高校檔案的管理現(xiàn)狀*

舒暢（遼寧大學(xué)　檔案管理中心，遼寧　沈陽(yáng)　110036）

高校檔案的管理現(xiàn)狀*

舒暢
（遼寧大學(xué)檔案管理中心，遼寧沈陽(yáng)110036）

摘要：本文采用理論聯(lián)系實(shí)際的方法分析高校檔案的管理現(xiàn)狀，針對(duì)各方面問(wèn)題，提出適合的對(duì)策，使之更加符合高校的要求，進(jìn)而使高校管理工作由經(jīng)驗(yàn)管理發(fā)展為科學(xué)管理，具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；管理現(xiàn)狀

*注：本文為2015年度遼寧省經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展課題要要要遼寧省檔案教育共享平臺(tái)的搭建與運(yùn)行策略研究（2015slkttsg-01）階段性研究成果。

Abstract:Adopting the method of linking theory with practice, this paper analyzes the present situation of archives management in colleges and universities, and put forward appropriate solutions to the problems, so as to make it better meet the requirement of colleges and universities, and accelerate the transformation of management work from experience management to scientific management in colleges and universities, which has a very strong real-istic guiding significance.

Keywords:university; archives; management status

檔案的管理主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是對(duì)檔案實(shí)體的管理；二是對(duì)檔案內(nèi)容信息的管理。檔案的實(shí)體管理包括檔案的收集、整理、保管等內(nèi)容，檔案內(nèi)容信息的管理包括檔案的檢索、提供利用、編研等內(nèi)容。

為了能夠更加全面的反映目前我國(guó)各類高校的檔案管理現(xiàn)狀，筆者分別從遼寧省內(nèi)選取9所高等院校來(lái)進(jìn)行調(diào)研。其中從部屬普通高校中選取三所院校；省屬普通高校中選取三所院校；市屬普通高校中選取三所院校。為此，筆者選取七個(gè)指標(biāo)：檔案部門的行政級(jí)別、檔案館舍建筑面積、檔案專職人員情況、檔案工作經(jīng)費(fèi)、檔案保健發(fā)放情況、檔案辦公設(shè)備及檔案數(shù)字化情況來(lái)揭示高校檔案的管理現(xiàn)狀。

一、檔案部門的行政級(jí)別

從表1中我們可以看出，部屬普通高校檔案部門的行政級(jí)別多為正處級(jí)和副處級(jí)；省屬普通高校檔案部門的行政級(jí)別多為副處級(jí)，也有一些為科級(jí)；市屬普通高校檔案部門的行政級(jí)別多為科級(jí)。各高等學(xué)校的檔案工作在校（院）長(zhǎng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由一名校（院）長(zhǎng)分管，并根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，建立綜合檔案室或檔案館。

“綜合檔案室的建制應(yīng)按學(xué)校規(guī)模確定。凡全日制在校生規(guī)模三千人以上為副處級(jí)，三千人以下為正科級(jí)，由校（院）長(zhǎng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)。檔案館為系處級(jí)建制，由校（院）長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)。”于

二、檔案館(舍)建筑面積

表2　檔案館（舍）建筑面積

從表2中我們可以看出，部屬普通高校檔案部門的檔案館舍總建筑面積一般大于1000m2；省屬普通高校檔案部門的檔案館舍總建筑面積一般大于500m2；市屬普通高校檔案部門的檔案館舍總建筑面積一般在500m2以下。辦公用房面積和閱檔室面積存在較大差異，從十幾平到幾百平不等，在總建筑面積中占的比重很小。而庫(kù)房面積在各類院校中均占較大比重，而面積大小也基本與院校級(jí)別相符。

表1　檔案部門的行政級(jí)別淤

表3　檔案專職人員情況（單位：人）

三、檔案專職人員情況（表3）

從表3中我們可以看出，部屬普通高校的檔案專職人員較多，學(xué)歷分配較為均衡，碩士、本科、專科均占有一定的比例，職稱分布也較為合理，均配有檔案專業(yè)和計(jì)算機(jī)專業(yè)的人員；省屬普通高校檔案專職人員數(shù)量相差較大，很多沒(méi)有配備碩士學(xué)歷的檔案管理人員，也沒(méi)有正高職稱的工作人員，有檔案專業(yè)的管理人員，但計(jì)算機(jī)專業(yè)的人員有的則很缺乏；市屬普通高校檔案專職人員數(shù)量在三種類型院校中最少，沒(méi)有碩士學(xué)歷的檔案管理人員，但是有很多院校也沒(méi)有專科學(xué)歷的檔案管理人員，有的甚至全部為本科，說(shuō)明有些市屬普通高校在人員學(xué)歷上還是很重視的。職稱上也沒(méi)有正高職稱的工作人員，有的甚至連副高職稱的人員也沒(méi)有。在專業(yè)分配上，有的既沒(méi)有檔案專業(yè)的人員，也沒(méi)有計(jì)算機(jī)專業(yè)的人員，而有的則做得很好，很注重檔案部門的專業(yè)性，人員全部為檔案專業(yè)和計(jì)算機(jī)專業(yè)的人員。

四、檔案工作經(jīng)費(fèi)

表4　檔案工作經(jīng)費(fèi)（單位：萬(wàn)元）

表5　檔案保健發(fā)放情況

從表4中我們可以看出，部屬普通高校檔案工作經(jīng)費(fèi)存在較大差異，從6萬(wàn)到30幾萬(wàn)；省屬普通高校檔案工作經(jīng)費(fèi)差異不大；市屬普通普通高校檔案工作經(jīng)費(fèi)從幾千到幾萬(wàn)元不等，有的甚至能趕上部屬普通高校的最低水平。再?gòu)哪甏峡锤黝愒盒Ｃ磕晖度氩顒e不大。這說(shuō)明雖然各類學(xué)校的經(jīng)費(fèi)有一定差距，但檔案工作經(jīng)費(fèi)的多少，占學(xué)校總費(fèi)用中的比例關(guān)鍵看領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。“高校檔案工作所需經(jīng)費(fèi),應(yīng)單獨(dú)立項(xiàng)，列入學(xué)校預(yù)算，統(tǒng)籌解決。”盂在調(diào)查中筆者發(fā)現(xiàn)，也有一些高校檔案工作經(jīng)費(fèi)不單獨(dú)立項(xiàng)，而與其他單位（如校辦）一起，這是不利于高校檔案工作的發(fā)展的。

五、檔案保健發(fā)放情況

從表5中我們可以看出，部屬普通高校和大部分市屬普通高校都有檔案保健費(fèi)用，只不過(guò)有的按天計(jì)算，有的按月計(jì)算，但總數(shù)差別不大。而很多省屬普通高校卻沒(méi)有發(fā)放檔案保健費(fèi)用，這樣我們就可以看出，并不是這些學(xué)校沒(méi)有這筆錢，而是他們還沒(méi)有意識(shí)到檔案人員工作的特殊環(huán)境。對(duì)檔案工作也沒(méi)有給予足夠的重視。

六、檔案辦公設(shè)備

表6　檔案辦公設(shè)備（單位：臺(tái)）

從表6中我們可以看出，部屬普通高校和市屬普通高校基本上都能保證每人一臺(tái)計(jì)算機(jī)，有的院校的計(jì)算機(jī)數(shù)量甚至超出了檔案人員的數(shù)量，而有的省屬普通高校甚至不能保證每人一臺(tái)計(jì)算機(jī)，那又將如何開(kāi)展檔案數(shù)字化呢？各類院校的服務(wù)器擁有情況差不多，都有沒(méi)有購(gòu)買服務(wù)器的院校，而有的院校甚至購(gòu)買了多臺(tái)。其他辦公設(shè)備如掃描儀、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)、打印機(jī)、刻錄機(jī)，各類院校基本配置齊全，不過(guò)在數(shù)量和性能上還是有差異的，因?yàn)楣P者在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)有的院校檔案部門的辦公設(shè)備是其他部門淘汰下來(lái)的。

七、檔案數(shù)字化情況

表7　檔案數(shù)字化情況

辦公設(shè)備的數(shù)量、性能和檔案人員的數(shù)量、素質(zhì)以及檔案經(jīng)費(fèi)的投入情況決定了檔案數(shù)字化的進(jìn)程。從表苑中我們可以看出部屬普通高校的數(shù)字化情況較好，基本實(shí)現(xiàn)了館藏全部檔案案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)字化，而全文數(shù)字化的程度也還是比較高的，但還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)全部全文數(shù)字化。省屬和市屬普通高校的數(shù)字化程度差不多，只是實(shí)現(xiàn)了近十幾年檔案的案卷級(jí)目錄數(shù)字化，而有一些院校文件級(jí)目錄數(shù)字化還沒(méi)開(kāi)展，全文數(shù)字化大多數(shù)院校基本沒(méi)有開(kāi)展。

注釋

①說(shuō)明：筆者在文中隱去了遼寧省內(nèi)這9所院校的名稱，為了便于區(qū)分，用數(shù)字①-⑨來(lái)表示.

②普通高等學(xué)校檔案管理辦法[S].國(guó)家教育委員會(huì)令第6號(hào)，1990：第二章第五條.

③普通高等學(xué)校檔案管理辦法[S].教育委員會(huì)令第6號(hào)，1990：第四章第十四條.

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中圖分類號(hào)：G647

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號(hào)：2096-000X（2016）0猿-0161-03