關于檔案管理信息化存在的問題與建議

沙峰

摘要：文章中作者結合自己的實際工作情況，針對檔案管理信息化存在的問題，指出了一些相關建議，以期對今后的工作給予一些參考與幫助。

關鍵詞：檔案管理信息化；問題；建議

1檔案管理信息化存在的問題

1.1檔案管理的信息化意識不足

實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化不是一項簡單的工作，需要大量的時間來逐步完成，而且投資較高。因此部分企業(yè)選擇繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，而將資金更多的用于例如設備改造、產(chǎn)品銷售等直接投資上，疏于對檔案的管理，忽視對檔案管理人員的業(yè)務培訓，導致管理人員缺乏經(jīng)驗、缺乏服務意識，使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而，事實上雖然檔案管理信息化的應用不能直接為企業(yè)創(chuàng)造效益，但是通過對檔案的合理管理能夠為企業(yè)的發(fā)展提供可靠的支持，間接為企業(yè)創(chuàng)造價值。對檔案管理模式的忽視必然會阻礙企業(yè)的發(fā)展。

1.2檔案管理信息載體的破損

在企業(yè)信息化的背景下，磁性載體的電子檔案成為繼紙質載體的圖文檔案之后的又一重要管理對象。通過對計算機網(wǎng)絡技術的應用，許多企業(yè)實現(xiàn)了工程設計、施工和產(chǎn)品研發(fā)中的二維繪圖、三維仿真模擬設計的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見的載體有膠片、磁帶以及光盤等，這些載體會因為各種原因而發(fā)生破損，例如自然老化、害蟲的侵害以及使用過程中的損傷等。這些都有可能嚴重影響文檔等信息的使用.嚴重的還會導致系統(tǒng)運行出現(xiàn)問題。

1.3標準化建設不夠完善

檔案信息管理的標準化指的是在檔案實體管理向信息管理轉變過程中，必須有相關的規(guī)范與標準對其進行指導。信息化是一個非常嚴密的信息系統(tǒng)，各個業(yè)務環(huán)節(jié)的相關信息為數(shù)據(jù)處理的準確性、及時性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實現(xiàn)，為企業(yè)檔案管理信息化提供數(shù)據(jù)計算的標準卻難以滿足企業(yè)的需求，企業(yè)管理和業(yè)務流程以及工作程序標準、數(shù)據(jù)交換等標準都需要進一步的完善。否則這些原本是為企業(yè)發(fā)展提供支持的因素將給企業(yè)內部或企業(yè)之間的數(shù)據(jù)交換或資源共享造成諸多不便，甚至會嚴重制約企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟效益和社會效益。

2改善檔案管理信息化建設的建議

2.1設立有效的信息系統(tǒng)，安全、合理、充分地使用電子檔案

想落實檔案信息化，就一定應設立實用的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，對此，檔案管理部門應做好以下幾項工作：第一，規(guī)范和改進在運用計算機情況下文件檔案管理工作流程，讓其適應檔案信息管理的要求；第二，按照文件處理程序來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設計；最后，在信息系統(tǒng)中設立健全的內部控制制度，保證檔案的安全。

2.2增加檔案工作者的專業(yè)素質，落實檔案管理的科學化

現(xiàn)代化的設備必須由人來操作，同樣檔案工作信息化由人來落實。檔案管理者應具備多元化知識結構方可適應要求，現(xiàn)代化知識會成為每一位檔案工作者知識中的要素，此外，也深刻地影響檔案管理人員的知識結構和檔案工作隊伍的結構，故設立一支具有現(xiàn)代科學業(yè)務知識和技術知識的專業(yè)隊伍是尤為關鍵的：第一，檔案管理者應該具有多元化的知識背景。現(xiàn)代科學成果在檔案管理中的大量使用，促使檔案工作者應不斷掌握和學習管理、理論和文化等相關知識，其中極為重要的是數(shù)學、計算機等學科的知識，它們對檔案管理執(zhí)行信息化、現(xiàn)代化具有直接作用。第二，全面了解檔案專業(yè)知識，例如：具備檔案自動化管理、目錄學、文書學、檔案管理學、檔案學以及檔案修裱、復制、編研、檢索、標引、著錄等相關檔案基本技能和專業(yè)知識。第三，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展情況來看，檔案工作者應該具備熟悉進行檔案信息分析與研究、檔案管理現(xiàn)代化技術、提供高層次檔案信息咨詢與服務等三方面的能力。檔案管理人員應該不斷學習相關知識，上級檔案管理部門應傾力創(chuàng)造條件，有計劃的選派檔案管理人員進行離崗培訓，進行深造，還能夠運用以強帶弱、以老帶新的辦法，互學互幫等確立梯隊型人才結構和復合型人才群體。

2.3增加檔案工作者的信息安全素質，落實檔案管理的安全化

對于信息社會環(huán)境中的檔案管理工作者，信息安全素質是指在網(wǎng)絡環(huán)境中管理電子文件的信息安全的能力和意識。檔案信息安全是目前檔案管理工作的生命線，研究檔案管理者的素質，非常有利于發(fā)展檔案管理學的理論研究、拓寬檔案管理保護領域；健全檔案信息安全管理體系。推動檔案信息化建設和檔案管理事業(yè)的可持續(xù)、有序、健康發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。

伴隨著信息化時代的來臨，新載體、新門類、新領域檔案不斷出現(xiàn)，在素質上給檔案工作者提出了較高的要求，此外，我們深刻認識到檔案管理工作歷來是一項主要的基礎性工作，檔案工作的責任感就是檔案工作者應認識到檔案事業(yè)發(fā)展的必要性。應把工作的著眼點邁向未來，樹立以服務促管理，深化服務意識，來管理完善服務的觀念，大力發(fā)揮檔案管理的綜合功能，拓展服務領域，更新服務觀念，改革服務方式，努力實踐，大膽探索，讓檔案管理工作真正成為推動社會全面進步和經(jīng)濟發(fā)展的重要保障。

總之，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有極為重要的地位。檔案部門轉變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，就可以建立實用的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，讓檔案管理工作更好地適應信息時代發(fā)展的要求，為社會發(fā)展和經(jīng)濟建設服務。