為“智慧檔案”建設奠定堅實基礎
——南京市棲霞區國家級數字檔案館創建紀實

馮宗雷　劉寧（南京市棲霞區檔案局，江蘇南京，21100004466）

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為“智慧檔案”建設奠定堅實基礎
——南京市棲霞區國家級數字檔案館創建紀實

馮宗雷劉寧
（南京市棲霞區檔案局，江蘇南京，21100004466）

近年來，南京市棲霞區數字檔案館建設工作秉承“為黨委政府和廣大民眾提供高效、便捷的查檔利用服務”的理念，著力構建覆蓋人民群眾的數字檔案資源體系、方便人民群眾的數字檔案利用體系和確保安全保密的數字檔案安全體系等“三大體系”，堅持服務經濟社會發展、服務民生和諧穩定、服務基層職能轉變，數字檔案事業轟轟烈烈、蓬勃發展。

棲霞區數字檔案館率先通過全省第一家國家級數字檔案館測試，率先在全市啟用遠程查檔終端，率先在全市成立聲像檔案管理中心、電子文獻中心，率先在全市推進傳統檔案和電子檔案雙建設、雙歸檔、雙接收。棲霞區檔案局館以勇攀高峰的決心意志，勤勉向上的工作作風，高度負責的敬業精神，向區委區政府和棲霞人民交上了一份滿意的答卷。

政府重視數字檔案館建設有保障

棲霞區區長辦公會每年聽取一次全區檔案工作情況匯報，區政府分管副區長每季度調研一次區檔案工作。2013年的區長辦公會上，邢正軍區長、萬震副區長明確提出：“檔案工作要‘高標準、再創新、再提高’；要用3年左右的時間，利用現代網絡技術和信息技術，實現存量檔案數字化、新生成檔案電子化，為黨委政府和普通民眾提供高效、便捷的查檔利用服務。”在全區的年度社會經濟發展規劃中，數字檔案館建設、檔案數字化、電子文獻中心建設、遠程查檔終端建設等檔案信息化建設項目，均列入區人代會目標、全區率先基本實現現代化監測考核目標，同時與區政府主管領導簽訂目標責任書。區委、區政府將“智慧檔案”納入“智慧棲霞”建設總體規劃和戰略部署，對電子檔案接收規范、數字檔案館建設、利用數字化信息技術為民服務等提出新的更高要求，并對人員編制和經費等各方面給予充分保障。

分步實施檔案數字化建設初具規模

棲霞區數字檔案館建設起步早、發展快，檔案信息化建設全市領先。2005年啟動館藏檔案數字化工作；2006年開通棲霞區檔案局官方網站并成立棲霞區聲像檔案管理中心；2007年下半年，在全市率先建設基于局域網的棲霞區數字檔案館和基于政務網的區數字檔案綜合管理平臺，開始面向全區接收電子檔案并歸檔；2013年和2014年對數字檔案綜合管理系統平臺升級改造兩次；2013年10月，建成南京市第一家區縣級江蘇省4A級數字檔案館；2014年，全面推進“全區電子檔案和傳統載體檔案雙建設、雙歸檔”工作，率先啟用遠程查檔終端，100%在線接收全區各立檔單位電子檔案進館，強力推進館藏檔案數字化步伐，數字化率超過97%，優化升級數字檔案綜合管理系統各項功能，推進辦公自動化流程，實現區政府智慧云平臺向數字檔案系統的公文自動歸檔和單點登錄，升級改版棲霞檔案門戶網站，開通棲霞檔案局（館）微博和微信，12月10日，以高分通過南京市首家江蘇省5A級數字檔案館建設驗收。2015年11月10日，通過全國首家國家級數字檔案館測試。目前，棲霞區已建成分別面向局域網、政務網、互聯網的符合江蘇省《數字檔案館建設規程》要求的數字檔案館系統：涵蓋“區檔案館—部門（街道）檔案室”，可向基層站所（社區、村）檔案室延伸的三級檔案信息聯動機制與交流通道。

立足建設硬件軟件兩輪驅動

近幾年，棲霞區檔案局館針對檔案信息化與數字檔案館建設的需求，先后投資300余萬元，用于各項軟硬件設施的再提檔、再升級。進一步完善了數字檔案館機房和庫房建設，配置了雙機冗余熱備服務器、核心數據庫服務器、磁性載體專用庫房、智能超低溫消毒室、庫房指紋門禁系統；先后升級配置防火墻、磁盤陣列、UPS、計算機、交換機等保障數字檔案館穩定運行的必要硬件設備；配置刻錄機、掃描儀、專業數碼攝像機、光盤檢測儀、高拍儀、身份證識別儀等，滿足檔案數據采集、傳輸與安全檢測的需求；升級改造數字檔案管理系統，深度開發智能編研功能、統計功能、溫濕度采集功能和CA認證功能，實現區政府智慧云平臺向區數字檔案綜合管理系統的公文自動歸檔和單點登錄。

目前棲霞區數字檔案綜合管理平臺，可通過政務網實現館室數據的實時交互、即時更新、定時備份、在線接收和資源共享。已完成館藏紙質檔案數字化率97%，涉及婚姻、獨生子女、招工、建房等專題109個全宗的民生檔案共448萬頁，2萬多張照片和1萬多條視頻、音頻檔案數字化率100%，累計形成各類目錄數據147萬條，各類電子檔案容量突破6TB。各立檔單位形成的電子檔案要求目錄和電子原文全部掛入區數字檔案管理系統，進行在線指導、在線管理和100%在線接收進館。全區重大活動、重點工程，從項目啟動伊始，便主動介入、加強指導，實現重大活動一落幕、重點工程一交付、拆遷拆違一結案，相關電子檔案便能即時接收進館。設有聲像檔案管理中心、電子文獻中心和電子檔案備份中心，變被動的檔案接收為主動的資源獲取。主動采集、深度挖掘全區包括照片檔案、視頻檔案、圖書文獻資料、現行電子文件等在內的各類檔案信息資源，架構涵蓋整個行政區域的檔案信息資源總庫，為智慧檔案建設奠定基石。

因勢利導挖掘特色創品牌

棲霞區數字檔案館在建設過程中，始終緊跟國家、省、市檔案信息化發展的總體建設要求和目標，積極融入棲霞區政府“智慧棲霞”的建設總布局。先后加入南京市檔案資源共享平臺；依托南京市政務網絡環境實現封裝數字檔案的CA認證功能；依托全區門戶網站改版契機打造局網站升級版；區檔案局館研發的遠程查檔終端依托區政府信息中心機房和鋪設的網絡專線，在無紙化辦公和公文自動化進程中，深入開發系統功能，實現了電子文件從區政務系統到數字檔案管理系統的在線流轉、在線歸檔、在線審核和在線接收進館。

棲霞區歷史文化悠久，城市化步伐快，針對征地拆遷、道路改造、住房建設、歷史遺跡風化加劇等現實情況，我們建立了聲像檔案管理中心、啟動了城市記憶工程建設，對反映全區城市變遷、歷史文化、道路改造的電子照片、視頻等多媒體檔案進行收集整理，建立專題數據庫。積極服務經濟發展，有的放矢地加強對全區各園區平臺數字檔案建設的指導，加強對重大項目、重點工程、重要活動電子檔案的收集，以及多家單位視頻檔案和電子文件進館，積極打造棲霞特色數字檔案資源專題庫。

以人為本科技助力促服務

“真沒有想到這么快，我原以為要大半天時間才能找到的檔案，你們幾分鐘就找到了。”這是來棲霞區檔案館查檔的群眾最常發出的感慨。從查檔登記到目錄檢索、檔案調閱、憑證出具，最后到滿意度評價，在檔案館館藏20多萬卷（件）檔案中檢索出利用者所需的檔案，整個過程僅需3分鐘。年均窗口接待量突破1萬人次，沒有一次拖沓延誤，查檔服務滿意率100%，是科技的力量助力棲霞檔案利用服務愈發高效便捷。檔案信息化工作中的“棲霞經驗”在2014年2月27日召開的全市數字檔案館（室）建設工作現場推進會上被著重推薦。

自“十一五”起，棲霞區在全市率先開展數字檔案館建設。“十二五”以來，將檔案信息化作為主攻方向，將“智慧檔案”納入“智慧棲霞”總體規劃。目前，棲霞區檔案局館已成功升級改版棲霞檔案門戶網站，開放檔案目錄通過互聯網自助查詢，未開放檔案通過政務網授權利用，通過網站同步更新發布檔案工作動態和檔案法律法規，開設網上展廳；開通了“棲霞檔案”微博和“棲霞檔案”微信公眾號，多陣地、多視角宣傳檔案工作，截至目前，“棲霞檔案”官方微博共發布511條信息，擁有粉絲513人，點擊量約30萬次。2014年8月5日，全市率先在區政府服務大廳開設遠程查檔終端，2015年8月又先后在馬群街道白水芊城服務大廳和邁皋橋街道政務大廳鋪設遠程終端。棲霞區市民無需到區檔案館，憑有效證件即可在所設點遠程查檔終端上查閱與其相關的各類民生檔案信息。同時，全區各立檔單位可直接通過數字檔案管理系統查閱利用檔案。棲霞區數字檔案館緊跟社會發展潮流，聚焦移動互聯網服務，2015年8月率先開設移動終端查檔功能——“微信在線查檔”，方便了查檔者，實現了電子檔案的遠程、便捷、全時和共享利用。