔案收集、整理、保管、利用的現(xiàn)代化檔案管理活動。

（二）檔案信息化的內(nèi)涵

檔案管理在社會各行業(yè)的管理中的作用越來越突出，對各行業(yè)的發(fā)展有著舉足輕重的作用，但由于各行業(yè)的檔案管理模式還是傳統(tǒng)的，造成檔案工作效率普遍低的現(xiàn)象，傳統(tǒng)的檔案管理大多是人工進行的，會存在不合理的管理制度和不科學的管理方法，使得整個檔案管理會出現(xiàn)很多的問題和缺陷，制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，要實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案的利用價值，促進社會主義經(jīng)濟的發(fā)展。

（三）檔案管理信息化的基本作用

檔案管理信息化的實現(xiàn)，在一定程度上提高了檔案管理的工作效率，在信息化管理過程中，要掌握計算機的相關技術(shù)，才能夠完成檔案的管理工作，這有利于提高檔案管理人員的工作能力，培養(yǎng)先進的檔案管理技能。如今是信息化的時代，檔案管理信息化是適應了時代發(fā)展的趨勢，提高了檔案資源的利用率，減輕了員工的工作量，避免了人工管理中問題的出現(xiàn)，還極大地提高了檔案信息的安全性。

二、新時期檔案管理信息化的作用與重要性

（一）檔案資源的信息化，可以改善檔案管理工作檔案管理已經(jīng)不再是一項封閉的工作，而是具有開放性的特點。現(xiàn)代信息化資源設備的使用，能夠幫助管理者方便、快捷、有效地進行檔案管理工作，提高了工作效率和工作質(zhì)量，更加充分而合理對檔案資源進行利用和整理，從而更好地為社會主義經(jīng)濟建設服務。

（二）檔案資源的信息化，為決策者與管理者提供豐富的信息。檔案資源是對過往歷史的記錄，包括過往企業(yè)的各種決策和成效。在制定新的決策，尤其是歷史性的重大決策時，檔案資源為企業(yè)領導及決策者提供詳盡而真實的資源，便于領導者揚長避短，制定出符合經(jīng)濟環(huán)境、符合生產(chǎn)力發(fā)展的決策，促進整個企業(yè)發(fā)展進步。完整可靠的檔案信息資源，可以盡量避免錯誤，少走彎路，對于新決策的形成具有重要指導和借鑒作用。

（三）檔案資源實現(xiàn)的信息化建設，為科研與經(jīng)濟建設提供智能化服務。信息化的檔案資源具有很高的時效性，尤其在快速地進行分析綜合研究方面，它具備獨特的優(yōu)勢。既可以一次投入，多次產(chǎn)出；也可以實現(xiàn)遠程服務，資源共享，從而大大地縮短了信息二次編著的時間，提高了工作和研究的效率。

三、檔案信息化實施過程中出現(xiàn)的問題

（一）檔案信息化管理隊伍整體素質(zhì)落后

檔案信息化管理作為一種創(chuàng)新型的工作，想要得以順利的落實必須要具備一定的創(chuàng)新思想，而現(xiàn)在很多檔案管理人員由于一直使用傳統(tǒng)的管理辦法，不愿意接受新的思路、新的方法，有些甚至產(chǎn)生抵觸心理，以至于專家和管理者在管理理念上難以達成共識，無法展開有效的溝通。而檔案信息化建設需要的是懂管理、懂業(yè)務、懂技術(shù)、會創(chuàng)新的復合型人才，這些不愿意接受改變和更新的管理者嚴重的影響了整個管理隊伍的前進和發(fā)展，使很多單位建立的網(wǎng)絡、購置的軟件都成為了擺設，不僅為單位帶來了浪費，更重要的是制約了檔案信息化的進程。

（二）檔案信息化管理的資金支持不足

有些單位沒有提高對檔案信息化管理的重視，這些單位的管理者不愿意為檔案信息化工作投入大量的資金，這主要是由檔案工作的自身性質(zhì)決定的，檔案工作能為單位持續(xù)、健康的發(fā)展保駕護航，但卻不能為單位帶來直接、可觀的經(jīng)濟效益，而很多經(jīng)營管理者只看重眼前的利益，沒有考慮到單位長遠的經(jīng)營計劃，所以常將檔案管理工作放在可有可無的位置，更不用說投入資金了。當然，檔案管理人員缺乏創(chuàng)新精神、不主動爭取也是檔案信息化管理資金缺乏的重要原因，檔案信息化管理工作在得不到足夠資金的支持下，根本沒有辦法開展。

四、新時期檔案管理信息化建設的對策

（一）轉(zhuǎn)變觀念，檔案管理信息化

隨著社會信息化的發(fā)展，檔案管理的信息化建設也正逐漸成為社會的要求。雖然已經(jīng)有人認識到檔案管理信息化建設的重要性，但還有相當一部分的企業(yè)領導沒有察覺，或者從思想上不夠重視，這種情況相當不利于檔案管理信息化工作的進一步開展。

（二）檔案信息化將促進檔案工作標準規(guī)范體系的進一步完善

信息化建設是一項涵蓋基礎設施、應用系統(tǒng)、信息資源、安全管理、標準規(guī)范和人才培養(yǎng)的系統(tǒng)性工程，檔案信息化也不例外。大量的經(jīng)驗和教訓已經(jīng)表明，檔案信息化需要尤其關注檔案業(yè)務的標準規(guī)范建設，檔案信息化工作的開展有賴于檔案管理乃至電子文件管理標準體系的建立與完善，這是檔案信息化工作的重點內(nèi)容之一。

（三）加強電子檔案的管理工作

加強電子檔案的管理，是研究電子檔案的接收和保管、利用的技術(shù)方法，并制定出相關的管理辦法，加強電子檔案的標準化和規(guī)范化，使信息資源能夠發(fā)揮最大的效益。

（四）運用現(xiàn)代化管理手段實現(xiàn)管理規(guī)范化

現(xiàn)階段檔案管理信息化建設尚處于初級階段，由于網(wǎng)絡中存在的各種不穩(wěn)定、甚至危險性因素，在運用現(xiàn)代化的管理手段，實現(xiàn)資源共享過程中，必須慎重選擇規(guī)范化的管理軟件，以保護信息資源的安全性和完整性、以及穩(wěn)定性；同時，管理軟件還要具備通用化的特點，并有較強的包容性，才能順利進行檔案信息資源的推廣利用，實現(xiàn)檔案資源的共享和共建。

（五）提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，提升服務意識

檔案管理信息建設的關鍵，是要以人為本，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。它要求檔案工作者不僅具有檔案學基礎理論知識及專業(yè)知識，還要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，能夠熟練運用各種信息技術(shù)工具來使用檔案管理信息系統(tǒng)化，不斷調(diào)整自身的知識結(jié)構(gòu)，提高信息化管理技能，加強綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。

因此，檔案管理的信息化建設，要求采取各種有效措施，改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，調(diào)整知識結(jié)構(gòu)，加強創(chuàng)新能力，培養(yǎng)出一批具備現(xiàn)代信息素質(zhì)，具有寬廣知識背景，能夠掌握新知識、新技術(shù)、新技能的人才。

結(jié)束語

人們越來越認識到檔案管理信息化建設的重要性。檔案管理的信息化建設，是一項長期而又艱巨的任務，同時又勢在必行。它既是檔案管理工作新發(fā)展的機遇，也是檔案管理工作所面臨的一項嚴峻挑戰(zhàn)。只有充分利用信息化管理手段，增強工作效率和工作質(zhì)量，才能進一步提高檔案資源的現(xiàn)代化管理水平，實現(xiàn)檔案信息的合理配置和有效開發(fā)利用，為社會主義經(jīng)濟建設服務。

參考文獻

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（編輯/穆楊）