論高校干部人事檔案的資源建設(shè)

摘 要： 信息化時代數(shù)據(jù)管理顯現(xiàn)的尤為重要，高校是始終走在科技和知識的最前沿，所以高校干部人事檔案信息管理系統(tǒng)應該加強信息化建設(shè)。高校干部人事檔案信息管理系統(tǒng)信息化建設(shè)的過程中，應該加強數(shù)據(jù)的處理能力，同時加強數(shù)據(jù)管理能力。加強數(shù)據(jù)處理和管理意識，強化數(shù)據(jù)規(guī)劃能力，構(gòu)建信息化平臺，加強信息化平臺的安全管理，提升數(shù)據(jù)管理的質(zhì)量，改進高校干部人事信息采集的方式，采用的數(shù)據(jù)管理理論，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，開發(fā)數(shù)據(jù)資源，拓展數(shù)據(jù)應用，加強安全管理，構(gòu)架一套完整性、高效、全面、安全的高校干部人事信息檔案管理系統(tǒng)，提高高校干部人事檔案的管理能力。

關(guān)鍵詞：高校 人事檔案 管理系統(tǒng) 數(shù)據(jù)處理

高校是孕育高級知識分子的搖籃，是學生接受科學文化知識、培養(yǎng)正確的世界觀、人生觀、價值觀的場所。人事檔案可以體現(xiàn)高級知識分子的個人經(jīng)歷、能力、品德等，它是一個高校教育能力和管理能力的集中體現(xiàn)。隨著信息化的不斷發(fā)展，利用計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)處理和管理高校干部人事檔案，使得高校干部人事檔案管理更加便捷、準確。實際上，高校干部人事檔案的資源建設(shè)就是數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的建設(shè)，而數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的建設(shè)重點就是數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)管理。加強高校干部人事檔案的數(shù)據(jù)管理平臺的建設(shè)，可以更加高效的管理高校干部人事檔案信息。

一、高校干部人事檔案管理現(xiàn)狀

高校干部人事檔案管理是高校組織人事等相關(guān)部門按照黨的干部政策，對本校工作人員進行干部選拔、培訓等工作時，對相關(guān)干部人員的個人信息、工作能力、業(yè)務能力、政治思想、品質(zhì)行為等信息進行記錄，最終形成的一套完整的資源。該資源記錄了高校干部的“三齡二厲”，可以作為高校認識和選用干部的具體、可靠的依據(jù)，關(guān)系著學校的教學質(zhì)量。近些年，越來越的高校開始擴大教師團隊，高校對于人才的重視程度不斷加深，最終的結(jié)果是高校人才引進的數(shù)量逐年上升，高校人才的流動性也逐漸增大，加上競爭不斷的加強，教職工也在不斷提升自己的學歷，種種變化給高校教學質(zhì)量的提升帶來的便捷，同時也給高校干部人事檔案管理增加了難度，高校人事管理部門將面臨巨大的挑戰(zhàn)。

二、高校干部人事檔案管理存在的問題

高校干部人事檔案管理是人事部為高校開發(fā)人力資源、教育資源等提供的重要參考依據(jù)，關(guān)系著學生、教師、學校三者之間的重要利益關(guān)系。隨著高校不斷的發(fā)展，加上信息化的不斷進步，高校干部人事檔案管理的一些問題逐漸凸顯出來，集體情況如下：

1.高校干部人事檔案信息化水平低。隨著高校對人才的重視程度不斷的提升，以及高校之間的競爭日益激烈，高校招聘的人才越來越多，同時人員的流動性也在不斷的變大，所以高校干部人事檔案的數(shù)量不斷增加，同時教師的個人信息、教育履歷、職稱評審、進修學位材料等也在隨著時間變化，所以就造成了數(shù)據(jù)信息量變大、復雜的變高。面對這樣的情景，一些高校檔案管理手段就表現(xiàn)得比較落后，主要表現(xiàn)在：首先，不能及時更新干部人事檔案信息，信息化時代，人才的流動是非常的快的，如果不及時進行人事信息的跟進和更新，對之后的工作帶來各種各樣的麻煩；其次，未使用電子化、信息化、無紙化的管理和存儲方式，一部分高校采用傳統(tǒng)檔案作業(yè)方式進行管理，導致檔案管理人員的工作量非常大，而這些工作多是數(shù)據(jù)的收集、裝訂等，并沒有對干部人事檔案進行詳細分析，造成工作效率并不理想。

2.高校干部人事檔案工作不夠規(guī)范。高校干部人事檔案工作不夠規(guī)范，主要表現(xiàn)在：第一，檔案材料的采集和歸檔不夠規(guī)范。按照規(guī)定，高校干部檔案管理工作中，應該嚴格貫徹國家對檔案管理的相關(guān)法律、法規(guī)的要求，確保檔案信息的真實性。所以在檔案數(shù)據(jù)采集、整理、歸檔等過程中，會出現(xiàn)不規(guī)范操作，缺少規(guī)范制度的保證，人事檔案的真實性就很難保證。第二，由于高校在不斷的吸引人才進入體系，使得高校的人員變化很大，為了使得高校干部人事檔案確保完整性，需要不斷的補充這些信息，那么人事檔案就會反復的進行拆分和裝訂，這樣不但降低了工作效率，也存在損壞高校干部人事檔案的可能性。

3.高校干部人事檔案保密和保管形式不安全、不科學。就向前文描述的那樣，許多高校干部人事檔案管理信息化水平很低，高校干部人事檔案管理還在使用紙質(zhì)線裝的方式，將各種信息進行匯總，編制成冊，然后使用檔案袋進行封裝。但是高校干部人事檔案每年都會變化，每年都要投入大量的精力更新這些資料。這樣就存在出錯的可能，或者出現(xiàn)檔案文件丟失的可能性，造成信息的泄密等。同時采用紙質(zhì)檔案，體積過大，大量積壓材料檔案，很容易被蟲鼠叮咬等，造成了高校干部人事檔案無法觀看等現(xiàn)象。當我們需要查詢部分人的人事檔案時，首先要找到他的檔案，然后再找所需的地方。這樣多次使用，會加大紙質(zhì)版高校干部人事檔案出現(xiàn)破損的幾率。

4.高校干部人事檔案管理人員專業(yè)能力不強。部分高校干部人事檔案一直采用比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式，這種方式對管理人員的要求非常的低，信息化和自動化程度也不高，造成的結(jié)果是這些從事高校干部人事檔案管理的人員業(yè)務能力比較低，無法使用信息化管理工具。其次，由于是紙質(zhì)版的數(shù)據(jù)不方便進行處理分析，那么高校干部人事檔案管理人員就不會主動去分析數(shù)據(jù)，造成自己的能力停滯不前。

三、加強高校干部人事檔案資源建設(shè)措施

高校干部人事檔案對于加強教師團隊建設(shè)直觀重要，同時在信息化和互聯(lián)網(wǎng)時代，一些高校干部人事檔案管理方式比較落后，造成許多問題，下文將從不同角度分析加強高校干部人事檔案資源建設(shè)措施，旨在解決存在的問題，提升了高校干部人事檔案資源建設(shè)措施。

1.加強高校干部人事檔案信息化建設(shè)。通過文章的分析，我們可以確定的是，各個高校干部人事檔案內(nèi)容會經(jīng)常的更新，并且高校進行人才引進需要分析人事檔案信息。這些工作使用傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，進行查詢和分析就會顯得非常的麻煩。所以加強高校干部人事檔案管理的信息化建設(shè)，利用計算機和互聯(lián)網(wǎng)云科技建設(shè)高校干部人事檔案管理和存儲平臺，逐步實現(xiàn)高校干部人事檔案管理的規(guī)范化、精細化、信息化和科學化。

2.提高高校干部人事檔案管理人員的業(yè)務能力。提高高校干部人事檔案管理人員的業(yè)務能力，可以從以下幾點入手，首先，聘用專業(yè)能力過硬的專業(yè)人員進行管理，人事檔案管理是一項非常專業(yè)和復雜的工作，應該提升從業(yè)人員的知識水平，提高高校干部人事檔案管理人員的文化素質(zhì)；其次，從業(yè)人員應該不斷的提升自己的能力，互聯(lián)網(wǎng)時代，科技發(fā)展的異常迅速，所以高校干部人事檔案管理人員也要緊跟時代的步伐，學習人事檔案先進的理論知識和工具的使用方法，然自己的業(yè)務能力始終可以滿足崗位的需求。

3.加強高校干部人事檔案的安全。使用計算機和互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)進行高校干部人事檔案管理，給高校干部人事檔案存儲和管理、分析帶來了很多的便捷，但是網(wǎng)絡和計算機存在一定的安全性問題，比如計算機病毒，通過物聯(lián)網(wǎng)竊取資料等現(xiàn)象，對于高校干部人事檔案管理安全構(gòu)成一定的威脅。所以為了加強高校干部人事檔案的安全性，制定《人事檔案系統(tǒng)安全管理制度》，實行內(nèi)外網(wǎng)物理隔離，將不安全的外網(wǎng)訪問隔離在內(nèi)網(wǎng)之外，設(shè)置網(wǎng)絡防火墻，將其網(wǎng)絡安全監(jiān)管，安裝防毒軟件，及時備份數(shù)據(jù)，方式數(shù)據(jù)丟失，定期進行系統(tǒng)升級，通過技術(shù)和管理兩個方面加強高校干部人事檔案的安全管理。

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作者簡介：楊茗焱，西安醫(yī)學院黨委組織部，碩士，中共黨員 館員。