淺談交通運輸部門檔案管理中的信息化建設

蔡麗娜

[摘 要]檔案管理向信息化發展，是時代的必然，信息技術的應用給繁雜的交通運輸部門檔案管理提供了許多方便，節省成本，減少工作量。本文針對檔案信息化的應用提出了電子文件的管理方法，最后結合筆者的工作經驗，探討了檔案管理信息化建設過程中應采取的具體措施。

[關鍵詞]檔案管理；信息化建設；電子文件

引 言

隨著社會的現代化發展。檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。近年來檔案部門大力推進檔案管理信息化建設，力圖使檔案工作與社會發展同步。尤其現在計算機管理廣泛應用于各類單位管理的方方面面，在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質文件，如何加強檔案信息化建設是做好檔案管理工作的關鍵。

一、檔案信息化建設的主要內容

（一）信息化的基礎設施建設

軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，而其核心是檔案信息網絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。

（二）檔案信息資源建設

檔案信息是國民經濟和社會發展的戰略資源之一，它的開發和利用是檔案信息化的核心任務，是檔案信息化建設取得實效的關鍵。

（三）檔案的標準和規范建設

標準規范是檔案信息化建設的重要基礎之一，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息的資源標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等，逐步形成關于中國檔案信息化的標準規范體系。

（四）檔案信息化的應用系統建設

這是檔案信息資源開發利用和檔案信息網絡建設的技術保障。信息技術應用工作量大、涉及面廣，關系檔案信息化建設的速度與質量，集中體現了檔案信息化建設的效益。

（五）信息化人才隊伍建設

這是檔案信息化成功之本，對其他各個要素的發展速度和質量起著決定性的作用。在“信息化”的時代的今天，信息技術快速發展，掀起了以數字革命為特征的 信息技術浪潮，改變了人們的時間和空間的概念以及思維方式。信息技術的快速發展和廣泛應用，對經濟和社會的發展產生了深遠的影響。檔案管理工作也不例外， 同樣需要現代化。目前，我國各級檔案管理部門也紛紛加強信息技術建設。加強信息化條件下的檔案管理工作，是適應時代和社會發展的必然選擇，是加快檔案現代 化管理的客觀要求，也是提高服務水平的唯一途徑

二、加強檔案管理信息化建設的對策

（一）建立網絡檔案系統

在系統內建設數字化綜合應用平臺。建立健全內部服務網和公眾服務網，發揮網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。促進檔案 現行文件信息化的標準建設，根據系統建設需求，采購必要的硬件設備，為系統提供硬件基礎。提高檔案管理軟件的技術和應用水平，為保證檔案信息交換、實現檔 案信息資源共享創造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

（二）加強電子文件的管理是做好檔案信息化建設的關鍵

1.電子文件的載體穩定性差，易損壞，隨著計算機信息管理網的建立與發展， 越來越多的重要文件被傳輸上網。上網前，又按著信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文檔，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案 部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。

2.電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多， 僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。 三個部門的職能應用于相互滲透，揚長避短，發揮各自 的優勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子文檔。

3.做好檔案歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新 型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始 信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別 和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

4.解決好檔案電子文件的保存問題。以化學磁性材 料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存。因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界 磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證。所以，電子文件中原始信息的長期保 存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。

總之，加快檔案信息化建設的步伐，是提高交通運輸管理水平的重大舉措，在改善交通運輸狀況，發展經濟方面發揮著重要的作用。□