校區(qū)合并后圖書館書目數(shù)據(jù)整合探析

孫明

吉林鐵道職業(yè)技術學院于2013年8月搬遷到新校區(qū)，原來東、西兩個校區(qū)圖書館隨之合并為一個圖書館，對兩個校區(qū)的書目數(shù)據(jù)進行整合、歸并是兩個圖書館合并過程中的一項重要工作，也是圖書館實現(xiàn)自動化、網(wǎng)絡化的重要前提和保證。2014年5月，我館書目數(shù)據(jù)庫成功合并，實現(xiàn)“一卡通”大流通借閱，充分發(fā)揮了圖書館的功能，為教學、科研的快速發(fā)展提供了較好的保障。本文以我校兩校區(qū)圖書館書目數(shù)據(jù)庫合并為例，對圖書館書目數(shù)據(jù)庫整合工作做一簡析。

一、目前書目數(shù)據(jù)的實際情況

我館原來使用北京丹誠軟件有限責任公司Data-Trans

-1000圖書館集成系統(tǒng)，目前的書目數(shù)據(jù)經(jīng)過仔細對比分析，狀況如下：目前東校區(qū)數(shù)據(jù)40908條，西校區(qū)數(shù)71296條；分編曾經(jīng)使用過《中圖法》第三、第四、第五版；著錄項不是很完整，早期的數(shù)據(jù)有缺少主題的情況；索書號有極少一部分相同的；同一本書有不同的分類號，數(shù)量不多；東校區(qū)數(shù)據(jù)條碼號重復一共6910條，已經(jīng)修改完成；有少部分數(shù)據(jù)存在財產(chǎn)號和條碼號相同問題；有少部分數(shù)據(jù)，索書號相同，但是書是不同的；還有的數(shù)據(jù)，書是相同的，但是索書號不一致。學院圖書館經(jīng)過近三十年的發(fā)展，書目數(shù)據(jù)最終形成經(jīng)過多個發(fā)展階段，這里面的書目數(shù)據(jù)包含圖書館編目人員自己做的數(shù)據(jù)，同時也包含外包工作人員的編目數(shù)據(jù)，合并后編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量對于圖書館文獻資源建設意義重大，直接影響到圖書館的信息服務能力，書目數(shù)據(jù)清理與合并是圖書館自動化編目工作的組成部分，也是書目數(shù)據(jù)庫建設必須面對的問題之一。

二、書目數(shù)據(jù)不規(guī)范的原因分析

造成書目數(shù)據(jù)重復的原因復雜多樣，主要有以下幾點：（1）當需要將原來不同書目格式、不同系統(tǒng)、不同運行方式的數(shù)據(jù)庫整合成為一個新的文獻系統(tǒng)服務平臺時，原始書目數(shù)據(jù)的合并必然伴隨著一定數(shù)量的重復數(shù)據(jù)產(chǎn)生，書目數(shù)據(jù)整合與清理的需求也就隨之產(chǎn)生。（2）在建立聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫中，尤其是初裝來自不同校區(qū)的書目數(shù)據(jù)時，一定會產(chǎn)生與第一種情況相似的狀況。如果聯(lián)合目錄的數(shù)據(jù)生成單 位為性質(zhì)相同的機構且為多家時，則重復數(shù)據(jù)的情況會更為嚴重，迫切需要對書目數(shù)據(jù)進行清理和合并。（3）編目人員操作失誤造成重復記錄的產(chǎn)生，例如查重工作不到位、打字輸入錯誤、操作規(guī)則或者標準不一致 （如輸入狀態(tài)全角與半角之分）、工作粗心大意不認真細致等原因。這類情況在聯(lián)機合作編目中非常常見，相當多的重復記錄是因為這種情況造成的。（4）在編目工作的實際工作中，不同的編目工作人員對編目規(guī)則和標準的理解存在正常的差異，勢必造成在書目著錄理解上的不一致而出現(xiàn)重復記錄。最常見的現(xiàn)象是不同的編目人員做同種書的原始編目，經(jīng)常會有不同的著錄內(nèi)容。這種情況在聯(lián)機合作編目中更為突出。（5）一個圖書館內(nèi)，采訪訂購數(shù)據(jù)與分類編目數(shù)據(jù)、外來數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)與本地系統(tǒng)數(shù)據(jù)都會因各種原因造成不一致，由于原來采用的圖書管理軟件功能模塊與圖書館業(yè)務結合不是十分緊密，軟件系統(tǒng)對于有些工作的流程和順序控制不是十分嚴格。例如采訪、編目工作流程設計不甚合理、各工作環(huán)節(jié)銜接處理不當、數(shù)據(jù)審校不嚴密等情況而出現(xiàn)重復和垃圾數(shù)據(jù)。實際上，產(chǎn)生重復記錄和垃圾數(shù)據(jù)的原因遠不止上述幾種情況，只是這幾種較為常見而已。由于書目數(shù)據(jù)合并最后的需求各不相同，合并的方法也因此而異。

三、書目數(shù)據(jù)合并的主要方法及采取的措施

（1）徹底法。即以藏書量多、數(shù)據(jù)質(zhì)量較高的一個圖書館為基本館，這個數(shù)據(jù)保持不動，對其它館的書進行重新加工，包括書目數(shù)據(jù)的歸并、修改、增加，重貼圖書書標、條碼，重新排架等。這種方法適合于合并各館中有一個可作為中心館的大館，而其他館的數(shù)據(jù)量均較少的情況。這樣做的好處是所有編目規(guī)則均以中心館為基準，技術實現(xiàn)上較簡單，合并后無重復數(shù)據(jù)，便于統(tǒng)一管理、調(diào)配。缺點是工作量偏大，要進行大量重復性的回溯建庫工作，在短時間內(nèi)難以完成合并工作，因此很多合并的高校圖書館并未采用這種做法。（2）權宜法。將合并前的圖書及數(shù)據(jù)保持不動，尋找一條能直接合并數(shù)據(jù)而不影響編目、流通、檢索等各項業(yè)務功能使用的捷徑。這種方法的優(yōu)點是能避免二次回溯建庫帶來的一系列的繁雜工作，節(jié)省大量的人力物力，既能在較短時間內(nèi)完成合并任務，又能較好地滿足實際工作的需要。合并后待時機成熟可對舊數(shù)據(jù)進行適當?shù)恼恚蛘唛L期維持現(xiàn)狀，若干年后等舊書被逐步剔除，館藏書目也就自然過渡到以合并后的新數(shù)據(jù)為主。缺點是存在一定的重復數(shù)據(jù)，書目統(tǒng)計會出現(xiàn)一些問題，技術上有一定難度，并且在數(shù)據(jù)合并過程中要解決所遇到的各種問題。根據(jù)我院圖書館書目數(shù)據(jù)的實際情況，在新舊圖書管理系統(tǒng)切換之前，主要采取了如下一些措施：（1）提前催還圖書，盡量保證圖書全部在館，為判別書目重復記錄做好準備。（2）新、舊圖書管理系統(tǒng)同時運行一段時間。這樣做一方面是為了發(fā)現(xiàn)書目數(shù)據(jù)問題后，在處理的過程中能夠有所參考，原有服務器數(shù)據(jù)的書目數(shù)據(jù)備份是解決這個問題的重要保證，另外一方面也是為了保證圖書借還的暢通。（3）修改重復書目記錄。在運行新的圖書管理系統(tǒng)之前，對判斷為重復的書目記錄進行修改。為了確保合并后各項業(yè)務工作的順利開展，更好地實現(xiàn)合并后圖書館資源的規(guī)范統(tǒng)一，必須統(tǒng)一系統(tǒng)軟件。系統(tǒng)的選擇主要應考慮以下幾個方面：①先進性（包括使用的數(shù)據(jù)庫平臺、操作系統(tǒng)、開發(fā)工具及編程語言等）；②成熟性（系統(tǒng)的運行穩(wěn)定性）；④升級與售后服務；③允許的并發(fā)用戶數(shù)；⑤多數(shù)圖書館使用后的反饋情況；⑥經(jīng)濟性。綜合考慮以上各個因素，我館最后選用“匯文文獻信息服務系統(tǒng)”，采取了多種措施相結合的方法，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫的成功合并和新系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。

書目數(shù)據(jù)記錄的整理與歸并是一個繁雜的系統(tǒng)工程，需要統(tǒng)籌計劃和周密安排，涉及圖書館多個部門的業(yè)務范圍，遠非一個編目部門能夠獨立解決，這項工作尤其需要計算機自動化技術部門密切配合，才能順利完成。