高校機構知識庫政策框架研究
——基于西安交通大學機構知識庫的實踐

張雪蕾，魏青山（西安交通大學圖書館）

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高校機構知識庫政策框架研究
——基于西安交通大學機構知識庫的實踐

張雪蕾，魏青山（西安交通大學圖書館）

摘要：機構知識庫作為機構學術成果管理的重要組成部分受到眾多學者關注，機構知識庫政策框架的制定對其持續發展和數據質量建設都有重要意義。本文在調研國內外機構知識庫政策框架建設基礎上，以西安交通大學機構知識庫建設過程中的框架建設實踐為例，提出機構知識庫政策框架要從存繳、傳播、服務和管理等方面入手，確保機構知識庫持續穩定建設。

關鍵詞：機構知識庫；政策框架；可持續性；西安交通大學

機構知識庫（Institutional Repository，簡稱IR）是隨著開放獲取運動發展而興起的一種新型學術傳播方式，是機構知識管理的重要手段之一。IR不僅是關于技術平臺、內容的建設，更多涉及建設目標、政策框架、系統功能和支撐發展等相關機制。美國著名學者Susan Gibbons曾表示：“機構典藏最困難的不是科技，是內容的征集，機構典藏能否成功，取決于政策。”［1］機構知識庫政策框架通常根據IR類型、職能、服務對象等進行制定，盡管各IR內容建設不盡相同，但政策體系基本一致。有數據表明雖然IR建設數目快速增長，但政策制定卻嚴重滯后。2012年4月中國科學院國家科學圖書館率先發布《公共教育科研單位機構知識庫內容與傳播的權益管理政策指南》，［2］作為權益管理關系、內容保存與傳播權益管理政策的整合指南，為公共資金資助研究成果存檔提供建議，為我國IR政策框架搭建提供參考。

本文在調研和參考國內外IR政策框架建設基礎上，以筆者參與建設的西安交通大學機構知識庫（XJTU-IR）政策框架實踐為例，提出構建IR政策框架要從存繳、傳播、服務和管理等多方面綜合建設，兼顧科研管理機構和IR建設機構權益，確保IR持續穩定建設發展。

1　機構知識庫政策框架建設現狀

政策框架主要解決IR建設過程中遇到的問題，其構建要兼顧國家或政府層面的宏觀導向作用、高校或科研院所管理層的指導作用及具體實施機構如圖書館的具體操作。三個政策層面相互促進、相互影響，上層政策為下層政策的制定指明方向。在借鑒郎慶華［3］、李明鑫［4］等學者提出的政策框架基礎上，以不同層面遇到的問題為突破口，制定對應的政策框架體系，為IR的可持續發展提供理論支撐（見圖1）。我國和其他國家部分政府資助機構、大學均制定了政策框架，但大部分政策制定時僅局限于存繳政策、開放獲取政策，而忽略了權益管理、投訴撤銷、使用服務、隱私免責等方面的政策規范。

圖1　機構知識庫政策框架結構

1.1國外機構知識庫政策框架建設

（1）國家或政府資助機構。2005年，英國研究委員會發表聲明，要求其資助的科研人員必須將發表期刊論文或會議論文自行存檔；2007年，美國國立衛生研究院要求其科研受助者將經同行評議的論文出版后存檔，并在12個月內提供開放獲取；2013年，阿根廷通過設立《阿根廷開放科學法》法案強制要求受公共資金資助發表的成果需要立即存檔；2013年，美國白宮科技信息政策辦公室頒布“提高聯邦資助科學研究成果獲取的備忘錄”，要求受到聯邦機構資助項目的學術論文都要實現共享；［5］2013年，日本科學技術振興機構發布開放獲取政策以促使日本科研課題所產生的期刊論文免費獲取。［6］

（2）大學。2008年，哈佛大學人文學院推出院系級強制性開放獲取政策；2009年，芬蘭26所大學聯合采用共同校園強制性開放獲取政策；2012年，英國阿爾斯特大學制定了包括內容、提交和版權的IR政策；2013年，美國加州大學通過開放獲取政策，確保研究論文能被公眾免費獲取；2013年，意大利都靈大學采取評估考核與IR存檔掛鉤，并將開放獲取納入學校新章程。［5,7］

1.2國內機構知識庫政策框架建設

我國大學制定政策主要圍繞著實施機構層面開展，涉及“誰存檔”、“存什么”、“怎么存”及“版權公告”等幾方面。2010年，香港理工大學率先明確成果存繳類型、開放獲取、提交、版權協議等內容，特別是開放獲取中強制要求研究人員必須在文章發表之日存檔同行評議后的期刊或會議論文；香港大學發布了遞交指引和開放獲取政策；臺灣大學的政策涉及著作權、征集對象、收錄范圍等；廈門大學、集美大學等在IR主頁發布版權申明，明確版權屬于作者和資源所有者；北京大學從內容、提交、使用、保存、撤回和隱私等六個方面制定詳細政策；［8］清華大學規范了作品的收錄范疇、版權處理、格式版本、提交和使用政策。［9］2013年，香港科技大學圖書館林紀達副館長針對香港8校機構知識庫進行問卷調查，［10］IR現況結果見下表。調研結果表明只有2所大學強制性要求學者存檔，其余大學均為學者自愿提交，且在開放獲取方面大部分大學都是采取分級開放政策，僅有部分文檔實現開放獲取。

表　香港8校機構知識庫存檔、使用調研結果

我國IR政策與國外相較，在國家或政府層面出臺政策較為滯后。除中國科學院和國家自然基金委發布了《中國科學院關于公共資助科研項目發表的論文實行開放獲取的政策聲明》和《國家自然科學基金委員會關于受資助項目科研論文實行開放獲取的政策聲明》［11］外，再無其他機構明確實施開放獲取。在機構管理層方面，少數大學或科研院所出臺章程將IR存檔與年底考核、職稱晉升等掛鉤，強制要求本機構人員存檔，并采取一定的激勵措施。但大部分IR僅靠圖書館獨立支持運作，并沒有得到校級管理層的認可與重視，現行政策多為圖書館自行制定的實施準則。

2　XJTU-IR政策框架建設實踐

2.1建設思路

2009年底，XJTU-IR嘗試采用開源軟件DSpace建設IR，導入部分期刊和學位論文元數據測試。早期建設時在政策框架方面考慮不足，導致建設中面臨以下問題:①缺乏學校層面重視和經費支持，僅由圖書館獨立構建；②存檔類型單一，數據更新緩慢；③提交過程復雜，用戶自存繳意愿低；④學者擔心成果被剽竊或用于商業用途；⑤未與其他系統數據共享，成為信息孤島。各類因素綜合導致IR訪問率低，最終淪為圖書館自建特色庫，未達到IR建設的理想效果。

2011年，XJTU-IR采用商業軟件IRP3.0系統重新建設，目前數據規模約17萬。希望能夠結合早期建設經驗、教訓，對政策框架細節進行完善補充，使IR不僅能成為本校學術成果集中存繳和展示平臺，也方便相關決策部門及時獲知本校學術成果情況，實現預測學科發展、完善人才培養機制等擴展應用。

2.2XJTU-IR政策框架建設

XJTU-IR以收集、揭示和展示西安交通大學歷年學術成果為基礎，建設包括知識內容分析、關系分析和能力評價的平臺，開展綜合知識管理服務為目標，在結合西安交通大學IR建設實踐基礎上，提出XJTU-IR的政策框架（見圖2）。

圖2　XJTU-IR政策框架構建

（1）大學管理層政策制定。在圖書館倡導下，XJTU-IR納入2013年西安交通大學《信息化建設三年行動計劃》和《信息化建設十年發展規劃》，從學校層面對IR的可持續建設提供了理論依據和經費支持。2014年，申請到學校信息化軟件建設項目，由圖書館作為建設主體，多部門聯合參與IR建設。IR建設有機地與學校信息化建設、數字化科研管理、教學相結合，其元數據成為各部門的共享數據源，得到學校各方面的認可與支持，打破了信息壁壘，不再是圖書館的自建特色庫。

（2）圖書館政策制定。

①存繳政策。存繳政策解決了“誰存檔”“存檔哪些內容”“如何存檔”“存檔格式”等問題。規定了提交者身份限定于全體教師、研究人員、職員和在校生，還包括兼職教授及訪問學者等。存檔內容支持文本與非文本信息，成果存檔不再局限于期刊、會議論文，還涉及專著、譯著、碩博學位論文、專利、灰色文獻等類型。其中，專著譯著、期刊論文、會議論文、碩博學位論文、專利等核心級資源是存繳重點；灰色文獻作為擴展級資源是建設難點；通過與學校信息中心、課程中心和科研院所等系統數據共享，實現了教師課件、網絡公開課、精品課程、講座視頻等成果與XJTU-IR的集成，成為資源建設的關聯級資源。

XJTU-IR目前處于建設初期，更多采用的是集中回溯方式，少量資源選用分布式提交方式。在大規模回溯期結束后，成果存檔方式確定為：由圖書館定期回溯WOS、Ei、Scopus、Pubmed、中文期刊、會議論文及其他學術成果，并根據“學者甄別”算法自動推送給學者，由學者本人或學者授權學院專人（如科研秘書）通過校園統一認證門戶登錄后臺認領、糾錯或補充提交，等待管理員審核，審核通過后予以發布，不通過則駁回后再次進行編輯。同時，圖書館配備學科館員負責補充完善成果元數據，保證學術成果數據的準確性和完整性，存檔流程見圖3。

圖3　XJTU-IR存檔流程

針對成果移除也做出規定，對于核心級成果即使提交者申請移除，也需要經過相關人員簽字確認后生效。所謂“移除”也僅指從瀏覽頁面中出現已移除信息而不會徹底刪除，同時提供資源原出版鏈接地址，為用戶獲取資源提供線索。

②傳播政策。在元數據、全文的使用方面，強調用戶以非營利目的可免費獲取、使用元數據，在使用時只需提供元數據記錄URL或OAI標示符；用戶只能以學習、教育、研究和其他非營利目的對全文免費獲取，嚴禁使用“網絡螞蟻”等網絡機器人軟件批量下載。在使用過程中堅持“合理使用”原則，遵循“適度開放”原則，采取組合形式的開放獲取策略，針對不同類型的資源，支持不同程度的開放獲取，以滿足作者對學術成果的開放要求，保障資源的合法權益，平衡相關利益者關系。

IR必須約束用戶資源利用行為，國際上通行的做法是遵循知識共享協議（Creative Commons，CC協議）。［12,13］CC協議為IR解決版權問題提供了有效的法律工具，通過多種權利組合來滿足不同權利主體需要的不同授權方式，作者可以通過選擇不同組合聲明本人作品授權方式，從而降低版權侵權風險。如，中國科學院知識服務網格、北京科技大學、清華大學等提供了兩種比較開放的CC協議，供提交者選擇傳播授權。XJTU-IR目前是作者可以自由選擇CC協議中一個或者幾個組合的許可協議。

③服務政策。服務政策可劃分為服務對象和服務內容。其中，服務對象政策是對所存檔資源使用權限進行限定，將用戶劃分為本校師生和社會公眾。本校師生通過在圖書館借閱授權對成果數據進行獲取；社會公眾并不能免費獲取所有成果，部分成果僅限瀏覽元數據但無法訪問全文，當有合理資源獲取需求時，可通過類似于“Email EPrint Request”按鍵直接向作者發出文獻請求獲取作者提供的副本。［14］

服務內容政策明確了IR提供的各項統計服務，如IR按機構統計、按收錄類型統計、按成果類型統計等。XJTU-IR與校內其他科研管理系統、統一身份認證系統集成，免去學者重復注冊、重復填寫表單的困擾，使IR成為其他科研管理系統的共享數據源。通過Web Service機制實現了與湯森路透集團WOS平臺的互聯，能夠提供文獻被引頻次、收錄信息、影響因子等動態追蹤服務。［15］IR提供的多項擴展服務，如，最新信息提醒推送、點擊排行、可視化趨勢分析、合作者關聯等服務，能夠有效激發學院和學者積極存檔的熱情。

④管理政策。管理是以人為中心，對現有資源進行計劃、組織和控制并實現既定目標，IR管理政策就是統籌IR整體。人員方面，圖書館重視IR建設，在進行人員配置時組建了西安交通大學機構知識庫項目團隊，技術部門參與者主要負責技術保障，學科館員負責內容質量控制，團隊成員各司其職積極推進IR建設；技術方面，IR系統遵循開放技術標準，建立開放元數據收割接口，提供接口實現第三方工具對內容深度分析；經費方面，IR作為學校信息化軟件建設項目，得到了學校的經費保障。

3　機構知識庫政策框架建設建議

IR政策框架的制定在整個IR發展中扮演著重要角色，政策的制定可為工作部署提供理論指導，有利于構建符合實際需求的IR。同時也可以普及IR知識，加深開放獲取理念，擴大IR影響力，提高學者自存繳積極性。

（1）機構需要明確IR的建設目標及定位。目前，高校IR建設中存在著將科研管理、教師個人成果管理等作為IR的拓展應用，淡化了原本IR的功能。究竟本機構IR建設目標是僅僅作為數字資源倉儲，還是成為集存繳、數據交換、學者展示、統計計量、被引頻次等多功能于一體的信息共享平臺必須加以明確，并結合本機構特色、經費、人員等實際要素，制定機構特色政策框架，而不是一味從其他機構的政策框架中“生搬硬套”。

（2）IR內容建設時，要充分考慮與本校現有信息系統的集成與再利用，突破信息孤島的瓶頸，同時避免與其他信息系統內容的重復建設。只有IR元數據被相關部門利用、獲益，才能使IR被學者和學校管理層接受、重視，學校作為機構管理層才會根據實際應用情況出臺政策指導IR發展。

（3）結合機構具體成果存檔方式，針對不同類型成果制定不同存繳、使用規則，可由作者自主選擇開放時間、開放程度。如，期刊論文、會議論文、學術專著及章節等公開或半公開發表的學術成果，可參考著作權法或獲得作者授權等使用方式；而學位論文、培訓課件及內部資料等灰色文獻，很多內容屬于暫時不公開發表的成果，可以采用元數據公開、全文限制獲取方式使用。開放與否需要遵循作者意愿，保障作者權益不受侵犯，免除作者的后顧之憂。

（4）政策制定必須與學校其他相關部門機構加強溝通合作。需經過廣泛調研，邀請學院、科研管理部門和教師代表共同參與制定，在堅持大原則前提下適當保留部分彈性，以滿足不同學院、學者的需求。具體實施效果驗證需要通過系統訪問量、日志分析、現場調研等方式獲取，并在3～5年對現行政策做出適當調整以適應IR后期發展。

［參考文獻］

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Research on Policy Framework of University Institutional Repository Based on a Case Study of Xi'an Jiaotong University Academic Hub

Zhang Xue-lei，Wei Qing-shan

Abstract:Institutional repository,as an important part of academic achievement management,has been concerned by many scholars.The establishment of institutional repository policy framework is of great significance to the sustainable development and the quality of data construction.This article makes a survey on policy framework of university institutional repository of domestic and abroad,and it suggests 4 aspects of the construction:deposition,broadcasting,service and management by taking Xi'an Jiaotong U-niversity academic hub as a case study,which could help ensure a steady institutional repository construction.

Keywords:Institutional Repository；Policy Framework；Sustainability；Xi'an Jiaotong University

中圖分類號：G250.74

文獻標志碼：A

文章編號：1005－8214（2016）04－0076－04

［作者簡介］張雪蕾（1988－），女，西安交通大學圖書館信息技術部館員，碩士，研究方向：機構知識庫、電子資源流量控制；魏青山（1974－），男，西安交通大學圖書館信息技術部副研究館員，研究方向：機構知識庫、特色數據庫開發、學科服務、數字資源整合。

［收稿日期］2015－07－07［責任編輯］徐娜