計生檔案信息化管理探析

張成方（豐縣衛生和計劃生育委員會，江蘇豐縣，22211770000）

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計生檔案信息化管理探析

張成方
（豐縣衛生和計劃生育委員會，江蘇豐縣，22211770000）

人口和計劃生育政策已執行了30余年，在新的歷史條件下正在全面轉型，而加速建設人口計生檔案信息化，運用信息化、網絡化提升人口計生部門上下級之間信息資源共享水平，提高辦事和行政管理效率，將是推進人口計生工作深入健康發展的新方向和新動力。

目前，人口計生系統已廣泛使用了以育齡婦女檔案信息為基礎的各類數據信息和業務工作平臺，搭建了縱向到底的數據信息網絡，初步建成了覆蓋全部人口、記載詳細記錄的檔案信息數據庫。隨著政府層面職能分工的不斷細化和信息共享的不斷加強，人口計生數據信息的應用領域和作用發揮得到不斷擴大。但由于各種原因，目前人口計生檔案信息化的應用程序和應用效果還遠未達預期，對此以豐縣為例，就人口計生檔案信息化工作的實踐應用進行探析。

一、人口計生檔案信息化現狀——信息化工作的硬件、軟件、應用和成效

1.硬件配置

豐縣衛生計生委與電信部門合作在開通省、市、縣三級光纖專網的基礎上，又開通100M光纖接入互聯網，購買了防火墻等網絡設備，通過VPDN撥號將村級計算機接入縣人口計生信息中心。目前，該縣用于計生信息化的服務器3臺，計算機376臺，信息中心建設和計算機設備均達規定標準。

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2.軟件應用

使用的計生信息系統軟件包括：PAS全員人口信息平臺、WIS人口計生綜合信息平臺、PADIS流動人口信息交換平臺等以信息數據庫為基礎的系統平臺和全國藥具信息管理系統、孕前保健系統，以及再生育審批發證系統、獨生子女證件辦理軟件、孕環情監測管理軟件和人口計生目標考評管理系統等應用系統。計生部門主要掌握的檔案信息類別包括：人員基本信息、結婚信息、懷孕信息、出生信息、避孕信息、技術服務信息、政策信息等。

3.應用范圍

應用范圍已從最初的單機版報表填報，發展到目前的多種計生業務綜合應用和對外數據信息提供。數據信息的應用現狀主要有以下幾個方面：

（1）計生業務應用。計生業務應用是人口計生檔案數據應用的主要目標，目前人口計生信息數據可以引導開展的計生業務包括：考核評估、技術服務、政策兌現、財政預算等方面。

（2）政府宏觀應用。在各級政府進行宏觀決策、制定規劃和具體計劃過程中，引用計生部門的總人口數、當年出生人口數、計劃生育率、出生率、性別比等信息數據。

（3）相關部門應用。部分政府相關部門向計生部門不定期索取數據信息，如教育局每年度向計生部門索取近3年出生人數和其中女童數，作為安排入園計劃和教育規劃的測算用途等。

（4）社會公眾應用。群眾習慣于關心涉及自身的計劃生育政策相關信息，對于可能與自身有關的出生數（涉及今后子女入園、入學、工作）、單獨家庭數、批準生育二胎數、獨生子女數等信息數據通過媒體或網絡獲得。

4.檔案信息化已取得的成效

（1）提高了數據信息質量

綜合信息平臺經過三次升級，信息變更及時，已婚育齡婦女覆蓋率、主要數據項完整率、邏輯關系準確率、信息準確率均有明顯提高。通過對數據實時更新，解決了縣鎮數據不一致的現象。數字計生系統中還增加了公用信息管理、抽樣調查等功能，改進了人口遷移、邏輯審核等功能，解決了育齡群眾信息失真、數據丟失等問題，提高了數據質量。

（2）減輕了基層工作負擔

傳統的手工資料無數據查詢、統計功能，每找一個信息都要將臺賬資料翻一遍。計劃生育信息是動態信息，工作量較大，省綜合信息平臺、數字計生系統建好后，取消了傳統的各種手工臺賬，采用實時電子臺賬，具有強大的查詢、統計功能，實現了“無紙化”辦公。

（3）提高了考核調研效率

建立健全育齡婦女圖像指紋電子檔案，解決了調研評估時對育婦信息難以查詢等問題，既提高了工作效率，降低了行政成本，又減少對育齡婦女正常生活的干擾。

（4）優化了服務效能

通過省綜合信息平臺、數字計生系統，將育齡婦女參加優質服務、獎勵扶助優惠政策、優生優育引導、生殖道感染防治、四項手術免費服務及獎勵金兌現等各項服務情況及時記載，可以為廣大育齡群眾提供更優的服務，為實施誠信管理提供可靠的技術平臺。

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二、檔案信息化工作中存在的問題及原因分析

從目前情況來看，人口計生檔案信息化工作的確推動了人口計生工作開展，提高了工作效率和工作質量，取得了一定的效果，但從深層次看，檔案信息化工作還存在著一些問題和薄弱環節。分析原因主要有以下幾點：

1.數據整體質量不高

（1）信息覆蓋率仍較低。主要表現在計生業務系統WIS上，WIS系統的數據覆蓋率為74.47%。同時PIS和WIS中還存在數量可觀的重復信息，以及一部分沒有實時清理的遷出信息。不完整的數據覆蓋面直接導致自動報表、服務引導、政策兌現引導等方面的覆蓋不到位。

（2）信息準確性較低。主要原因在兩庫數據量龐大，且兩庫間信息的重復項目較多，一線的計生工作者在大社區的背景和人力嚴重不足的現狀下，無法保證信息的及時、準確采集。另一方面，群眾所提供的信息主要為口頭申報，由于厭煩情緒等，不少群眾也只是隨口說說而已，嚴重影響信息質量。

2.信息采集方式單一

計生部門在信息數據上權威性不高，人口信息比不上公安，出生信息比不上衛生，婚姻信息比不上民政，技術服務信息比不上衛生。公安、民政、衛生、勞保等部門基本上是公民信息申報制度，群眾申報信息的準確程度較高，故信息權威性亦較高。計生部門既沒有申報制度，也沒有很強的利益導向政策吸引群眾來主動申報登記信息。目前辦理二胎準生證、獨生子女證、獎勵扶助是相對有效一點的信息采集手段，但是所采集的信息時效性較差，且所能采集到的信息量較少。

3.信息傳遞方式的影響

近年來，豐縣加大了與相關部門信息共享的協調力度，逐步形成常態的信息交接機制，但是，信息傳遞仍處于原始的紙質傳遞狀態，信息的分揀、下發、核對均存在困難，遠不如電子數據直接共享準確及時。

4.數據提供的使用面較窄

日常工作中，經常有相關部門向計生部門索取數據信息的情況，但由于對方需要的數據信息項目與計生部門能夠提供的不一致，提供情況不盡如人意。如，由于婦兒保規劃等相關工作需要，婦聯曾索取的參加RTI檢查的困難家庭婦女信息，但計生部門的信息系統中沒有RTI檢查項目，也沒有是否困難∕低保的信息項目，故無法全面提供。

三、加強檔案信息化管理的措施

人口計生檔案信息是經濟社會發展的基礎信息，是科學規劃和科學決策的重要依據。提高人口檔案信息化水平，建立互聯互通、互惠互利的人口檔案信息共建共享機制，對于整合部門人口信息，減少重復采集，提高人口檔案信息資源利用率，推進社會事務管理具有十分重要的作用。

1.政府牽頭，建立權威高效的人口檔案數據庫

要全面、準確掌握各類數據信息，減輕基層信息重復采集、重復變更的工作負擔，減少信息數據庫重復建設的浪費，充分發揮部門優勢，改變采集、維護、使用數據信息各自為政的現狀，減少對基層和群眾的干擾，保障信息系統的高效運轉和數據信息的廣泛應用。政府層面應建立“端口采集、集中維護、部門應用”的數據信息運轉工作模式，即：由政府牽頭，組建多部門參與信息化建設領導小組，調研所有部門涉及群眾個案信息的需求，將信息項目進行整合，建設一個跨部門的，以居民身份證號碼為唯一識別標志的集中、統一、權威、高效的綜合人口信息數據庫。

2.提升數據質量

把數據質量作為信息化的生命線，通過建立信息采集責任體系和質量控制體系，嚴把信息采集、審核和錄入關，確保了信息的及時性、完整性和準確性。一是拓寬信息采集渠道。通過入戶訪視、群眾辦事、部門協同等多種渠道采集基礎數據，建立信息比對、督查考核機制，糾正邏輯錯誤，提升數據質量。二是完善信息核查比對機制。建立信息定期交換制度，加強公安、民政、衛生、教育、社保、計生等部門信息數據的比對和核實，及時通報反饋住院分娩、戶籍登記、婚姻變更、流動人口等相關信息，準確補充和更新數據信息庫。建立管理人員準入機制，加強數據管理人員和信息采集人員的培訓，提高技能，持證上崗。信息系統、交流平臺、一村一機的建立，使信息由原來的全鎮一人集中處理變為分村協同處理，減輕了后臺工作人員的工作量，從而也提升了數據質量。深入開展信息質量信得過單位創建活動，扎實糾正問題信息，數據質量大幅提升。三是建立信息采集責任體系。按照信息采集、錄入和應用的不同工作環節、要求和特點，先后建立了信息采集日報告制度、月例會分析制度、質量考評制度、責任追究制度、管理維護等制度，明確了信息采集和管理人員的職責，增強責任意識，以責任促數據質量的提升。

3.落實數據應用

把數據應用作為信息化的關鍵，通過全員人口信息系統建設，促進計生工作有序開展。在服務管理上，按月提取長效避孕節育措施落實、產后隨訪及婦科病普查對象名單，生成月派工單，對服務對象提供精準服務；在證件辦理上，調用“證件打印”模塊辦理各類證件，簡化辦證流程，提高辦證準確性；在信息查詢上，利用人口地圖和網絡管理，精確查詢農戶及家庭成員信息；在報表匯總上，以系統報表代替手工報表，減輕工作量，消除人為統計誤差；在流動人口協查上，服務更為便捷，交流反饋更為及時準確；在宏觀決策上，按月匯總分析人口結構、性別、育齡婦女構成等主要指標變化情況，及時掌握工作現狀，準確提供決策依據。

4.擴大信息共享

把服務社會作為信息化建設的目標，建立人口信息交流共享制度，為公安部門提供戶籍人口基本信息，協作核實戶籍人口底子；為民政、社會保障部門提供老齡人口、單親家庭、五保戶等人員名單，給城鄉低保和社保工作提供前期數據支持；為醫療單位提供待產婦女名單，提高產婦住院分娩率；為教育部門預測新生入學、入園人數，為合理調整教育資源布局提供依據。信息共享應用的擴大，提高了人口信息的社會公信力。

5.加強信息化隊伍建設

優先選配和引進專業型人才，充實到人口計生檔案信息化崗位。強化對基層人口計生服務人員的業務培訓，做到人人都能操作計算機，熟悉信息管理系統。同時加強對村計生專干計算機操作技能培訓，提高基層計生干部的業務能力。

總之，要重視加強信息化建設，實現人口信息采集多元化、審核制度化、匯總自動化、分析精準化、應用社會化，進一步提高工作效率，以更好地適應人口計生工作發展的新需要。

參考文獻

［1］任慧朋，數字檔案資源整合新技術的研究與探討［J］.檔案與建設，2016（02）：29-32.

［2］吳藝博，我國檔案信息資源整合實踐探索行為研究［J］.檔案學研究，2012（04）：41-45.