淺談水利工程檔案的管理與利用

韓桂芬　王　津（江蘇省太湖地區水利工程管理處，江蘇蘇州，21155112288）

?

淺談水利工程檔案的管理與利用

韓桂芬王津
（江蘇省太湖地區水利工程管理處，江蘇蘇州，21155112288）

水利工程是人類改造自然、利用自然資源、抗御自然災害的成果，是國家和人民的寶貴財富。水利工程檔案包括從工程立項、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式與載體的歷史記錄，可以為工程建成投產后的運行管理、維修改造等工作提供技術支持。管理好、利用好水利工程檔案，使其在水利工程管理活動中充分發揮作用，更好地為水利事業服務，是水利工程建設者和管理者的共同職責。

一、水利工程檔案在工程運行管理中的作用

水利工程檔案是反映整個工程建設過程的真實歷史記錄，它直接體現了廣大建設者的勞動成果，真實、準確、完整地再現了整個工程建設活動的全貌，忠實反映了建設過程中存在的不足，是了解工程各方面情況的第一手資料，具有重要的參考和憑證價值。

水利工程檔案為水利工程項目的運行和管理提供第一手資料，工程可研性報告、初步設計等文件是建立運行管理機構、編制調度運行方案的依據；工程竣工決算和驗收報告等資料是管理單位接收固定資產、編制會計賬目的憑據；工程竣工圖紙、設備說明書等材料是工程日常維護的技術支撐。

水利工程檔案是水利工程進行維修、更新、改造等活動的唯一設計依據。隨著工程運行年限的增加，受自然侵蝕或人為影響，水利工程建筑物會出現破損，水泵、閘門、啟閉機、電氣等設備也會逐漸老化，往往需要根據具體情況對其進行更新改造或維修加固，這時水利工程檔案就能為項目決策和設計過程提供科學依據。江蘇省常熟水利樞紐加固改造工程在設計和實施過程中，科學參考了常熟樞紐工程水利檔案，避免了不必要的勘察設計工作，還根據工程實際運行情況，對原先的部分設計方案進行了優化，提高了工程運營效率。

水利工程檔案還能為保障自身和周邊其他工程進行安全銜接提供技術支持。水利工程由于其形態、位置和功能的特殊性，經常與交通、航運、電力、油氣管道等行業的工程項目產生交集，比如跨河橋梁、穿河管道等工程，在實施之前必須先行了解所處河道的斷面形狀、護坡護底形式、水文形態等資料。一套完整、準確的水利工程檔案，能為工程設計提供重要的參考作用，使其設計科學合理、嚴謹規范，減小因相互干涉、交叉影響而發生事故的風險。

二、水利工程檔案管理過程中存在的問題

在水利工程運行管理過程中，特別是工程投入使用的初期，需要頻繁使用工程建設檔案。工程建設檔案的質量，直接關系到工程的作用能否得到順利發揮。筆者在多年來單位工程建設檔案的利用過程中，發現普遍存在以下問題：

1.檔案編目系統不科學，同一類型的案卷或反映同一問題的卷內文件排序不連貫，難以查找。

2.案卷和文件題名不規范，案卷或文件題名常常以“（一）、（二）”等數字命名，而不是以時間或內容來命名，導致某些文件，特別是各種圖紙的檢索極為不便。

3.文件材料不夠準確，主要表現在竣工圖與實物不符、反映同一事物的文件內容不一致、聲像檔案的內容和文字說明不一致等情況。

4.接收的文件因時間久遠和頻繁使用，時常出現紙張破損、字跡掉色等現象，不利于長期保管和使用。

5.檔案利用水平低，盡管工程檔案的收集和整理過程已借助計算機軟件進行輔助管理，但尚未具備聯網查詢利用的條件，電子檔案資源無法聯網利用，給野外作業增加了不便。

這些問題增加了水利檔案管理工作的難度，影響了水利工程的運行管理，甚至影響到工程的安全。比如下穿航道的地涵工程，如果實際埋深與竣工圖不符，如果航道拓浚時僅靠竣工圖來設計施工，很可能會破壞涵洞頂部保護層，帶來嚴重的后果。

三、科學管理和利用水利工程檔案的對策

為確保工程建設檔案滿足工程運行管理和更新改造的需要，工程建設單位在檔案管理活動中應當摒棄“重建輕管”的思想，從檔案利用的角度出發，充分考慮管理單位的需求，充分發揮工程檔案“追本溯源、傳承信息、積累經驗”的功能。

1.加強檔案管理工作的組織領導。將檔案工作納入工程建設項目的重要組成部分，按照“統一領導、分級管理”的原則，建立健全檔案管理制度，明確各單位的職責，并有相應的控制措施；同時制定完善的工程檔案管理制度或辦法，配備足夠的人員、設備、經費，保障檔案工作正常開展。

2.嚴格控制歸檔文件的質量。建設單位應當從工程建設的前期工作開始，將歸檔資料的完整、準確、系統及規范化性管理納入工程常態化管理，按照“誰形成、誰收集、誰整理”的原則，及時對立項批準、招投標、勘察、設計、施工、監理及驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等具有保存價值的各種載體的文件材料進行收集和整理，確保工程檔案的完整性；形成的檔案應能充分反映建設項目設計、施工、監理及竣工驗收的全過程，能真實記錄項目建設和竣工的全過程，做到圖物相符、技術數據可靠、簽字手續完備。文件歸檔必須按照要求對檔案資料進行規范化分類、組卷，保持案卷和卷內文件的有機聯系，同時按照規范標準制作備考表、卷皮、檔案盒背脊，并嚴格控制裝訂質量；文件歸檔后，要安全保管和使用，防止老化、破損；檔案向管理單位移交時，應由雙方共同對檔案進行檢查，檢查合格并簽字確認后，由管理單位接收保管。

3.提高檔案工作信息化管理水平。目前水利檔案管理部門使用的檔案管理軟件還停留在“建立目錄級數據庫”的階段，不能異地聯網利用電子檔案資源。水利檔案在數字化后就被長期保存在數據庫中，受安全保密以及技術水平的限制不能被合理地開發和利用，未能充分發揮其價值。

4.提高工程建設檔案對運行管理工作的適應性。因工程管理和建設對檔案工作的要求和側重點有所不同，工程建設檔案在運行管理過程中可能會出現“水土不服”的情況。比如工程建設最重視的質量評定資料，在運行管理工作中基本用不到；而對工程建設“無關緊要”的設備使用說明書，卻是管理人員最常用的資料。因此，在工程建設普遍有運管單位人員參與的背景下，可以考慮委派運管單位人員參與工程建設檔案的管理，根據運行管理的需要，有針對性地開展相關檔案的收集、整理和歸檔。這樣既能減輕建設單位的工作量，避免返工和浪費，也能使工程檔案盡快投入使用，有利于運管單位及早啟動工作，發揮工程效益。