淺析檔案的編研工作

馮丹東

摘 要：在新形勢下，傳統的單一的管理方式已不能完全滿足檔案管理工作需要，加快推進檔案編研工作勢在必行。本文從概念、特點、程序多方面對檔案編研進行論述，對單位提升檔案管理質量起到了重要作用。

關鍵詞：檔案；編研；利用；匯編

0 引 言

隨著我國科學技術和經濟建設的飛速發展，國家對企事業檔案的科學管理也提出了更高的要求。在目前的檔案管理活動中，已將檔案的編研列為考核的一項任務，要求我們的檔案部門從只提供原始的、單一的、零散的信息轉變到提供綜合加工的高層次的信息，這就促使我們檔案人員要學習研究編研知識，具備編研能力。編研工作是檔案利用工作發展到一定階段的產物，它是其他工作方式所不能代替的一項工作。編研工作以館藏檔案信息為主要對象，以滿足社會利用檔案信息的需要為主要目的，在研究的基礎上編輯評介材料和原始素材，加工資料和專門著述，以便進行檔案信息反饋。它是幫助我們提高處理信息的速度和質量、擴大信息反饋影響的一種必不可少的特殊方式。在實際工作中，我們的編研工作在認識和理論上還有許多問題值得進一步研究和探討，這里僅對檔案編研過程中一些具體問題進行簡單探討。

1 編研的概念

編研就是對檔案進行匯編和研究，就企業檔案的編研具體講就是根據需要按一定的專題將檔案經過加工匯編成各種參考資料，撰寫專著和論文，編史修志等都屬于檔案編研的內容。檔案編研成果的范疇就是對一次文獻（原始檔案）進行二次加工得到的二次文獻，在二次文獻的基礎上再進行加工得到的三次文獻，以此類推到多次文獻。什么是匯編呢？匯編是根據本單位中心或專項工作的需要按照一定的題目對原始檔案進行加工，綜合匯編而形成的檔案編研成果。匯編又分摘錄式、全文式、介紹式三類。摘錄式匯編以一個專題或一個階段為課題對一組檔案材料的關鍵和主要內容進行摘錄或論述，采取總編輯的形式而形成的參考資料。如各種檢索工具以及分類卡片、著錄卡片、各類基礎數據匯編、獲獎科技成果匯編、設備圖冊匯編等；另一類匯編是全文式匯編，按照某個專題將利用頻繁的檔案原件匯集成冊，如歷年批復文件集、違法違紀人員的處理決定文件匯編等。還有一類匯編是介紹式匯編，根據生產、建設、科研的需要以文字敘述的方式將有關某個專題、工程項目或產品作專門的報道。如全宗介紹、科研成果簡介、大事記等，匯編主要是對檔案進行二次加工的產物。

2 檔案編研的目的和特點

檔案是信息系統中最重要的一個組成部分，編研的目的就是為了迅速、完整、準確地提供篩選、提煉和綜合加工的信息，以滿足利用者的需求，為各項工作開展超前服務和定向服務，使我們的提供利用工作變被動為主動。

企事業檔案的編研不同于檔案館的編研，它的特點一是：第一，偏重于現實和對經濟建設有參考價值的檔案信息的加工，而不是偏重過去，偏重于歷史史料的加工；第二，主要是為本單位利用、查考，因此多為內部刊印；第三，是以編為主，編研相結合。根據企事業各項工作的需要也要產生一些高層次的深加工的編研成果。

3 編研的程序和編研成果的內容結構

編研的基本程序為：選題——選材——加工編排——加按作序——校對審核——刊印6個環節。

選題是編研的重要環節，選題即確定匯編的題目，必須依據三個條件。一是根據現實和本單位中心工作的需要，要遵循為企事業生產經營、科研和管理服務的原則，選題要立足于實際工作中對生產、科研和管理工作中尚未解決的問題；二是根據庫藏檔案完整齊全情況，檔案不齊不全就影響編研的質量；三是考慮編研的力量。

選材是編研的關鍵環節，編研成果的價值如何，對實際工作的指導作用如何，主要取決于編研的內容，選材最基本的要求是其真實性。檔案材料的加工、編排，需要認真地研究，要按照一定的邏輯關系和有機聯系分類排列，正確處理好文字、標記等方面的問題。

編研成果的內容為：封面——前言——目錄——正文——封底。

封面寫編研的標題、責任者和編輯時間，目錄要指明所選編材料的名稱和所在頁數，正文是編研的主體部分，另外再附上封底、頁碼，這就構成了一本完整的編研材料。

我們作為企事業檔案室的工作人員，應加強信息編研，努力改善利用條件。企事業檔案室應全面履行綜合性職能，一方面要積極編制各種檢索工具，改變以往檢索工具單一、分類檢索工具和輔助檢索工具少的狀況，適應開放型、多層次、高效率提供服務對象的需要。從企業實際出發，區別不同門類檔案的特點，按照方便保管和利用的原則，并考慮到從當前的手工檢索向將來的計算機檢索過渡的長遠需要，在編制全宗介紹、案卷目錄等檢索工具的同時，注意加強專題檢索卡片和主體標引卡片等的編制；另一方面要投入力量，深化檔案信息編研工作，對檔案信息進行分析、研究、歸納、綜合、加工編制專題匯編、專題資料、大事記等參考資料，提供二、三次文獻資料和反映綜合性、規律性、對比性的信息，為各項工作服務。

總之，企事業檔案室的編研工作應當使檔案檢索工具編制得更加科學適用，更有效地揭示檔案信息的內容，以增加利用的深度和廣度，提高查準率和查全率，方便開發利用。

主要參考文獻

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