社區檔案管理與社區發展的探討

于國強

隨著我國經濟體制改革和社會管理體制的不斷深入，原來由政府和企事業單位統包統攬的社會服務職能開始分化并逐漸回歸于社會及社區，人們已逐漸從“單位人”轉變為“社會人”，更確切地說轉變為“社區人”。社區在改革開放和現代化進程中的獨特地位、價值和功能日漸凸現出來，社區發展的重要性也逐漸為人們所認識。在促進社區發展的多項措施中，不容忽視社區檔案的作用。

一、“單位制”背景下的檔案管理

“單位制”是我國檔案管理體制的基礎。我國現行的檔案工作體制正是在“單位社會”形成的基礎上發展起來的。“單位社會”下的各級機關、部隊、人民團體、企業、事業單位檔案室就成為“國家檔案事業的基礎和基層細胞”。在“單位制”的環境下，通過政府主管部門的檔案管理系統，可以十分迅速和有效地對企業、事業單位的檔案與檔案工作進行管理和控制。“單位制”為各級檔案部門駕馭當時社會檔案的全部資源提供了可能。

二、社區檔案的內涵

在有關社區檔案問題上，比較有代表性的觀點認為，社區檔案是指社區黨組織、社區成員（代表）大會、社區居委會以及社區社團組織在社區建設以及各種社區實踐活動中形成的，并由社區居委會收集保存的歷史紀錄。社區檔案的形成者包括社區黨組織、居委會、社團組織乃至社區居民個人，它應該由居委會保管。由于近年來社區發展過程中不可避免地要協調居委會、物業公司、業主委員會三者之間的關系，因而社區檔案還應該包括物業管理部門和業主委員會在實踐中形成的檔案；這些檔案是否應該由居民委員會保管，應經協商后才能確定。雖然居委會所掌握的檔案資料較為全面，但是，在實際生活中，居委會、物業公司和業主委員會之間的關系并不是非常融洽，尤其是業主委員會和其他兩家之間的矛盾不少。當然，我們認為由居委會保管是最為恰當的，因為不僅居委會形成的檔案資料最多，而且居委會和政府各部門之間的聯系最多；由居委會保管有利于社區檔案資料的全面收集，也有利于社區檔案的查詢和利用。

做好社區檔案工作，與領導的重視程度，檔案工作者的綜合素質和創新精神，社會各部門的通力合作以及完備的規章制度有一定的關系。從社區檔案的內涵可以看出，社區檔案具有多重功能：社區檔案有利于維護社區安定，便利居民生活，保障群眾利益，方便居民再就業。社區檔案還能為社區民政事業提供有效的服務，為轄區居民提供豐富多彩的文化生活，為計劃生育工作的有效開展提供條件，促進檔案事業本身的發展。社區檔案不僅記錄了社區發展的歷史，同時也為今后對該社區的工作進行總結和反思，提供可查詢和利用的豐富的檔案信息資源，是社區改革的重要依據。

三、切實做好社區檔案工作

社區檔案工作是檔案工作的一個新領域。開展這項工作，是檔案工作服務大局、服務社會、服務人民群眾的重要舉措。開展社區檔案工作，能使檔案工作進一步貼近實際，貼近生活，貼近群眾，是把實現人民的愿望、滿足人民的需求、維護人民的利益更加全面地落實到檔案工作具體實踐中。各級檔案部門要充分認識社區檔案工作的重要意義，把社區檔案工作當作一件大事，抓好、抓實、抓出成效。

一是要充分認識到做好社區檔案工作是我們義不容辭的責任。當前，社區檔案工作不是要不要的問題，而是如何引導和推進的問題。實踐證明，開展社區檔案工作不僅必要，而且是可行的。社區檔案工作可以幫助社區提高辦事效率，解決社區居民遇到的一些困難和問題，維護居民自身權益，把黨"執政為民"的本質貫穿到檔案工作的具體實踐中，進而發揮了檔案的作用，擴大了檔案工作的影響。因此，開展社區檔案工作既是我們的責任，也是我們的義務，我們一定要增強開展這項工作的責任感和緊迫感。

二是要突出重點，為社區建設提供有效服務。做好社區檔案工作，要自覺遵循"改革、發展和穩定"的方針，圍繞社區建設，抓住服務重點。要重點抓好社區下崗職工和失業人員檔案、群眾健康檔案、孤寡老人檔案、特殊需求戶檔案、預防犯罪等方面檔案的收集、保管和提供利用工作，這些檔案涉及千家萬戶，關系人民群眾眼前和長遠利益。要保管好、利用好社區檔案，促進人民生活水平和質量不斷提高，為實現最廣大人民根本利益提供基礎保證。

三是要注重協調，形成合力，創造一個做好社區檔案工作的良好氛圍。社區建設是由黨委政府領導、民政部門牽頭、有關部門配合、社區居委會主辦、社會各方面支持、群眾廣泛參與的過程。做好社區檔案工作必須處理協調好檔案部門與其他部門、檔案部門與街道辦事處、檔案部門與社區的關系。檔案部門要在各級黨委和政府的統一領導下，與民政部門、勞動與社會保障部門以及衛生、宣傳、司法等部門密切協作，上下配合，左右聯動，齊抓共管，形成合力，以提高社區檔案工作為社區建設的服務水平和質量。

四是要加強培訓，造就一支作風好、業務精的社區檔案干部隊伍。針對大多數社區檔案管理人員對檔案業務不夠了解的特點，各級檔案部門要積極采取有效措施，培訓社區檔案工作管理人員，一手抓思想政治教育，樹立愛崗敬業思想，一手抓知識更新和業務培訓，提高檔案業務素質，以適應新時期新階段對檔案工作的要求。

社區檔案工作是一項全新的工作，各級檔案部門必須進一步解放思想、實事求是，發揚與時俱進、開拓創新的精神，扎實工作，為實現全面建設小康社會的宏偉目標，做出我們檔案工作者應有的貢獻。

四、當前加強社區檔案管理工作的幾點意見

檔案管理工作同其它工作一樣，需要多方面的支持。從目前情況看，基層社區應盡力將檔案工作單列出來，在列入社區發展總體規劃的同時，成立功能完善的檔案管理機構，建立健全檔案管理規章制度，形成檔案管理工作的良好機制，推進社區檔案管理工作健康有序發展。

1.社區檔案管理工作要列入社區發展總體規劃中，形成“一盤棋”思想。現行的《基層檔案工作試行辦法》中也有規定：“各級黨委、人民政府應切實加強領導，把檔案工作列入工作計劃和發展規劃，納入分管領導目標管理責任制，切實解決檔案庫房、設備和工作人員等實際問題”。于此同時，在檔案建設的經費上應該加大投入，需要把檔案建設開支也加入到財政預算，還要使考核獎勵機制更加完善，要使檔案建設加入到社會的發展目標層面來評價、考核，從而為社區檔案事業又好又快的發展提供保障。

2.在社區的工作議事日程中應該加入檔案管理工作的內容，并且檔案管理機構應該相對獨立。檔案管理機構在建設的過程中，應該依托上一級主管部門建設的檔案管理機構，并安排一名社區負責人擔任檔案管理工作負責人，同時根據情況從社區人員中選配 1～2 名人員，做到專職專責。

3.要在構建和諧外部大環境的基礎上，營造良好的社區檔案管理工作小環境。要使檔案管理工作開展的更好，應該在最大程度上保持相對穩定的工作人員崗位，可以通過晉升機會和優厚薪金的方法，加強對人員的崗位吸引力。于此同時，對工作人員應該定期進行相關的業務培訓，并且要具體崗位和職責對檔案人員進行考核，使工作人員每天都保持著高度的熱情度入到工作中。

4.要以制度建設為抓手，加快推進社區檔案的管理向正規化軌道發展。由于社區的檔案工作牽扯到方方面面，涉及面廣泛，因此要正常規范開展社區的檔案工作，就應該要有健全的規章、制度，要對平時工作中的各個細節都需要做出規定，從而使檔案的日常管理過程中實現規范化和制度化。