IlasⅡ系統(tǒng)下西文現(xiàn)刊記到工作存在的問題淺析

呂璐璐

摘要：西文現(xiàn)刊記到工作是一項動態(tài)滾動的工作任務(wù)，筆者嘗試從西文現(xiàn)刊記到工作的瑣碎反復(fù)與自動化系統(tǒng)在西文現(xiàn)刊記到工作中存在的技術(shù)缺陷兩個層面，分析探討高校西文現(xiàn)刊記到工作中存在的問題。

關(guān)鍵詞：西文現(xiàn)刊；現(xiàn)刊記到；問題

中圖分類號：G254.319 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）14-0054-02

一、引言

現(xiàn)刊是指期次最新的出版時效在一年以內(nèi)的連續(xù)出版物（期刊）。現(xiàn)刊記到能為讀者提供明細的到館數(shù)據(jù)，也為后續(xù)的催缺統(tǒng)計、過刊下架及裝訂工作提供有力的數(shù)據(jù)參考，在現(xiàn)刊管理中成為不可或缺的重要環(huán)節(jié)。期刊的現(xiàn)刊記到流程細節(jié)較多，是一項瑣碎繁復(fù)的工作。特別是西文現(xiàn)刊記到，因為西文期刊本身存在著訂購配送期較長、多卷期次、增刊副刊較多等問題，記到工作更為復(fù)雜，需要記到員傾注更多的精力去輸入與校對數(shù)據(jù)。

筆者所在圖書館使用的數(shù)據(jù)庫平臺是ilasⅡ圖書館自動化集成系統(tǒng)。筆者在長期的記到工作中發(fā)現(xiàn)ilas系統(tǒng)在西文現(xiàn)刊記到工作中也存在著一定的技術(shù)缺陷。針對西文現(xiàn)刊記到工作所可能出現(xiàn)的問題，筆者嘗試在此探討以期與同行交流。

二、西文期刊記到出現(xiàn)的復(fù)雜情況

1.卷次更改。正常刊一般一年中出版的為同一卷，但也有的在年中會另起一卷。西文期刊經(jīng)常會出現(xiàn)這種連續(xù)出版的同年度內(nèi)的同種期刊卷次更改的問題。這就需要記到員不但要記到期刊的卷期次，同時也要記到期刊出版順序的總期次。這樣既可以清楚地了解期刊的發(fā)行情況，又可以了解期刊的到館情況，避免了因卷期次的變更，而造成的期刊混亂，能使記到工作保證清晰準(zhǔn)確。

2.期次順序被打亂及缺期。西文期刊期次順序被打亂的現(xiàn)象比較常見，這里面有訂貨時間的原因，也有發(fā)貨時間的原因。（1）訂貨時間的延遲。西文期刊由于需要供貨商與國外出版商的業(yè)務(wù)洽談和一定時間段的供貨期，訂貨一般要在頭一年的9月份左右的時間開始，比中文期刊要提前一段較長的時間。如果訂貨時間較晚，那發(fā)貨時間也相應(yīng)推遲。這樣可能不會保證訂閱的當(dāng)年期刊從一月份開始一直到十二月份截止，而有可能是從年中某月開始到次年某月截止，同時也可能造成某些期刊的缺期。（2）發(fā)貨順序被打亂。主要是因為出版商發(fā)貨滯后或者是發(fā)貨中轉(zhuǎn)中出了紕漏造成的。比如臺灣出版的《造園》是一年四期，但這份期刊往往滯后一年甚至兩年才會到貨，所以在當(dāng)年的該刊記到中就會顯示“缺期”。再比如，某種期刊的29卷第1、2、4期已經(jīng)到貨，但是第3期延遲兩個月才發(fā)貨。商家發(fā)貨信息是按期刊的卷期次順序排列，但發(fā)貨時間被打亂。如果按照發(fā)貨時間順序來記到，卷期次又會被打亂。所以這種情況如果頻繁出現(xiàn)，記到格也會相應(yīng)的做修改，就會給記到工作帶來一定的麻煩。

3.增減刊現(xiàn)象的頻繁出現(xiàn)。

（1）增刊是指有些期刊臨時增加了副刊、特刊、別冊、附錄等與正刊同卷期次的單冊或多冊期刊。有的增刊在商家的發(fā)貨信息中有所顯示，有的則不顯示。因為記到工作需要與期刊的發(fā)刊情況作比對，所以在發(fā)貨信息中顯示的增刊也應(yīng)列入記到格中，不顯示的則直接在正刊記到格的備注中注明，不需要單獨列出。

（2）減刊主要是因為期刊的合并或者停休造成的。合刊是把同一期刊的兩期或多期合為一期同冊出版發(fā)行，其出現(xiàn)的時間段不定。并刊是將兩種不同的期刊合并為同種期刊。比如，ID：The International Design Magazine.2010年3月24日并入Print：Americas Graphic Design Magazine.這樣，并入之前分別記到，并入之后要合并記到，并在兩者的書目數(shù)據(jù)中分別注明。西文期刊中，停刊休刊也較為常見。比如，Step Inside Design.2010年4月7日停止出版。這樣的話，著錄的數(shù)目數(shù)據(jù)要保留，但是記到停止。減刊往往會刪減已經(jīng)預(yù)留好的記到格，如果再與發(fā)貨順序被打亂的問題同時出現(xiàn)的話，可能涉及修改的記到格就會比較多。

4.一刊多版。西文期刊中某些期刊會針對不同類型的讀者出版兩種或多種系列的不同期刊。一個系列的期刊一種刊名，卷期次也各自有序，但不同系列的期刊刊號與ISSN號卻是相同的。比如刊號為480B0087，ISSN號為0004-3125的期刊就有兩種系列，分別是Art Education.與NAEA News.有時候，不同系列的兩冊期刊會同時到貨。對于這種一刊多版的期刊，書目數(shù)據(jù)可以按照一條來著錄，記到則分開系列前后銜接排列在一起。

三、手工記到的局限與自動化系統(tǒng)的不完善

1.手工記到的局限。記到工作比較枯燥，都是數(shù)據(jù)錄入，在操作中記到員很容易走神造成錄入失誤。很多記到員還喜歡用制作紙質(zhì)記到本的傳統(tǒng)方式來作為數(shù)據(jù)庫記到的補充，在事先制定好的記到格中勾勾畫畫，這樣一旦遇到增減刊等問題的出現(xiàn)，記到格就很不容易變更，提前做好的紙質(zhì)記錄表就會被打亂。同時，這樣的表格中也無法體現(xiàn)某期次期刊的到貨時間等復(fù)雜信息。顯然，手工記到并不能作為不完善自動化記到系統(tǒng)的一個很好的補充。

2.ilasⅡ系統(tǒng)記到的缺陷。記到工作瑣碎而繁復(fù)，是一項動態(tài)滾動的工作任務(wù)。需要隨時查詢商家的發(fā)刊情況，還要根據(jù)實際到貨情況進行比對，同時要通過數(shù)據(jù)庫平臺向讀者真實反映期刊到館的狀態(tài)。這過程中涉及到的操作細節(jié)比較多。現(xiàn)在的圖書館數(shù)據(jù)庫平臺自動化程度比較高，可以實現(xiàn)很多的工作任務(wù)。但是，并不是所有的記到任務(wù)細節(jié)都能夠通過圖書館數(shù)據(jù)庫平臺來實現(xiàn)。并且，自動化系統(tǒng)本身還存在許多有待改進的地方。

（1）查缺、催缺功能的不完善。現(xiàn)刊管理中一項重要的任務(wù)是期刊的查缺，查缺工作需要做的任務(wù)就是根據(jù)商家提供的發(fā)貨信息，找出未到的期刊期次，并查明缺失原因。期刊缺失可能存在的原因有三種：一種原因是期刊并未發(fā)貨，在商家網(wǎng)站的發(fā)貨信息中也顯示“未發(fā)貨”狀態(tài)。第二種原因可能是供貨商已發(fā)貨，但是圖書館這邊卻沒有收到。在商家網(wǎng)站的發(fā)貨信息網(wǎng)頁中有具體的發(fā)貨時間和該期刊所在的包號，以及與其同包號中的其他期刊名稱、期次等。這里面可能就存在著商家清點失誤或者中途運輸過程中出現(xiàn)紕漏等問題。第三種原因是在圖書館驗收期刊過程中可能出現(xiàn)了丟刊。無論以上哪有情況出現(xiàn)，都需要記到員查缺時確定以下幾個信息：期刊缺期的卷期次，該次期刊的發(fā)貨時間，其所屬包號，同包號下的其他期刊是否已經(jīng)到貨等。而這些信息想在ilas系統(tǒng)中一一標(biāo)注是不可能的，這就需要有另一種輔助記到方式來幫助實現(xiàn)，方便后面催缺工作的進行。

在ilasⅡ系統(tǒng)現(xiàn)刊管理中有專門的催詢處理的列表式和混合式兩種功能。但經(jīng)使用后發(fā)現(xiàn)，這兩種功能并不能達到記到工作的精細要求。一是因為西文期刊并一定按照某一期刊正常卷期次的次序來發(fā)貨，二是因為西文期刊本身存在比較頻繁的增減刊問題，所以商家提供的發(fā)貨信息隨時有變更的可能性。這就造成了記到人員在ilasⅡ記到中對卷期次的定位與商家提供的發(fā)貨信息中的卷期次定位存在較大的出入。而目前，ilasⅡ系統(tǒng)是沒法實現(xiàn)自動化比對來解決這一問題的。如果記到人員在每年年終的時候?qū)⑷^當(dāng)年訂購的所有期刊逐個核對，用手工統(tǒng)計出缺刊記錄，那么這項工作進行起來將會非常麻煩。

（2）糾錯功能的缺失。現(xiàn)刊記到工作，看似簡單，實則不然。需要記到員對現(xiàn)刊及時、準(zhǔn)確記到，向讀者真實反映數(shù)據(jù)庫查詢所顯示的館藏信息。數(shù)據(jù)輸入是人工操作，在記到中一些細微的數(shù)字或符號常常因為記到員的一時疏忽而被錯記或漏記。但是ilasⅡ系統(tǒng)并沒有提供數(shù)據(jù)的糾錯功能，一旦出現(xiàn)錄入錯誤，等后臺數(shù)據(jù)已經(jīng)呈現(xiàn)到前臺后再糾錯就只能人工一點點的去查找了，這樣會非常麻煩，而且也容易由于記到員的疏忽而漏看。這也是ilasⅡ記到中常見的問題。

（3）未建立總記到記錄與各批次記到記錄之間的聯(lián)系。在記到工作中，期刊發(fā)貨是分批次進行的，每次到貨后，記到員都會根據(jù)商家提供的當(dāng)次發(fā)貨信息的電子表格來對到貨期刊進行清點、比對、整理，以完成該批次期刊到貨情況的統(tǒng)計。同時，記到員也需要一個年度記到總表來總覽全部期刊當(dāng)年所有期次的到刊情況。這樣不但可以方便最后查缺工作的進行，也可以為下年度期刊采訪、訂購工作提供參考。這就必然需要在分次統(tǒng)計與全年總表之間建立一個聯(lián)系，只有實現(xiàn)自動化的這個聯(lián)系才能方便記到員的查缺。如果僅依靠手工查詢，不僅容易出錯，也耗時耗力。而目前的ilasⅡ系統(tǒng)恰恰未實現(xiàn)這種自動化的任務(wù)功能，

四、結(jié)束語

綜上，本文梳理了在西文現(xiàn)刊記到工作中筆者發(fā)現(xiàn)的各種問題，有助于今后有針對性地改善記到工作的方法流程，也有助于探討未來圖書館操作系統(tǒng)軟件進一步升級改進的努力方向，使之更加貼近實際工作，減少不必要的重復(fù)性勞動與失誤性操作帶來的無謂損耗。

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