新形勢下機關文書檔案信息化管理探究

鄭琳菁

摘 要：機關文書檔案是反映行政機構在從事黨務、行政事務等活動，國家工作人員可以根據這些記錄，管理的各類行政事務活動 ， 比如財務管理、人事調動、業務分配等。機關文書檔案的信息化各管理，有助于解決科學決策難題、行政活動強化管理、行政項目研究等各方面的問題，，使國家機關更規范、更高效的運轉。在新形勢下機關文書檔案信息化管理是當前工作的重點，要提高機關檔案信息化管理水平，加強工作人員的管理能力，為和諧社會建設提供更優質的服務。

關鍵詞：機關文書；檔案；管理

1 機關文書檔案信息化管理探究的目的和意義

機關文書檔案工作記錄有著傳承歷史，服務現在，造福將來的作用，是社會主義建設事業不可或缺的。為了更好的提高機關工作效率，保證工作質量，切實維護機關真實的歷史面貌，借助信息化技術，利用信息技術的優勢，來推進機關文書檔案信息化管理建設，是一項重要和艱巨的基礎性工作。在如今信息化高速發展的條件下，各種計算機硬件、軟件的采用，以及各種信息化技術的加入，極大的提高了對文書檔案的快速處理能力，各種文件、文檔都可以通過網絡進行快速傳遞，有效的改善了文件在傳遞途中的安全性，完成了傳遞的及時性。因此，機關文書檔案信息化管理有助于國家機關更規范便捷、高速有效的運轉，也為國家積累了大量的檔案財富，充實了檔案館的實力基礎，更好的提高機關文書檔案管理水平，為實現和諧社會建設提供更有效、更便捷的服務。

2 機關文書檔案信息化管理的現狀

1、機關文書檔案信息化管理工作需要進一步規范化。隨著科技的發展，辦公自動化水平也在近一步的提高，文書檔案管理水平也得到顯著提升。由于信息化辦公平臺在不斷的升級換代，在轉換的過程中容易造成一些電子文件難以查詢，還可能使一部分的文檔、數據丟失，存在著嚴重的安全隱患。所以，行政文件需要及時梳理，第一時間內按照電子檔案的要求轉交機關檔案室來保管。由于機關的文書檔案都在各部門的擬稿人的電腦上，分散性大，將其統一管理有較大的難度，共容易出現數據丟失。隨著工作方式升級變化，大量的辦公、辦事都是在網上進行，這就要求我們工作人員對電子文件的使用、保存、保管能力更加熟練和精湛。

2、機關文書檔案管理工作人員的專業素質需要進一步的提高。大量的檔案管理部門都具有相對穩定的檔案管理工作人員，管理部門對文書檔案也實施了規范化，使文書檔案的管理工作效率大幅度提高。但有部分文書檔案管理人員是辦公室人員兼職，接受的專業技能不多，專業素質及文化程度相對來說不高，有的檔案部門管理工作人員流動性太大，使得檔案管理文件、文檔的保存的穩定性也差。還有個別部門的管理工作人員年紀偏大，對于時時更新的辦公軟件技能不能適應，這些情況都是不能適應機關文書檔案信息化管理工作的。

3、機關文書檔案信息化管理的投入需要加大。機關文書檔案管理信息化是將來的發展趨勢，由于高科技、高技術的加入，以及所涉及到的各個面也是相當廣闊，這其中包括了部門里辦公用的電腦、網絡設備、辦公軟件、硬件等，還有相關業務的開發、日常維護等，以及與其他部門的相關業務的發展，維護、運行等等，都需要投入大量的資金。但是結合當前一些部門的情況來看，明顯的可以看出這些部門對文書檔案管理信息化的投入存在著一定的不足。一些對信息化管理工作沒有得到充分認識機關單位，在機關文書檔案信息化管理的投入更是微乎其微。機關文書檔案信息化管理在資金上如果沒有得到保障，會嚴重的影響到機關文書檔案管理工作在信息化建設的發展。

3 機關文書檔案信息化管理的完善

1、加大機關文書檔案信息化管理的規范力度。

由于機關單位的部門眾多，涉及到的機關文書擬制工作部門太多，擬制人員也就比較分散，再加上一些部門和個別管理工作人員對文書檔案管理工作的不夠重視，使得文書檔案管理工作處于薄弱邊緣。在紙質和實物檔案管理中，由于機關各部門對草擬的稿件、文件，能夠保存實物，一般都能做到及時、準確、全面歸檔。在電子檔案管理中，擬制的文件有的沒有保存，或者保存的是完稿的電子文件。尤其是對領導的每次修改和批示的痕跡，這是無法在電子檔案中顯示的，并且這些電子文件、擬制稿件是無法更好地進行集中管理的，特別容易丟失。查找其出現的原因，主要是一些工作人員在思想上沒有引起高度重視。因此，一定要提高工作人員在信息化條件下對機關文書檔案管理的認識，借鑒其他部門經驗，總結自己的問題，根據這些情況制定出科學的工作流程符合本部門的工作制度，確保機關文書檔案信息化管理工作落到實處。

2、提升機關文書檔案管理人員的專業素質

機關文書檔案管理事業的信息化，機關文書檔案管理工作的科技進步加速化，關鍵在于提高檔案管理人員的素質。一、加強機關文書檔案管理隊伍建設，選擇有上進心、責任心、有能力且作風正派的人員從事機關文書檔案管理工作。要關心他們的工作和生活情況，及時的幫助他們，以便更好的培養教育他們，激發他們潛能，發揮他們的積極性和創造性。二，要引進一批高文化、檔案管理專業素質強的人才，使他們融入隊伍并擴散他們的專業能力，將機關文書檔案管理隊伍得到充實和發展壯大。三，加強對現有的機關文書檔案管理工作人員的教育和培訓，完善他們的的專業技能，使他們熟練并且精確的掌握專業技能。引進專業人才，加強機關文書檔案人員專業技術培訓，訓練出一支高素質、高技能的專業文書檔案管理隊伍，是加快推進信息化進程，提高機關文書檔案信息化管理的必然趨勢。

4 解決電子文件保存及安全問題

數字技術快速發展使電子文件的存儲變得復雜困難，記錄、存儲電子文件的產品換代加快，這就使得電子文件離開原生載體，容易造成數據丟失。針對這個問題人們采用了更新技術，將電子文件復制到另一個載體上。更新技術解決了電子文件因載丟失的問題，從而可以當好的保存下去。也可以通過對電子文件的遷移，保留電子文件的原始完整性，和檢索能力。當然，遷移技術的費用是很高昂的，有保存價值的電子文件，可以合理的適用遷移技術。利用再生性技術保存電子文件，可以更好的保存文件。光盤存儲技術和檢索快速度等優點對檔案工作產生了巨大的影響，但是光盤技術也存在嚴重缺點，標準低、存儲時間短、存儲量小都是嚴重的問題。而縮微技術正好彌補了光盤存儲技術的缺點，解決了標準低、存儲時間短、存儲量小、費用高等問題。對于電子文件的安全，可以采取加密技術，通常情況下是加密是保護電子文件安全的重要方法，并且電子文件加密方法多種多樣。也可以建立備份恢復系統，防止文件丟失，備份恢復原始的信息。

5 結論

在我國經濟社會高速發展下，對機關文書檔案管理工作的創新，轉變領導干部的管理觀念，強化工作人員的責任意識，促使機關文書檔案信息化管理的規范化。采用高科技信息化管理，提高管理人員的綜合素質，可以加快機關建設，更好的服務社會和大眾，對機關文書檔案信息管理的現狀有著深遠的意義。

參考文獻

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