為“智慧檔案”建設(shè)奠定堅實基礎(chǔ)
——南京市棲霞區(qū)國家級數(shù)字檔案館創(chuàng)建紀實

馮宗雷　劉寧（南京市棲霞區(qū)檔案局，江蘇南京，21100004466）

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為“智慧檔案”建設(shè)奠定堅實基礎(chǔ)
——南京市棲霞區(qū)國家級數(shù)字檔案館創(chuàng)建紀實

馮宗雷劉寧
（南京市棲霞區(qū)檔案局，江蘇南京，21100004466）

近年來，南京市棲霞區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)工作秉承“為黨委政府和廣大民眾提供高效、便捷的查檔利用服務(wù)”的理念，著力構(gòu)建覆蓋人民群眾的數(shù)字檔案資源體系、方便人民群眾的數(shù)字檔案利用體系和確保安全保密的數(shù)字檔案安全體系等“三大體系”，堅持服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展、服務(wù)民生和諧穩(wěn)定、服務(wù)基層職能轉(zhuǎn)變，數(shù)字檔案事業(yè)轟轟烈烈、蓬勃發(fā)展。

棲霞區(qū)數(shù)字檔案館率先通過全省第一家國家級數(shù)字檔案館測試，率先在全市啟用遠程查檔終端，率先在全市成立聲像檔案管理中心、電子文獻中心，率先在全市推進傳統(tǒng)檔案和電子檔案雙建設(shè)、雙歸檔、雙接收。棲霞區(qū)檔案局館以勇攀高峰的決心意志，勤勉向上的工作作風，高度負責的敬業(yè)精神，向區(qū)委區(qū)政府和棲霞人民交上了一份滿意的答卷。

政府重視數(shù)字檔案館建設(shè)有保障

棲霞區(qū)區(qū)長辦公會每年聽取一次全區(qū)檔案工作情況匯報，區(qū)政府分管副區(qū)長每季度調(diào)研一次區(qū)檔案工作。2013年的區(qū)長辦公會上，邢正軍區(qū)長、萬震副區(qū)長明確提出：“檔案工作要‘高標準、再創(chuàng)新、再提高’；要用3年左右的時間，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，實現(xiàn)存量檔案數(shù)字化、新生成檔案電子化，為黨委政府和普通民眾提供高效、便捷的查檔利用服務(wù)?！痹谌珔^(qū)的年度社會經(jīng)濟發(fā)展規(guī)劃中，數(shù)字檔案館建設(shè)、檔案數(shù)字化、電子文獻中心建設(shè)、遠程查檔終端建設(shè)等檔案信息化建設(shè)項目，均列入?yún)^(qū)人代會目標、全區(qū)率先基本實現(xiàn)現(xiàn)代化監(jiān)測考核目標，同時與區(qū)政府主管領(lǐng)導簽訂目標責任書。區(qū)委、區(qū)政府將“智慧檔案”納入“智慧棲霞”建設(shè)總體規(guī)劃和戰(zhàn)略部署，對電子檔案接收規(guī)范、數(shù)字檔案館建設(shè)、利用數(shù)字化信息技術(shù)為民服務(wù)等提出新的更高要求，并對人員編制和經(jīng)費等各方面給予充分保障。

分步實施檔案數(shù)字化建設(shè)初具規(guī)模

棲霞區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)起步早、發(fā)展快，檔案信息化建設(shè)全市領(lǐng)先。2005年啟動館藏檔案數(shù)字化工作；2006年開通棲霞區(qū)檔案局官方網(wǎng)站并成立棲霞區(qū)聲像檔案管理中心；2007年下半年，在全市率先建設(shè)基于局域網(wǎng)的棲霞區(qū)數(shù)字檔案館和基于政務(wù)網(wǎng)的區(qū)數(shù)字檔案綜合管理平臺，開始面向全區(qū)接收電子檔案并歸檔；2013年和2014年對數(shù)字檔案綜合管理系統(tǒng)平臺升級改造兩次；2013年10月，建成南京市第一家區(qū)縣級江蘇省4A級數(shù)字檔案館；2014年，全面推進“全區(qū)電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案雙建設(shè)、雙歸檔”工作，率先啟用遠程查檔終端，100%在線接收全區(qū)各立檔單位電子檔案進館，強力推進館藏檔案數(shù)字化步伐，數(shù)字化率超過97%，優(yōu)化升級數(shù)字檔案綜合管理系統(tǒng)各項功能，推進辦公自動化流程，實現(xiàn)區(qū)政府智慧云平臺向數(shù)字檔案系統(tǒng)的公文自動歸檔和單點登錄，升級改版棲霞檔案門戶網(wǎng)站，開通棲霞檔案局（館）微博和微信，12月10日，以高分通過南京市首家江蘇省5A級數(shù)字檔案館建設(shè)驗收。2015年11月10日，通過全國首家國家級數(shù)字檔案館測試。目前，棲霞區(qū)已建成分別面向局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)的符合江蘇省《數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)程》要求的數(shù)字檔案館系統(tǒng)：涵蓋“區(qū)檔案館—部門（街道）檔案室”，可向基層站所（社區(qū)、村）檔案室延伸的三級檔案信息聯(lián)動機制與交流通道。

立足建設(shè)硬件軟件兩輪驅(qū)動

近幾年，棲霞區(qū)檔案局館針對檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)的需求，先后投資300余萬元，用于各項軟硬件設(shè)施的再提檔、再升級。進一步完善了數(shù)字檔案館機房和庫房建設(shè)，配置了雙機冗余熱備服務(wù)器、核心數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、磁性載體專用庫房、智能超低溫消毒室、庫房指紋門禁系統(tǒng)；先后升級配置防火墻、磁盤陣列、UPS、計算機、交換機等保障數(shù)字檔案館穩(wěn)定運行的必要硬件設(shè)備；配置刻錄機、掃描儀、專業(yè)數(shù)碼攝像機、光盤檢測儀、高拍儀、身份證識別儀等，滿足檔案數(shù)據(jù)采集、傳輸與安全檢測的需求；升級改造數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，深度開發(fā)智能編研功能、統(tǒng)計功能、溫濕度采集功能和CA認證功能，實現(xiàn)區(qū)政府智慧云平臺向區(qū)數(shù)字檔案綜合管理系統(tǒng)的公文自動歸檔和單點登錄。

目前棲霞區(qū)數(shù)字檔案綜合管理平臺，可通過政務(wù)網(wǎng)實現(xiàn)館室數(shù)據(jù)的實時交互、即時更新、定時備份、在線接收和資源共享。已完成館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化率97%，涉及婚姻、獨生子女、招工、建房等專題109個全宗的民生檔案共448萬頁，2萬多張照片和1萬多條視頻、音頻檔案數(shù)字化率100%，累計形成各類目錄數(shù)據(jù)147萬條，各類電子檔案容量突破6TB。各立檔單位形成的電子檔案要求目錄和電子原文全部掛入?yún)^(qū)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，進行在線指導、在線管理和100%在線接收進館。全區(qū)重大活動、重點工程，從項目啟動伊始，便主動介入、加強指導，實現(xiàn)重大活動一落幕、重點工程一交付、拆遷拆違一結(jié)案，相關(guān)電子檔案便能即時接收進館。設(shè)有聲像檔案管理中心、電子文獻中心和電子檔案備份中心，變被動的檔案接收為主動的資源獲取。主動采集、深度挖掘全區(qū)包括照片檔案、視頻檔案、圖書文獻資料、現(xiàn)行電子文件等在內(nèi)的各類檔案信息資源，架構(gòu)涵蓋整個行政區(qū)域的檔案信息資源總庫，為智慧檔案建設(shè)奠定基石。

因勢利導挖掘特色創(chuàng)品牌

棲霞區(qū)數(shù)字檔案館在建設(shè)過程中，始終緊跟國家、省、市檔案信息化發(fā)展的總體建設(shè)要求和目標，積極融入棲霞區(qū)政府“智慧棲霞”的建設(shè)總布局。先后加入南京市檔案資源共享平臺；依托南京市政務(wù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實現(xiàn)封裝數(shù)字檔案的CA認證功能；依托全區(qū)門戶網(wǎng)站改版契機打造局網(wǎng)站升級版；區(qū)檔案局館研發(fā)的遠程查檔終端依托區(qū)政府信息中心機房和鋪設(shè)的網(wǎng)絡(luò)專線，在無紙化辦公和公文自動化進程中，深入開發(fā)系統(tǒng)功能，實現(xiàn)了電子文件從區(qū)政務(wù)系統(tǒng)到數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的在線流轉(zhuǎn)、在線歸檔、在線審核和在線接收進館。

棲霞區(qū)歷史文化悠久，城市化步伐快，針對征地拆遷、道路改造、住房建設(shè)、歷史遺跡風化加劇等現(xiàn)實情況，我們建立了聲像檔案管理中心、啟動了城市記憶工程建設(shè)，對反映全區(qū)城市變遷、歷史文化、道路改造的電子照片、視頻等多媒體檔案進行收集整理，建立專題數(shù)據(jù)庫。積極服務(wù)經(jīng)濟發(fā)展，有的放矢地加強對全區(qū)各園區(qū)平臺數(shù)字檔案建設(shè)的指導，加強對重大項目、重點工程、重要活動電子檔案的收集，以及多家單位視頻檔案和電子文件進館，積極打造棲霞特色數(shù)字檔案資源專題庫。

以人為本科技助力促服務(wù)

“真沒有想到這么快，我原以為要大半天時間才能找到的檔案，你們幾分鐘就找到了?！边@是來棲霞區(qū)檔案館查檔的群眾最常發(fā)出的感慨。從查檔登記到目錄檢索、檔案調(diào)閱、憑證出具，最后到滿意度評價，在檔案館館藏20多萬卷（件）檔案中檢索出利用者所需的檔案，整個過程僅需3分鐘。年均窗口接待量突破1萬人次，沒有一次拖沓延誤，查檔服務(wù)滿意率100%，是科技的力量助力棲霞檔案利用服務(wù)愈發(fā)高效便捷。檔案信息化工作中的“棲霞經(jīng)驗”在2014年2月27日召開的全市數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作現(xiàn)場推進會上被著重推薦。

自“十一五”起，棲霞區(qū)在全市率先開展數(shù)字檔案館建設(shè)?！笆濉币詠?，將檔案信息化作為主攻方向，將“智慧檔案”納入“智慧棲霞”總體規(guī)劃。目前，棲霞區(qū)檔案局館已成功升級改版棲霞檔案門戶網(wǎng)站，開放檔案目錄通過互聯(lián)網(wǎng)自助查詢，未開放檔案通過政務(wù)網(wǎng)授權(quán)利用，通過網(wǎng)站同步更新發(fā)布檔案工作動態(tài)和檔案法律法規(guī)，開設(shè)網(wǎng)上展廳；開通了“棲霞檔案”微博和“棲霞檔案”微信公眾號，多陣地、多視角宣傳檔案工作，截至目前，“棲霞檔案”官方微博共發(fā)布511條信息，擁有粉絲513人，點擊量約30萬次。2014年8月5日，全市率先在區(qū)政府服務(wù)大廳開設(shè)遠程查檔終端，2015年8月又先后在馬群街道白水芊城服務(wù)大廳和邁皋橋街道政務(wù)大廳鋪設(shè)遠程終端。棲霞區(qū)市民無需到區(qū)檔案館，憑有效證件即可在所設(shè)點遠程查檔終端上查閱與其相關(guān)的各類民生檔案信息。同時，全區(qū)各立檔單位可直接通過數(shù)字檔案管理系統(tǒng)查閱利用檔案。棲霞區(qū)數(shù)字檔案館緊跟社會發(fā)展潮流，聚焦移動互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)，2015年8月率先開設(shè)移動終端查檔功能——“微信在線查檔”，方便了查檔者，實現(xiàn)了電子檔案的遠程、便捷、全時和共享利用。