檔案記憶觀視野下的企業檔案管理

劉一凡

摘要：隨著時間的推移，人們思維意識的成長，越來越多的人開始把目光放在集體記憶上，而集體檔案則成了集體記憶的有利借鑒，檔案管理工作與集體記憶之間的關系也隨時間漸漸得到了人們的認同。之所以會有這樣的現象，是因為在過去的研究情況和進展表明，一個團體乃至一個國家一個民族的記憶是其中的所有個體通過各種媒介所獲得的，在這些媒介之中，檔案是最為直接、最為有力，同時也最受信任的一種方式。因為檔案依據實情實景適時地做出了有效的、可信的記錄。長久以來檔案隨著時間的日積月累，自然為人們的集體記憶提供了可以信賴的依據。

關鍵詞：檔案記憶觀；企業；檔案管理

中圖分類號：G2759文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2016）01-0179-02

國際上的檔案管理者已開始意識到并將他們所意識到的記憶觀念形成相應的理論體系，從而呼吁人們能將其作用到實踐過程中去，進一步敦促人們自行地參與檔案的構建與維護，從而完成其對于集體記憶的保護與構建。并以此為己任，自覺地行成構建和保護檔案就是維護和集體記憶的過程。總而言之，不論是“集體記憶”，還是“社會記憶”，都在時間的推移中得到重視并成為檔案管理者們的關注熱點。其實，早在1950年召開的首屆國際檔案大會上，就已經強調了檔案工作與集體記憶的關系，并且認為“一個國家的歷史檔案作為一個國家的歷史證據是可以證明一個國家的靈魂的材料。檔案作為國家的重要材料，其保存也是至關重要的，同時記錄著一個國家各級行政機關的相關記憶。” [1]那么檔案館的重要性則不言而喻。當然，當年這樣一個觀點的提出也成為了廣大檔案工作者一直以來的信仰與追求。時代在變化著，檔案人的觀念也不斷地推陳出新，但是追溯其本源，都是在不斷提升檔案在集體記憶中的地位，并強調其重要性。最近的幾年里，國內的檔案記憶者也不斷地強化了檔案自覺的意識，大多數檔案人都傳承著檔案精神，自覺維護著并將集體記憶的記錄、保存與管理作為己任，并將這一理念用于實際，付諸生活。

在互聯網時代，隨著檔案記憶觀的行成與發展，人們已經將家庭、群體、社會、國家、民族的記憶與檔案有機地串聯到了一起，由于檔案記憶觀的中心就是對記憶屬性的認識，那么作為封存記憶的檔案館的整理與維護就顯得尤為重要。[2]負責檔案的相關工作人員要認真工作，正確對待自己的本質工作，新的時代，新的時期，工作人員也應有自己的新思路、新觀念。以互聯網時代為契機，在檔案記憶觀的引導下，無論是企業還是個人，都應順應潮流，高效地利用現有的資源優勢，不斷改進原有的傳統的檔案管理方法，以求高效改進檔案管理效率。

一、完善企業組織記憶，從企業內部積極建立檔案開始

企業作為整個社會組成的一部分，一個企業的集體記憶保存的完整程度在某種程度，或者某種意義上來說反映了一個社會、一個民族，對于集體記憶的認識程度。換句話說，企業的改革關乎整個民族的經濟動向，企業的發展體現了國家的政治經濟水平，那么企業中的組織集體記憶就體現了社會記憶的一個方面。任何一個企業管理人都知道，檔案的管理有時關乎企業的存亡，同時，一個階段內的檔案整理起來就是一個企業在某一時期的發展史，正因如此，檔案的構建與管理是有著極大價值的。在信息多維化的今天，對企業而言，文件的產生形式多種多樣，任何信息都可能通過各種形式生成一個文件，因此，作為檔案的管理和構建人員要全面地搜集企業的完整檔案，并做好企業內員工的思想動員。[3]養成“檔案觀”的意識，積極建立檔案，為信息的搜集提供援助。

（一）要明確檔案的真實性和完整性

在現實工作中，檔案人可能碰到各種各樣的突發情況，作為企業檔案人，要客觀完整地搜集信息，把握現階段的企業發展動態，多維搜集各種活動的相關資料，并整理出有效的管理檔案，遵守檔案人的行業準則，以真實、完整為出發點，進行企業檔案管理。

（二）建立數字化檔案管理資源庫

前文多次提到互聯網時代要改革，那么作為一直以來流傳下來的檔案制度與方法究竟要如何改革？明確的答案且行之有效的方法就是建立企業數字化檔案管理資源庫，利用信息手段，真正做到多方位的搜集信息、整理信息，同時利用信息系統的優勢完善信息保密系統，達到舉一反三的效果。更加確保了企業檔案的完整，真實，有效，保密。

二、科學有效地整理企業檔案

在建立了完整的企業檔案后，科學有效地管理同樣是重中之重。檔案管理者的責任有時不僅僅是物質生活的保障，同樣是一個群體精神生活的記錄。那么，科學有效地整理企業檔案就是企業內部的整體選擇，沒有例外了。

（一）真實的企業記憶有助于企業發展

企業檔案管理的真實性是一切組織記憶的基礎。在激烈的市場競爭中，一個企業的問題就將是另一個甚至幾個企業的機遇。所以想做到企業的可持續發展，保證企業記憶的真實性是前提。同樣，在企業內部，想要對一個階段的企業發展做出鑒定，也必須依據真實的檔案數據，管理者才可能做出正確的決斷，因此，檔案的真實性也是企業鑒定的依靠。

（二）企業檔案分類整理，與企業發展戰略相一致

由于每個個體都可能是信息的輸出者，每個個體也都可能參與到集體記憶的任何一個部分，可見，集體記憶的信息之繁雜。作為企業信息管理者，要明確企業的發展戰略，將管理檔案進行有機的分類，并整理出與企業發展步伐相一致的企業檔案，明確哪些是有利于企業近期發展的，哪些是檔案“雞肋”，哪些是無用的檔案。同時，檔案工作者還應當積極配合企業管理者，將適用于企業發展的，有利于企業借鑒的信息逐一整理歸納，做好備注，方便日后借鑒利用。

（三）保障數字檔案系統的安全性

在檔案記憶觀的引導下，在互聯網時代的促進下，數字化檔案資源庫是大家所倡導且順應時代發展的。然而任何發展都不是盲目的，數字化檔案庫在帶來方便的同時同樣會面臨種種問題，如系統癱瘓，數據失效，黑客侵入盜取數據，病毒侵入丟失數據，種種問題都是檔案管理者所擔心的，正如之前提到的，檔案的保密性、真實性，都可能關乎整個企業的未來，甚至存亡。而由于數據管理不當造成企業癱瘓，或者商業機密丟失是最為致命的。因此，企業需要長期的技術監控以保證對數字信息庫的長期有效控制。對于系統化的企業檔案，要確保其長期可讀狀態，同時保證其安全不被篡改，對外注意防火墻設定，防止商業機密丟失等。總之，數字化的檔案管理系統就要配備數字化的安保系統與監控系統，明確檔案管理重要性，維護其真實性、完整性，擴大其可利用性。

三、企業檔案信息開發利用及其發展意義

（一）企業檔案信息的開發

一個想要長期發展走可持續發展的企業必定要有屬于自己的企業文化與企業榮譽感，而最能體現企業榮譽感的莫過于企業在歷史上的豐功偉績。建立企業組織記憶，規劃好企業檔案無疑是提高員工對企業的信心與認同感的最好方式。如馬云的阿里巴巴集團，自2012年開始的“雙十一”項目及“雙十二”項目，每年都會給阿里巴巴集團帶來巨額收入，而建立企業檔案，尤其是2015年的“雙十一”，馬云在全球范圍內直播交易額突破百億的時間，直接給消費者和員工帶來巨大的沖擊。相對應的建立起“雙十一”交易額過百億時間檔案，將每一年的交易額過百億時間信息匯總并做出比較，在增強員工認同感的同時，也能激發員工的競爭心理，極大地提高員工的積極性和工作榮譽感，對一個企業的可持續發展有著至關重要的作用。

（二）企業檔案信息的利用

企業檔案信息作為提高員工認同感和工作積極性的重要工具，不但要建立，更要合理地利用。并不是將企業的檔案信息記錄并封存，而是要與實際相結合，選出對企業發展有利的部分展示給員工與外界。一個好的企業檔案信息展示，無疑會帶給消費者巨大的信心，其效果更優于廣告。如蘋果公司在蘋果6 s p上市的時候并沒有花費巨額的廣告費，而是將歷代蘋果產品在全球的銷售量及蘋果6 s和蘋果6 p的預計降價“不小心”透露出來，就引來了無數“蘋果粉”的狂熱瘋搶。由此看來，在實際管理中，企業不妨將企業檔案進行整合，選出有利的部分加以推廣，以這種形式將企業檔案信息形象呈現在全社會的目光下，無疑是企業最好的宣傳。

（三）企業信息檔案建設的意義

一個企業的檔案是記錄企業從無到有，從渺小到龐大的見證，是企業在長期發展中留下的印記，是企業走可持續發展道路最重要的保證，是提高企業員工認同感、集體榮譽感和工作積極性的工具，也是對企業自身宣傳的最好的廣告，對于企業在未來的發展道路上有著至關重要的作用。所以，在新時期的經濟背景下，發展好、更新好、保護好企業檔案管理措施，是企業長期發展，走可持續發展道路最重要的目標和前提。

參考文獻：

[1]李穎. 檔案記憶觀視野下的企業檔案管理探析[J].檔案學通訊，2013（01）：31-34.

[2]于洪菲. 在檔案記憶觀視野下企業檔案管理的探究[J].赤子（上中旬），2014（15）：260.

[3]李楠. 檔案記憶觀視野下的企業檔案管理探析[J].辦公室業務，2015（12）：52-53.

責任編輯：張麗