提高企業檔案科管理工作效率的思考

劉韌

摘 要：企業的檔案管理是企業管理工作的部分，而檔案科是企業檔案管理的重要部門，如何加強企業檔案的管理水平對企業發展尤為重要，本文從五個方面對企業檔案科管理工作效率進行分析，提出個人見解。1.加大《檔案法》的宣傳力度；2.加強檔案的制度建設；3.提高檔案科管理人員的綜合素質。4.加強檔案現代化管理的投入；5.開發檔案信息資源。

關鍵詞：企業；檔案科；檔案管理

企業檔案管理工作是企業管理工作的一部分，它隨著企業的存在而存在，隨著企業的發展而發展。面對競爭日益激烈的市場經濟形勢，現代企業也在不斷地發展和變化。企業性質的變化、所有者的更迭，新企業的產生和舊企業的淘汰等都對企業檔案管理工作提出了嚴峻的考驗。如何把握現代企業檔案的管理工作，跟上社會和經濟發展的步伐，如何使企業檔案最大限度地發揮其價值及作用，是所有企業檔案工作者面臨的緊迫問題。

一、企業檔案管理工作現狀

1.一些合并、股權轉讓或政企分離企業，由于性質發生了變化，所有者發生了更迭，檔案行政管理部門又不能及時了解企業變化情況，監督機制受到嚴重影響。加上股份制企業為多個主體單位或個人，控股比例不同，出資多少不同，為了企業的生存和發展，必然面對許多錯綜復雜的情況，檔案工作根本提不上議事日程。

2.在日益激烈的市場經濟大潮下，出資者一味追求經濟效益，而檔案不能帶來直接經濟效益，很容易被忽視。

3.企業中的文書與檔案人員不穩定，管理跟不上，文件資料大量流失，嚴重影響了檔案管理工作的正常開展。

4.大多數企業的檔案工作者由于長期處于封閉、半封閉的工作環境，或者由于年齡結構、文化水平和多年來延續的管理模式，雖普遍具有勤勤懇懇、不怕苦、不怕累、不求名利、默默奉獻的敬業精神，但不少人觀念陳舊、思想保守、與社會接觸少、社會活動能力和社會協調能力較弱，制約了檔案管理現代化的發展。

5.有的企業檔案保管條件很差，沒有專門檔案室，檔案柜里的檔案一放就是多年，無人問津，而且沒有任何安全保護措施，檔案的安全受到嚴重威脅。

二、規范企業檔案管理工作的對策

隨著經濟體制改革的不斷深化，企業檔案管理自主權將大大增加，企業檔案的所有權和檔案載體形式將更加多樣化，檔案的封閉性將進一步加大，特別是多種經濟成份控股公司和已完全走向市場自負贏虧的企業，檔案所具有的憑證依據、法律依據、決策依據等作用將日趨明顯和更加重要。從目前企業檔案管理工作的特點看，要提高企業檔案管理水平應著重解決好以下幾方面問題：

1.加大《檔案法次內宣傳力度，堅持依法治檔是現代企業檔案工作的基礎。檔案管理工作是企業基礎管理的一部分，做好檔案管理工作與企業發展應同步進行。各企業負責人應自覺地學法、守法，用《檔案法》規范自己的行為，要從“向歷史負責，替未來著想，為現實服務”的角度，把檔案工作擺在應有的位置，切實加強組織領導，實實在在解決檔案工作中的難題，為檔案事業的發展創造良好的氛圍和條件。應自覺地把檔案工作作為向董事會負責、向股東負責的大事來抓。

2.加強制度建設是規范企業檔案管理工作的有力依托。企業檔案管理工作要健康發展，實現真正意義上的科學管理，是不能完全靠覺悟來調整的。

唯有借助法律手段輔之以行政的、經濟的手段進一步完善檔案管理制度，才能對檔案工作達到有效的、科學的、規范的管理。為了規范企業特別是那些股份制企業、私營企業的檔案管理行為，國家檔案行政管理部門要有適合各種企業類型需要的法律、法規或行業標準，以規范這些企業的行為。各企業應根據各自的特點，制定出自己的檔案管理制度，將檔案

管理制度列入有關部門和人員的崗位職責之中，來約束包括企業法人在內的全體員工的依法管檔、用檔行為。

3.提高檔案工作者的總體素質是企業檔案管理的重要保障。計算機的產生和應用對人類科學文化的發展產生巨大的推動作用。在企業各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公方式和傳遞速度在文件載體形式中所占的比重將會越來越大，雖然不會完全取代紙張，但紙質文件必然會越來越少已成為勢不可擋的歷史潮流。為了保證企業活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用，這就要求每一個檔案工作者都必須及早適應電子信息技術革命給檔案工作帶來的影響，必須及早學會利用現代化檔案管理手段—電子計算機以及各類現代化辦公設備來進行電子文件的制作、使用和保護。所以，在配備檔案工作者時應考慮年齡結構、素質結構和知識結構。此外，還要培養檔案工作人員的時代感、緊迫感、愛崗敬業意識和樂于奉獻精神，要熟悉本單位業務情況，了解本企業基本的專業知識和檔案專業知識，而且具有信息采集、加工、編排技術，只有這樣，才會有效發揮檔案人員的工作積極性和創造性，才能創造檔案工作的新局面。

4.加大檔案現代化管理的投入，是企業檔案管理的必備條件。制約檔案現代化管理的因素有很多，如資金、人才等，但起決定因素的是領導者的現代化意識水平。為此應該做到：首先，應投入大量的精力關心和支持這一事業，想方設法創造條件投入資金，配置獨立的檔案庫房、檔案柜等設備及防火、防霉、防蛀、防盜設施，以確保檔案的安全。其次，各級領導尤其是主管檔案工作的領導，要重視此項工作，每年至少要研究一兩次檔案工作的重大事項、重要問題，定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現狀，提出要求，下達任務，指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題。把檔案現代化管理納入本單位工作計劃，列入本單位重要達標內容進行考核。

5.開發檔案信息資源，最大限度地發揮檔案的價值和作用是企業檔案管理的最終目標。市場經濟條件下的企業檔案開發利用工作，應以生產經營為中心，以經濟效益為中心，開展多種形式的檔案信息資源開發利用工作。如：建立檔案資料信息庫，在企業內部共享；利用檔案編寫企業發展需要的材料供大家使用；采用現代化手段和網絡技術逐步使檔案信息資源社會化、市場化、數字化。在開發檔案信息資源方面充分發揮專業技術人員的專長，有組織、有目的、有計劃地開展檔案資料編研工作。在調研檔案利用情況的基礎上，由檔案人員出題，征求各部門意見，再以編研計劃的形式下發，組織一定力量實施。

三、結語

綜上所述，提高企業檔案科管理工作效率不是一朝一夕之事。企業檔案管理是一項綜合且復雜的程序。新時期檔案科管理工作的開展更是離不開領導的支持。所以，為了有效的提高工作效率，管理及工作人員就要對工作重視起來，不斷提高自身素養和能力才能適應新形式的變化，才能為企業做貢獻。

參考文獻：

[1]關于企業檔案管理工作發展思路的思考[J].辦公自動化.2016年 11期.

[2]對新時期企業檔案管理工作的思考與探索[J].現代國企研究.2016年 14期.