中小企業信息化成功的關鍵因素

文/王玲·江蘇龍城精鍛有限公司

中小企業信息化成功的關鍵因素

文/王玲·江蘇龍城精鍛有限公司

經濟的快速發展和信息化技術的不斷提升，加速了中小企業對信息化的應用和依賴，企業工業化與信息化兩化融合的進程越來越快，效果也越來越顯著。但是中小企業在信息化的實施過程中遇到了很多問題，制約了信息化的步伐，本文以江蘇龍城精鍛有限公司為例，闡述了中小企業信息化成功的關鍵因素。

在企業信息化推行過程中，有些中小企業實施很順利，有些中小企業實施步步艱辛且沒有效果。從中小企業的特點和信息化實施的要點來看，存在很多因素制約著企業信息化目標的達成，其中有若干個占主導作用的因素，這些因素就是企業信息化成功的關鍵因素。關鍵成功因素對中小企業信息化系統有效推進起著決定性的作用。

江蘇龍城精鍛有限公司，現在員工800余人，自2004年以來，企業規模增長了8倍，是典型的從小企業成長為中型企業的代表；2006年，從龍城精鍛開始導入ERP以來，企業的信息管理系統不斷規范完善，先后實施了ERP、設備維修保養管理系統、安防管理系統、HR管理系統、數字資產保護管理系統等信息化項目。依據中小企業的特點和企業信息化推進的重點，本文以江蘇龍城精鍛有限公司為例，在多年實施信息化的經驗基礎上，闡述中小企業信息化成功的關鍵因素，分別從需求識別、領導支持、項目團隊與領導力、硬件保障、流程重組、管理制度六個方面逐一進行剖析。希望對同類中小企業信息化的推進工作有所借鑒。

中小企業信息化成功的關鍵因素剖析

需求識別

企業信息化的內容包括：產品設計的信息化、產品過程的信息化、產品及服務銷售的信息化、管理的信息化、決策的信息化等不同內容。因此信息技術的應用不再局限于企業活動的某些環節，而是在企業活動的各個領域、各個環節。但是，企業的規模、性質、類型、所處的發展階段又會影響企業在信息化方面的需求和決策。

因此，作為中小企業，是否需要信息化、哪些環節需要信息化？都應該從企業自身的需求出發。例如，PDM、ERP、HR、OA管理系統是否需要導入？在何時導入？都要根據企業的實際情況來評估。在選擇信息化產品時，不同品牌的產品各有專長，企業需要仔細識別自身情況、評估產品特點，尋找適合的信息化工具。

龍城精鍛導入企業ERP管理系統時，就是在企業快速發展階段，由于產量大，流轉快，依靠傳統的人工管理數量，保證實時準確越來越難，效率越來越低。產量的飆升，對訂單處理、數量管理、庫存管理和及時發貨造成了極大的困難。當時，龍城精鍛迫切需要有一套信息化工具來實現對生產、銷售、庫存的管理，以達到生產、銷售及物流管理的實時、準確、有效。通過分析信息化需求，比對不同品牌的信息化產品，從軟件的特點、優勢、成本等多方面進行比較分析，選擇了以生產工藝管理為核心的易飛ERP系統，它正符合龍城精鍛以生產工藝管理為主、產品量大、流轉快特點。由于需求急迫、產品符合企業特點，龍城精鍛的ERP項目得到順利的推進。

同樣，隨著企業生產規模的擴大，龍城精鍛的生產設備也越來越多，設備的日常維護、定期保養，應急搶修等工作的安排越來越頻繁，設備效率的分析數據越來越龐大，傳統的管理方法給設備部的決策效率和準確度造成了阻礙。設備部門的管理壓力不斷上升，迫切需要有合適的信息化工具能減輕工作量、提升工作效率。于是，龍城精鍛識別了設備管理的信息化需求，購置了信息化工具進行管理。系統正式運行后，自動排定維護保養計劃，當班的維護保養、維修數據和情況及時錄入系統，系統自動計算設備稼動率，分析設備故障特點和維護保養重點，大大提高了設備部門的管理效率。

因此，需求的識別是企業信息化順利推行和成功實施的關鍵因素之一。主動的需求是企業信息化的助推力。

領導支持

企業信息化推行工作應該是“一把手工程”。“一把手工程”并不一定是企業的CEO親自主抓信息化工作，但是作為中小企業的最高領導者董事長或者總經理，必須參與信息化的工作，對信息化的工作提供最大限度支持與保障。首先，最高領導應該具備實施信息化工作的強烈的主觀愿望，希望通過信息化來提升企業的管理效率和水平，并且在信息化的實施過程中，對項目團隊的工作提供資源保障，開辟綠色通道。中小企業管理層級較少，只要最高領導重視信息化，企業的各級管理層乃至基層員工都能夠感受到企業對信息化的關注度，因而更易推動。

項目團隊與領導力

在中小企業中，如果CEO的支持是企業信息化成功的充分條件，那么項目經理的領導力就是信息化成功的必要條件，他將直接決定企業信息化實施的質量。從信息系統來講，信息化包括：信息、流程、人員組織、設備四大方面，作為項目經理，不僅僅領導人員與組織，還包括對信息系統、業務流程、信息等方面的有效領導。項目經理的能力應該體現在對這些方面的有效管理，以及對項目績效的監控。因此，優秀的項目經理是信息化成功的有力保障。

項目經理的作用固然重要，然而企業信息化的實施，單靠項目經理的力量還是遠遠不夠的，關鍵還要依賴項目經理與項目團隊的合作和全員的參與。管理信息化項目團隊和吸引全員參與，需要項目經理在信息化工作推進中發揮出色的領導力，體現對信息化團隊的有效管理和對員工心態的深入理解。否則，單獨依靠項目經理個人的力量，無法深入信息化實施的全過程，無法促進信息化與業務的有效整合，從而造成業務與信息化的斷裂。而作為信息化團隊成員，必須擁有良好的信息化素質，接受專業的業務技能和專業素養培訓，一方面努力提升業務技能，另一方面努力推動周圍員工參與系統實施。

中小企業規模、發展階段和應用的信息化產品不同，所需要的項目團隊也不同，比如設備管理系統、企業安防系統、數字知識產權保護系統的應用，具有各自的技術特點，應用范圍小，涉及面小；ERP、OA項目應用范圍廣、涉及面大；不同特點的項目，項目團隊成員的選擇也各不相同。

以上，都是作為項目經理在信息化實施過程中要考慮的，體現著信息化管理者的綜合管理能力和領導力。因此，也充分體現出領導力和團隊合作在信息化實施中的重要性。

硬件保障

高效快捷的信息化，必須要有充分高效的硬件設施作保障。信息化的實施需要有高速的網絡、高效的電腦、高質量的硬件等。安防系統的硬件，除了網絡設備和電腦外，還需要有清晰的攝像設備等；HR系統中還會用到照相機、考勤機、打卡機等各類硬件設備。企業信息化項目不同，對硬件的需要也不同。硬件配置的質量、數量等都會影響到信息化實施的效果。設想，在ERP系統中，如果員工用領料單領料，而領料單因電腦速度遲遲無法快速開具，電腦還要時不時中途死機，肯定是會影響工作效率的，員工也會對ERP產生抱怨，從心理上抗拒運用系統，影響系統的正常運行。作為中小企業，在信息化投入時，必須要考慮必要的硬件投入，才能保證信息化之路的平坦。

龍城精鍛開始實施ERP之初，就遇到過網絡速度慢和電腦配置低造成ERP系統運行慢、數據錄入慢，員工抱怨的情況。為了徹底解決這一問題，重新對硬件進行了布局設計。具體實施方案如下：⑴全面整改公司網絡架構，將廠區的辦公區、車間、餐廳、警衛室等均采用獨立線路連接到機房和核心交換機，保證全廠網絡覆蓋，構建了信息化的高速公路，保證數據快速準確交互；⑵部署高性能服務器，保證數據的快速處理；⑶部署了防火墻和殺毒軟件，保證網絡和系統的安全穩定運行；⑷專門配備了專業的軟硬件運行維護人員，為信息化基礎提供組織保障。經過調整后，ERP運行效率大大提高，員工的抱怨消除了。因此，充足的硬件設施是企業信息化實施的必備基礎。

流程重組

有效實施信息化，流程優化是核心內容。信息化過程，是將原有的管理通過信息手段來實現，原有的流程由人來控制，相對比較靈活多變，不易控制，而信息化就必須要求流程標準統一，易執行，否則就無法運行，為了更好地通過信息化實現原有的工作，必定要對流程進行優化和重組。中小企業的發展過程也是企業逐步規范的過程，在流程建設方面往往比較欠缺。企業的流程就是企業各類工作運行的標準，作為中小企業，要實施信息化，內部流程必須要重新進行全面評估，用信息化的思路來規范現有流程，建立缺失的流程。

每一項信息化的推行，都會帶來企業內部管理或大或小的變革。因此，在流程重組的過程中，必須仔細分析企業的實際情況，由流程主管部門和相關部門共同參與討論分析，制訂出切合實際情況的流程。流程必須明確各部門和人員的職責，設計合理的傳遞信息的單據，得到所有有關部門的認可，為流程運行掃清障礙。

管理制度

完善的企業管理制度是企業信息化的保障，企業應用信息化就是要把先進的管理思想和業務模式固化到信息管理系統中，再應用到企業管理中。再優秀的軟件沒有完善的制度保障，管理都會癱瘓。制度是信息化有效執行力的保障。成功的企業管理源于管理的制度化，管理制度是企業信息化成功的重要保障。中小企業在信息化實施過程中，必須逐步建立起一套完善的制度來保障信息化的實施。

信息化管理制度包括很多內容，基本的分類包括硬件管理制度和軟件管理制度。硬件管理制度主要是對企業各類IT設備、網絡設施的管理；軟件管理制度依據企業所實施的軟件不同而制訂相應的管理制度。在制度建立過程中，可以將各軟件或硬件管理通用制度整合，形成專門的管理制度，不同軟件特殊管理點再制訂有針對性的管理制度。例如ERP、OA、PDM、HR等不同的軟件都會有各自的實施要點，需要有針對性的管理制度來管控。

龍城精鍛在信息化推行過程中建立了完善的管理制度。首先，建立了IT基礎管理制度，計算機、網絡、機房、監督考核等管理制度，為企業提供了規范安全的信息化環境。其中，監督考核制度就是各軟件通用的制度。在此基礎上，逐步建立了ERP管理制度、HR軟件管理制度、安防系統管理制度、企業信息平臺管理制度等針對性的管理制度，形成了系統的制度體系，保障信息化的正常運行。龍城精鍛信息化管理制度框架，如圖1所示。

圖1 龍城精鍛信息管理制度框架

建立信息化管理制度，企業的信息化管理工作就能有效的控制和管理。比如，龍城精鍛ERP工作準則中要求所有工作中“日清日畢”，有了制度管控，這一要求就不只是停留在口頭上，而是在制度監管，如果當天的工作沒有完成，會對相應的責任人進行監督和考核。另外，在各類軟件的運行中，每一張單據的簽核都有固定的流程，如果違反流程，相應的責任人員也必須承擔責任。制度，保證了龍城精鍛信息化運行有效的執行力。可見，管理制度對于信息化成功的重要性。

結束語

中小企業信息化實施過程就是推進企業管理不斷完善的過程，也是艱苦的過程。企業信息化的成功，受諸多因素的影響，但關鍵還是要清晰地識別需求、取得最高領導的支持、培養卓越的信息化團隊和領導力、建立強效的硬件設施、完善內部流程和健全管理制度作充分保障，才能為中小企業信息化的實施保駕護航。中小企業要充分發揮企業的工業化與信息化緊密結合的作用，讓信息化驅動企業的快速發展。