溝通就要一對一

信息的采集、傳送、整理、交換，無一不是溝通的過程。良好的溝通如同一條通暢的血管，可以為企業(yè)源源不斷地輸血，讓企業(yè)保持活力。

作為一個人力資源專業(yè)人士，我經(jīng)常被問到這個問題：大多數(shù)創(chuàng)業(yè)型公司每天都只是忙著發(fā)貨或完成交易，每周花幾個小時坐下來和員工開會，感覺像是很大的公司才會做的事，根本不能解決眼前的日常問題。

杰克·韋爾奇曾說，“管理就是溝通、溝通再溝通?！弊鳛轭I(lǐng)導者，最好的溝通方式就是一對一。面對面的互動溝通，使員工能夠及時了解管理者的想法，第一時間將自己的想法傳達給領(lǐng)導，避免信息在流通過程中變質(zhì)。同時，這樣的溝通也會強有力地激發(fā)出員工的工作熱情和積極性，增強團隊的凝聚力，避免團隊中產(chǎn)生隔閡，掉進“窩里斗”的惡性競爭中。

有效溝通是什么樣子？

在公司的發(fā)展過程中，有幾件事情尤其重要：第一，招募最好的人加入公司；第二，讓員工有歸屬感，工作富有成效；第三，做出高明的決策，讓員工以之為工作目標。

但在這個過程中，管理者卻只有很少幾樣工具能幫助他們做好這幾件事，而一對一溝通就是最強大的一種。

舉個例子，有一家小公司，他們接下來幾周的會議日程如下。我們看一下一對一溝通是如何在公司運作系統(tǒng)中，起決定性作用的。

如果你的公司很小，所有人都直接向CEO匯報，那么星期一的會議就應該讓整個團隊參加，一對一溝通也應該是CEO與每一個團隊成員進行，不存在部門會議。

如果你有更多的管理層級（副總裁或是部門經(jīng)理），那么CEO就應該與每一個部門經(jīng)理進行一對一溝通，而各部門經(jīng)理則應該與每一個為他/她工作的團隊成員進行一對一溝通。

假如你是某個有幾個層級的公司的工程副總，你每周的工作節(jié)奏會是這樣的：

你的每一個經(jīng)理要與他的直接下屬做一對一溝通，也許這一周要花上6～8個小時。與你其他要做的日常工作（例如面試、救火、項目會議）相比，這件事花的時間可能會最多。

但你可以從中得到很多關(guān)乎企業(yè)發(fā)展的重要信息。

什么是好的反饋

我們都知道教練和反饋非常重要，但大部分人都做不好這兩件事。好的反饋應該及時、持續(xù)并且來源渠道多。

及時：在觀察到工作表現(xiàn)之后能夠立刻給予反饋，是最好的時機。如果有人在某個會議上表現(xiàn)很好，散會之后你應該馬上告訴他。

持續(xù)：在一年的工作時間里，你要持續(xù)給予員工反饋，而不是等到績效考核時才這樣做。

多渠道：同級、下屬甚至客戶都可以是反饋的來源，不能只依賴你自己的觀察。

在保持固定節(jié)奏的一對一溝通后，能夠讓你持續(xù)給予員工反饋，并且保證你的反饋能夠吸收其他團隊成員的意見。

這樣一來，你就可以根據(jù)團隊會議中發(fā)現(xiàn)的問題，進行一對一解決。

當你發(fā)現(xiàn)有個項目進度滯后時，趙明給了你如何解決這個問題的建議；而在你與錢多多和孫小毛的一對一溝通中，你又分別給予了他們反饋意見。讓我們想想看，這其中發(fā)生了什么？

1. 你很快發(fā)現(xiàn)了問題，因此項目得以重回軌道。

2. 趙明感到你在征詢他的意見，而且他的意見是有價值的。

3. 錢多多和孫小毛得到了有價值的反饋。

4. 你或許已經(jīng)消除了錢多多和孫小毛之間正在升級的緊張氣氛。

5. 你意識到自己也需要改進，更好地鼓勵和要求手下各位經(jīng)理之間的互相合作。

如果沒有定期的一對一溝通，也許你要花上好幾周的時間才能獲得必要的信息來解決問題。與此同時，問題有可能已經(jīng)嚴重到無法修補了。

更快更有效地決策

想象一下，在周一的公司級管理例會上，CEO告訴執(zhí)行團隊成員，他很擔憂正在放緩的收入增長，想在下周一之前制定出一個計劃，減緩成本上升的速度。于是，你打算回去和團隊成員一起研究對策。那你一周的工作可能會是這樣：

你與團隊分享了問題所在，通過一對一溝通與他們一起解決問題，在下周一之前你將準備好一個新計劃。這樣一來，一方面，你不需要打亂節(jié)奏趕時間，因為你們的會議早就定好了；也不會因此給任何人制造麻煩——你不需要臨時召開任何緊急會議。另一方面，你給了團隊足夠的時間去貢獻想法，不僅了解到團隊成員對這件事的感受，也安撫他們可能出現(xiàn)的情緒。

最后，在下周一的管理例會上，你將提交一個新計劃。更重要的是，你可以在會上討論團隊是否能接受這個訊息，也可以做些什么來提振士氣。

增強溝通的透明度

對于任何創(chuàng)業(yè)期的公司來說，大家都需要迅速、準確并且透明的溝通。每個人都需要了解公司的情況，才知道自己該如何做出貢獻。沒有人會希望自己是通過流言蜚語才得知公司的重要新聞。

如果你的公司正好在醞釀轉(zhuǎn)型，你也可以利用一對一溝通來管理這個過程。

通過這樣的傳達，高層團隊可以得到幫助公司渡過轉(zhuǎn)型期的機會，并感受到公司對他的信任，他對公司的前途也會更加有使命感。一方面，在宣布轉(zhuǎn)型時，CEO會了解到自己可能會面對的困惑；另一方面，經(jīng)理們提前得到了培訓，知道在接下來一周里將如何與團隊一起消化這個大新聞。

在幫助企業(yè)轉(zhuǎn)型期間，也會讓你的直接下屬得到有價值的訓練。如果將來他們自己運營的團隊要面對類似的問題，就知道該如何處理了。

公司在定期進行了一對一溝通之后，團隊的成員將更加會有歸屬感。公司的問題也不會惡化，員工的情緒不會被壓抑。當你得到員工對問題的反饋之后，可以及時找到改進的方法，有助于公司迅速做出決策，搶占市場。

如何進行一對一溝通

通過上面的案例，作為CEO，你或許已經(jīng)感受到一對一溝通對于企業(yè)發(fā)展的重要性。但要想把一對一交流做好，經(jīng)營者必須轉(zhuǎn)變自己的思路，把員工看成是會面的主導者。因為一對一交流涉及的內(nèi)容可以是緊急事件，可以是新奇的想法，也可以是隱藏于表面之下的積疾。如果在一對一溝通的時候，你自己占據(jù)了主導地位，那可能就沒辦法獲取到重要且真實的信息。

所以，一對一溝通的時間、內(nèi)容都最好由員工來決定。當然，在確定好的時間，員工如果有事處理的話，也可以選擇取消會談。

雖然把主動權(quán)交給了員工，但領(lǐng)導者還是要盡量在交流過程中幫助員工梳理談話的中心和重點?？偨Y(jié)起來，在進行一對一溝通時可以采取這些方法：

1. 每周同一時間做。

設(shè)定每周一次的會議以保持節(jié)奏。即使沒有太多事需要談，你也可以先定一個小時。

2. 不要主動取消會面。

在面談時，由員工自己主導，如果不是員工自己取消的話，你最好不要主動取消。如果團隊需要再等上一周才能與你討論他們馬上想談的問題，你取消的話，他們會感到挫敗和不被尊重。

3. 盡量遠離辦公場所。

待在公司的會議室里很難好好談心，既然選擇了一對一溝通，不如休息一下，離開辦公室，去散步，去吃飯，或者去公園坐一坐。

4. 一定要記好筆記，做好準備。

在所有的會議上，你都應該記下會后需要完成的事情，然后利用筆記來準備下一次會議。

5. 尋求員工的啟迪。

一對一溝通不應該是你沒完沒了地給員工評價，而是帶著學習的意愿走進他們內(nèi)心，并且留出一些時間談談你們雙方的憂慮。

6. 隨機應變。

如果溝通中出現(xiàn)了某個值得關(guān)注且有趣的話題，或者團隊成員需要你的撫慰，一定要拋開事先計劃的議題，深入下去。

7. 記得給予反饋。

找到幾件剛剛發(fā)生的事項，給出你的反饋。這些反饋也包括你從與其他人的一對一中收集的信息。詢問他們對此的看法，然后討論。

8. 探尋團隊成員對彼此的反饋。

這會幫助你更好地指導和管理他們，消除意外，等到需要做績效評估時，你掌握的信息就會多很多。

9. 探尋對你本人的反饋。

使用開放式的問題，允許員工說出腦子里的任何想法，同時也準備好一些更具體的問題，例如：“你覺得我在會上說得足夠清楚嗎？”“你覺得我在團隊上花的時間足夠多嗎？”

10. 放松并且享受。

經(jīng)過一段時間的一對一溝通，你將與大多數(shù)人建立起非常好的關(guān)系。盡管你可能要討論一些棘手的問題，但還是盡量互相信任、打開心靈。這樣你才能夠享受解決問題、讓公司變得更好的過程。