淺談水利檔案信息資源的整合

王　平（江蘇省太湖水利規劃設計研究院有限公司，江蘇蘇州，21155112288）

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淺談水利檔案信息資源的整合

王平
（江蘇省太湖水利規劃設計研究院有限公司，江蘇蘇州，21155112288）

水利檔案是指水利系統各單位，在從事水利工作及相關活動中直接形成的，對國家、社會和本單位具有保存價值的不同形式的歷史記錄，是國家檔案資源的重要組成部分。水利檔案資源不僅反映了水利工作歷史的真實面貌，而且是水利建設的重要依據和科研活動的可靠保障，對水利事業的長遠發展起著重要的作用。加快水利信息化建設步伐，用水利信息化驅動水利現代化，這是“十三五”規劃確定的目標。作為水利基層單位的檔案室要瞄準這個方向，堅持“統一規劃，協調推進；需求牽引，應用主導；平臺共用，資源共享；基礎先行，分步實施；實用先進，發揮效益”的基本原則，逐步整合基層水利單位檔案室的水利信息資源，做好檔案工作。

江蘇省太湖水利規劃處（江蘇省太湖水利規劃設計研究院）隸屬江蘇省水利勘測設計研究院有限公司（原江蘇省水利勘測設計院），于1983年成立，2004年改制設立江蘇省太湖水利規劃設計研究院有限公司。公司從成立開始，就注重人力、物力、財力的投入，開展水利信息資源建設工作，并取得一些成效。然而，信息化建設是技術性較強、牽涉面較廣的系統工程。要實現水利檔案資源信息化，必須充分認識水利檔案信息資源的特點，客觀分析基層水利單位信息資源整合的障礙，更新管理理念，轉換管理模式，努力探索水利檔案信息資源整合之路。

一、基層水利單位檔案信息資源的特點

電子檔案是基層水利單位檔案信息資源的重要組成部分。隨著信息技術的迅速發展，檔案數字化進程不斷加快，基層水利檔案信息資源管理模式正在向以網絡傳遞為主要手段，以數據媒介為主要載體，管理環境數字化、管理手段電子化的模式轉變。電子檔案將是未來基層水利檔案信息資源的主體，具有以下特點：

1.信息資源載體電子化

目前，太湖水利規劃設計研究院檔案室室藏包括了文本、表格、圖片、影像等各種格式的電子文件。檔案的儲存形式從紙質向電磁介質轉變，以U盤、光盤、移動硬盤等存儲設備作為主要存貯介質，其占用空間小、儲存容量大的特點不僅可以節省檔案庫房空間，節約大量的人力、財力和物力，還可以顯著提高檔案管理工作效率。

2.信息傳輸網絡化

傳統檔案的整理和歸檔主要以手工方式進行，進入信息化時代，檔案的查閱和利用方式產生了根本性變化，檔案管理軟件實現了傳統檔案管理過程中編目、歸檔、查詢檢索等工作，實現了檔案信息資源建設的自動接收、傳遞和存儲。太湖水利規劃設計研究院檔案室借助檔案管理軟件對檔案進行過程管理、借閱管理和信息發布，為實現本單位水利檔案信息資源共享提供了渠道。

3.查詢檢索自動化

水利檔案在實際工作中，需要提高資源的利用率，只有及時有效地發布已有的科技成果和技術，才能夠充分開發和利用水利檔案信息資源。本單位實現水利檔案信息資源共享后，啟用數據庫系統管理，改進檢索方式，實現了引導和自主查閱，提高了檔案信息的查全率和查準率。

二、基層水利檔案信息資源整合面臨的問題

1.原始檔案利用率低

長期以來，檔案管理活動中輕“用”重“藏”觀念突出，重視實體檔案的管理、庫房設備的齊全和檔案管理硬件設備的投入，評價檔案工作者的業績主要看案卷歸檔的數量、裝訂案卷的美觀程度，卻忽視檔案信息資源的根本目的是開發利用。導致檔案工作出現“死”檔案低產出，同時又高積累的怪現象，讓有利用價值的水利檔案塵封在檔案庫房中，難以被開發利用并轉化成生產力，不能為發展現代化水利事業提供服務。

2.原始檔案信息資源歸檔標準不統一

太湖水利規劃設計研究院從成立到改制多年來，檔案室一直是半封閉式管理，檔案管理以保管為主要目的，而在不同階段對不同歷史時期的檔案，對整理質量有著不同的要求，歷史的痕跡比較明顯。

首先是實體檔案的歸檔標準不一，導致檔案實體的形式不統一，檔號編制不規范，案卷標題不規范，造成了卷內文件內容難以在案卷標題中體現出來，卷里有些文件就很難檢索到，影響檔案利用率。而且組卷方式也不規范，既按時間排列，又以職能部門管轄權限為序排列。隨著檔案整理工作的不斷發展，檔案整理開始以“件”為單位，但又出現了“卷”和“件”分不清的現象。如文書檔案、質量檢測檔案、合同檔案等，均可以“件”為單位進行整理，但在實際工作中還是有牽強組卷、按案卷整理的現象，這種情況的出現既不方便利用，也不利于檔案資源的信息化管理。

其次是檔案數字化后電子文件的歸檔標準不統一，同種類型的電子文件歸檔的數據交換格式各不相同，難以對其進行標準化管理。例如，水利檔案的特點導致其歸檔時有大量的技術設計圖紙、照相和攝像形成的圖像信息，這些圖片文件的處理、電子文件格式轉換、檔案數據壓縮等都是水利檔案工作者面臨的難題。

信息化檔案管理系統

三、基層水利檔案信息資源整合的原則

針對水利檔案整合中面臨的問題，檔案部門需要積極開拓檔案信息資源整合的新模式、新方法，建立完整的水利檔案信息資源體系。在資源整合過程中，需要遵循以下原則：

1.綜合性原則

綜合性原則主要是根據服務目標或主要對象，保證整合資源的學科和內容的綜合性。比如，一個水利設計項目的信息資源在物理上可能不是一個完整整體，有若干子項目，是分布資源，存在著內部關聯，要揭示數據對象間內在聯系，在邏輯上形成整體，這就要求檔案管理人員在信息資源的開發利用工作中綜合性整理開發，使項目間的內容科學合理關聯。

2.實用性原則

實用性原則主要是根據實際情況進行合理規劃，調研服務管理對象，從實用角度進行科學組織，利用有限資源確保整合后系統在知識和信息交互接口上能無縫鏈接。從實用角度整合各類資源。水利工作中形成的合同、文書、會計、基建等不同種類檔案，數字化后轉換為統一標準格式的電子檔案，存儲于電子檔案管理系統，或者使用規范化檔案信息交換平臺實現各類檔案的數字化管理，實現水利檔案信息資源共享。

3.價值性原則

檔案信息資源具有現實價值和長遠價值，在檔案信息資源開發和利用過程中，需要重視發掘這兩個價值。水利檔案對現行工作具有現實利用價值，而經過保存和二次開發的檔案信息資源的利用價值和時效性經過拓展，對未來的工作具有長遠的保存和利用價值。

4.獨立性原則

獨立性原則是整合的信息資源有一個完整的結構。要強化文件管理的前期指導，歸檔范圍明確、分類準確、整理規范、檔案編號設置合理、電子文件交換格式符合國家標準，確保文件交換格式與檔案管理系統緊密銜接，歸檔時可以讓各部門檔案協辦人利用本單位的局域網，將規范的電子文件全文自動傳送到檔案室或者專用服務器進行歸檔，利用時能在規定的權限內單獨調閱、查看檔案，保證整合后的水利檔案信息資源獨立性。

以上為檔案信息資源整合時需考慮到的主要原則，在進行信息資源整合過程中，還應根據一定方式逐個量化，科學評估，以提高檔案信息資源整合的質量和效率。

四、水利檔案信息資源整合的對策

整合基層水利檔案信息資源，必須以應用為需求。要依托水利檔案信息資源業務系統共享交換機制，將水利檔案信息化管理全面應用于基層水利單位的日常業務工作中。重點加強對信息密集、經濟社會效益明顯、社會公眾關注度高、實時性強的農村水利、防汛防旱、水利行政管理、水資源管理等業務系統建設，提高水利行政管理效率，提升水利管理能力。

整合基層水利檔案信息資源，必須一切從實際出發。要對信息資源整合的理論基礎、整合方法、整合技術進行探索，在協議標準、數據庫、檢索方式等方面進行研究。在信息資源整合過程中，借鑒先進理論，指導整合實踐，優化整合流程，提升整合水平。

基層水利單位檔案信息資源整合是一個全新的課題，要實現基層水利單位電子文件歸檔標準化，遵循信息資源整合原則，更新信息管理理念，轉換信息管理模式，就一定能做好信息資源整合工作，最終實現檔案信息資源共享。