論合同管理中的常見問題及改進措施

郭惠

摘 要：本文針對新疆油田公司克拉瑪依電廠合同管理中存在的問題進行分析，并提出應對措施，希望在合同管理方面管理提升有所幫助。公司合同信息管理系統的應用，使合同管理由過去的紙質管理模式變成現在的網上管理模式，尤其是公司合同管理辦法修訂后，對管理中的責任劃分明確，考核嚴格。

關鍵詞：合同管理;問題;措施

公司合同信息管理系統的應用，使合同管理由過去的紙質管理模式變成現在的網上管理模式，尤其是公司合同管理辦法修訂后，對管理中的責任劃分明確，考核嚴格。本文針對克拉瑪依電廠合同管理中存在的問題進行分析，并提出改進措施。

1 克拉瑪依電廠合同管理運行現狀

克拉瑪依電廠根據公司新修訂的合同管理辦法修訂了《克拉瑪依電廠合同管理細則》，為規范合同管理制定了依據。計劃科作為歸口部門負責合同管理工作，質量安全環保科承辦安全類合同，運行維護中心承辦供熱類合同，其他合同由計劃科承辦。

2 存在的問題

2.1 合同信息管理系統未能在全廠有效推廣 合同信息管理系統在電廠應用以來，能正確使用該系統的部門寥寥無幾。雖然每個科室都規定了合同負責人及承辦人，并配置了合同管理賬號，但由于長期不使用，相當一部分人的合同管理賬號已經被鎖死。當需要登錄處理合同管理事務時，造成合同流程無法繼續等結果，使工作不能正常進行。

2.2 合同管理系統的培訓工作不到位 合同管理的培訓主要包括合同信息管理系統的使用、相關法律知識的學習、《克拉瑪依電廠合同管理實施細則》的學習、合同流程的學習。實際工作中，這幾個方面都很欠缺，各單位合同承辦人普遍缺乏合同管理的相關知識。這也是合同信息管理系統未能在全廠有效推廣的原因之一。

2.3 《克拉瑪依電廠合同管理實施細則》在執行過程中形式化 在《克拉瑪依電廠合同管理實施細則》既規定了合同歸口部門計劃科的管理職責，也規定了各部門的合同管理職責。計劃科作為歸口部門負責合同的訂立、履行、結算等全過程管理，這里強調的是過程管理，并非承辦。在執行過程中，只有少數部門會負責本部門的合同訂立、履行、結算等工作，其他部門的合同一律由計劃科代辦。這就導致了《克拉瑪依電廠合同管理實施細則》在執行過程中形式化，合同管理沒有真正滲透到生產經營管理中。

2.4 合同印章的使用沒有概念 承辦部門對合同印章的使用缺乏清晰的概念，無論哪個部門與外部單位簽訂合同，均代表電廠而非本部門簽訂合同，在簽訂時應使用“新疆石油管理局克拉瑪依電廠合同專用章”，而不是行政公章。隨意使用行政公章不僅不符合規定，而且使合同管理脫離歸口部門計劃科的監督管理，對電廠的合同簽訂也是一種風險行為。

2.5 合同信息管理系統不能穩定運行 公司統一使用的合同信息管理系統對電腦的系統要求較高，且有時會與OA系統沖突，在日常使用過程中，若維護不當，就會導致合同信息管理系統不能正常使用。這種現象在合同辦理過程中時有發生，給日常管理工作帶來諸多不便。

2.6 合同選商與承包商推薦入網工作排期滯后 承辦部門在計劃簽訂合同時，未將合同選商和承包商或服務商的推薦入網審批時間計算在內，導致合同簽訂時間超過預期，影響工期。

3 改進措施

公司新修訂的合同管理辦法中對原來未明確規定的內容進行了補充，并細化了合同訂立、合同履行方便的內容，同時加強了考核力度。因此，克拉瑪依電廠的合同管理必須規范化，切實按照公司的合同管理辦法執行，以確保合同管理的合法合規，符合內控流程的規定。

3.1 修訂《克拉瑪依電廠合同管理實施細則》 根據公司新修訂的合同管理辦法修訂《克拉瑪依電廠合同管理實施細則》。明確合同承辦部門是合同訂立的責任主體，完善合同的訂立、履行、終止和歸檔等內容。

3.2 加強對各部門合同管理的培訓工作 合同管理的培訓工作主要體現在兩方面：第一，明確各部門合同承辦人，制定培訓計劃，加強對各部門在法律法規、相關管理制度、合同信息管理系統的使用、合同流程等方面的培訓;第二，對各部門合同承辦人進行與合同相關的法律知識培訓，這既可以提高合同承辦人員的法律知識水平，對個人自身素質的提高也有積極的意義。

3.3 加速合同信息管理系統在全廠的推廣應用 首先，各部門負責人及合同承辦人的電腦必須安裝油田公司合同信息管理系統，并能正常使用;其次，為各部門負責人及合同承辦人統一分配CNPC合同系統管理賬號，開通管理權限;最后，各部門負責人及合同承辦人應按照規定定期用分配的CNPC合同系統管理賬號登陸合同信息管理系統，確保賬號的正常使用，此項應作為考核內容納入《克拉瑪依電廠合同管理實施細則》的修訂范圍。

3.4 切實加強合同印章的使用管理 由于各科室合同長期由計劃科代辦，部分科室對合同印章的使用概念不清，在對外合同上加蓋行政公章，這既違反內控流程，也使合同管理脫離計劃科的監督管理，因此必須加強合同印章的使用管理。首先，各科室簽訂的所有對外合同必須報備歸口部門計劃科;其次，加強行政公章管理部門對合同管理知識的培訓，提高印章使用的辨別能力;最后，加強對各科室合同基礎知識的培訓，清晰科室印章的使用范圍。

3.5 提前做好合同簽訂的準備工作 合同簽訂前要經歷合同策劃、合同選商、合同談判、合同文本起草、雙方共同確認等流程，因此在計劃一項合同簽訂工作前，要為這些前期工作預留必要的時間，使計劃工作按期執行，同時避免事后合同的發生。

3.6 細化合同管理考核細則 合同系統不能有效推廣，還在于長期以來形成的習慣：合同由計劃科上傳管理。而公司新修訂的合同管理辦法增加了“合同承辦部門是合同訂立的責任主體”的內容，即誰訂立，誰履行，誰負責，這也是減少合同履行風險的有效途徑。因此，在修訂《克拉瑪依電廠合同管理實施細則》時，應細化對合同管理考核細則，加強對合同管理工作的重視。

3.7 加強對合同信息系統的使用維護 合同信息管理系統的正常運行不僅需要靠技術人員的管理維護，還需要使用人員的配合。首先技術人員應加強自身維護水平，在系統故障時能正確處理，及時恢復系統的正常使用功能;其次，技術人員應對使用人員進行簡單的技術培訓，說明合同系統在使用過程中的注意事項，避免影響系統正常運行的操作。對此，使用人員應積極配合，只有雙方的共同努力才能保證合同信息系統的正常運行。