芻議綜合年鑒的檢索系統

張永興 劉剛

[摘 要]檢索系統是年鑒的重要組成部分，也是編纂年鑒過程中的一項基礎性工作。本文結合年鑒編纂工作實踐，就綜合年鑒的檢索系統在年鑒不同位置應該把握的重點進行探討，供年鑒同仁在編輯過程中參考。

[關鍵詞]綜合年鑒；檢索系統

地方綜合年鑒是“系統記述本行政區域自然、政治、經濟、文化、社會等方面情況的年度資料性文獻”，它集記、文、表、圖、摘、傳、索引、統計、指南、便覽于一身，是一個行政區域一年的信息集成。當人們在使用地方綜合年鑒的時候，面對龐大的信息量，就需要有一個較為完整的檢索系統。

地方綜合年鑒的檢索系統主要由卷首的中、英文目錄（部分年鑒還設計總目），卷中的天頭頁眉、外切口內白處和類目首頁面檢索，卷尾的索引三部分組成。在一個龐大的信息集成中查找所須信息，就得依靠完善的檢索系統提供保障。本文結合當前地方綜合年鑒編纂中檢索系統的編輯，談談一些看法，供大家在編輯地方綜合年鑒檢索系統時參考。

一、首卷檢索應做到“全”

年鑒卷首檢索以中文目錄為主，英文目錄為輔。年鑒的中文目錄通常以年鑒的類目、分目、條目和表的標題為主，部分年鑒設置有圖片的標題或者文字說明；英文目錄一般以類目為主，部分年鑒擴至分目標題。

從目前國內的城市綜合年鑒來看，省、市級年鑒多數為中、英文目錄分別設置，中文目錄以年鑒框架內容的標題為主，英文目錄為類目或為類目、分目。少數省、市級綜合年鑒是中、英文合目，英文以類目為主，如《廣州年鑒》《深圳年鑒》等。縣級年鑒大多數只有中文目錄，只有部分的縣級年鑒編輯中、英文目錄，如《臨安年鑒》《武進年鑒》等。另有部分年鑒在中文目錄前以類目標題設總目或者要目，如《蘇州年鑒》《廣州年鑒》《深圳年鑒》等在中文目錄前設置了總目或要目，來增強年鑒的檢索功能。

總體說來，在編輯年鑒目錄檢索系統時，應該突出“全”字，括攬全書的記、文、表、圖、摘、傳、附等主要信息。英文目錄可視本地的情況而定。現目前，很多的年鑒在編纂卷首目錄檢索系統方面也存在不全的現象，如中文目錄中只有年鑒框架設置標題，無圖、表目錄；有的是框架設置標題和表目錄，無圖文目錄，包括彩頁圖片專輯目錄；而更多的縣區綜合年鑒只有卷中的正文目錄。如《綿陽年鑒2007》的目錄有文、表、摘、附等信息，但缺少圖的檢索信息；《綿陽年鑒2009》的目錄只有類目、分目、子分目信息，其他的條目、表、圖等信息全沒有。

二、卷中檢索要“簡”

卷中的年鑒檢索是卷首檢索的輔助檢索系統。年鑒通常采用卷中的天頭頁眉標注檢索詞或者外切口內白處標注檢索詞；部分年鑒在設置類目頁，將本類目的分目標題，在類目的首頁上顯示出來。

卷中的天頭頁眉或者外切口內白處的位置空間有限，所以就要求在這兩個位置設置檢索內容時需要簡潔。在天頭頁眉設置檢索內容目前主要有兩種方式：一種是在單頁天頭頁眉設置年鑒名加年號，雙頁天頭頁眉設置類目標題；別一種是在單頁天頭頁眉設置類目標題，單頁天頭頁眉設置分目標題，目前以前者設置為多。在書外切口內白處設置以類目標題為主的檢索內容，方便讀者快捷閱讀、查找所須內容，如《大同年鑒2015》。還有部分年鑒在類目首頁設置了類目和分目標題的檢索內容。總之，卷中設置檢索內容應該做到簡潔，突出創意，顯示特色，方便讀者。

三、卷尾檢索要“詳”

年鑒的卷尾檢索指的就是索引，索引是年鑒檢索系統的重要組成部分，也是年鑒的重要內容之一，是一本城市綜合年鑒檢索功能是否完備的標尺所在。在很大程度上來說，年鑒是一個區域內的地方（行業）百科全書，既然是百科全書，就要求年鑒要有完善的索引檢索系統，索引也就成為年鑒必不可少的部分。制作索引也是年鑒的性質和功能作用所決定，而且在中國地方志指導小組和中國版協組織的年鑒評獎中，年鑒的索引都占有較高的分值，索引檢索系統在綜合年鑒中的地位日益提升。

編輯在制作索引時，須了解什么是索引。《現代漢語詞典》中對索引是這樣解釋的：“（索引）是把書刊中的項目或者內容摘記下來，每條下標注出處頁碼，近觀一定次序排列，供人查閱的資料。也叫引得。”依據這個概念，制作年鑒索引時，我們通常以主題詞內容分析為主，包括年鑒中類目、分目、子分目、條目、表格標題，圖文說明；人名、地點、機構名稱、各類事物專業術語名稱；重要活動、重要事件名稱；法律法規、書名、作品、成果名稱等等。編輯要把以上這些具有實際檢索意義的主題詞都作為索引詞條選取出來，才能保證索引的真實檢索性，所以說索引制作必須要詳細。

制作索引的第二步是將所有精選出來的索引詞條統一編排，也可根據本年鑒的特點分類編排。如《臨安年鑒2015》索引就分為主題詞索引、簡略詞和名詞解釋索引、人名索引等；《澳大利亞華人年鑒2014》分類目色系索引、卷首索引、人名索引、社團與機構索引、表單索引。

目前，年鑒索引在眾多年鑒人心目中還處于忽略狀態，感覺年鑒索引是可有可無，前面有類目、分目、條目標題的目錄，制作索引沒有必要的錯誤認識，這在縣級綜合年鑒編輯中的表現尤為明顯。有些年鑒索引直接把前面的目錄全搬至索引中，內容沒變，把目錄變成了索引，這樣的索引沒有任何的實用價值，就是一個擺設，起裝裝門面的作用。存在這樣的現象和問題，主要是多數編輯對年鑒索引不了解；另外很多編輯不會制作索引或者交給一些文化公司的人來制作索引，結果做出的索引也是不倫不類。如何編制索引，怎樣能夠把年鑒索引編好，是一件任重道遠的事情，需要年鑒同仁共同努力。

總之，年鑒檢索系統是年鑒不可缺少的部分，至少要保證卷首的目錄、卷中的天頭頁眉、卷尾的索引這個檢索系統完整性，其他可根據本年鑒的特點進一步的細化和完善，以供讀者查閱需要。