新形勢(shì)下中小學(xué)檔案管理人員的綜合素質(zhì)探討

黎文采

摘 要：在中小學(xué)檔案管理工作當(dāng)中，管理人員的素質(zhì)還存在一定欠缺，中小學(xué)階段是關(guān)系學(xué)生發(fā)展和以后方向的重要階段，因此，檔案管理尤為重要，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)顯得尤為重要。該文就新形勢(shì)下如何提高中小學(xué)檔案管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行探討，并提出相應(yīng)的策略和建議。

關(guān)鍵詞：中小學(xué)校 新形式 檔案管理 意見建議

中圖分類號(hào)：G625 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2016）04（a）-0094-02

目前，檔案管理人員由于長(zhǎng)期缺乏創(chuàng)新意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，導(dǎo)致檔案管理工作不能跟上社會(huì)和時(shí)代的步伐，這些問(wèn)題直到嚴(yán)重影響檔案管理工作，因此，需要加強(qiáng)相關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)，將檔案管理人員打造成為具備創(chuàng)新意識(shí)和服務(wù)意識(shí)的人群，從而更好地提高檔案管理和服務(wù)工作水平。

1 中小學(xué)生檔案定義

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，作為歷史記錄保存起來(lái)以備查考的，文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件。中小學(xué)生檔案指的是中小學(xué)生在初中和小學(xué)期間的記錄其學(xué)習(xí)經(jīng)歷和成長(zhǎng)經(jīng)歷的文件。學(xué)生檔案本質(zhì)上是一種知識(shí)形態(tài)上的產(chǎn)品，為學(xué)生今后的發(fā)展提供一定的參考依據(jù)。

2 檔案管理人員的基本素質(zhì)要求

由于檔案具有的特性，因此，在管理人員方面的要求極為嚴(yán)格，以下是對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的基本要求。

（1）要樹立起集服務(wù)意識(shí)、安全意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)3種意識(shí)為一體的機(jī)制，在以往的檔案管理當(dāng)中，存在很大地被動(dòng)性，都比較側(cè)重于對(duì)于檔案的保存工作，然而對(duì)社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)于檔案保存的要求也越來(lái)越高，需要檔案管理人員具備主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)，并且能夠掌握新知識(shí)，把握當(dāng)下的社會(huì)動(dòng)態(tài)以及發(fā)展方向，能夠把檔案所包含的資源以及作用充分發(fā)揮出來(lái)，方能促進(jìn)檔案管理工作得以全面發(fā)展。目前，我國(guó)中小學(xué)生的檔案關(guān)系著其以后發(fā)展動(dòng)向和趨勢(shì)，關(guān)乎升學(xué)考試以及檔案轉(zhuǎn)存等，因此，檔案管理人員要有足夠的責(zé)任意識(shí)，在新形勢(shì)下，檔案管理工作不能像以往進(jìn)行檔案管理那樣，應(yīng)當(dāng)在各個(gè)方面都不斷地進(jìn)行改革創(chuàng)新，不斷地進(jìn)行新問(wèn)題的研究和探討，這樣才能夠把檔案管理工作當(dāng)中遇到的問(wèn)題有效解決。

（2）要打造出操作能力、管理能力以及學(xué)習(xí)能力的3種能力的培養(yǎng)。檔案管理人員想要做好檔案管理工作，就需要具備實(shí)際操作能力，具備檔案管理、檔案整理、檔案錄入和檔案保護(hù)等各個(gè)方面的能力，不僅如此，還需要具備耐心的態(tài)度，細(xì)致的服務(wù)，這樣才能在整理檔案的時(shí)候使其規(guī)整有序。同時(shí)還需要加強(qiáng)檔案管理人員的綜合管理能力，比如：在收集檔案、整理保存檔案的過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)把這些程序良好地銜接起來(lái)。在新形勢(shì)下，檔案管理人員還需要具備一定的學(xué)習(xí)能力和提升自我意識(shí)，緊跟時(shí)代潮流，主動(dòng)學(xué)習(xí)，善于學(xué)習(xí)，只有這樣才能夠跟隨時(shí)代潮流，成為一名合格的檔案管理人員。

3 新形勢(shì)下檔案管理人員素質(zhì)不高的原因

3.1 檔案管理人員缺乏服務(wù)意識(shí)

目前，大多數(shù)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)都比較落后，認(rèn)為檔案就是把物品保管好，并沒(méi)有服務(wù)開發(fā)的意識(shí)，在這些方面降低了檔案管理工作的效率，并且極大地浪費(fèi)了人力資源和物力資源，檔案開發(fā)和利用整理，能夠有效地將資源進(jìn)行整合，提高檔案管理的效益，在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的時(shí)代，管理人員需要運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行更好地整合，進(jìn)而打造出更高層次的檔案信息歸檔。

3.2 檔案管理人員缺乏保密意識(shí)

目前，檔案管理人員掌握的知識(shí)內(nèi)容不夠豐富，這一定程度上給檔案的管理和分類帶來(lái)困難。檔案管理需要對(duì)檔案知識(shí)非常了解的專業(yè)型人才，不僅對(duì)檔案知識(shí)能夠有效歸檔，還能夠合理地運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段對(duì)檔案的管理進(jìn)行調(diào)控，同時(shí)還需要具備一定的文字能力和語(yǔ)言表達(dá)能力，這樣能夠清楚地表達(dá)出檔案的具體信息，因此，只有內(nèi)涵豐富，知識(shí)儲(chǔ)備量足的專業(yè)人員，才能夠使檔案管理工作順利得以實(shí)施。

3.3 檔案管理工作人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)

就目前狀況而言，我國(guó)大部分檔案管理人員的思想都是較為陳舊的，缺乏時(shí)代的創(chuàng)新型。他們陳舊的觀念認(rèn)為檔案管理工作和其他的部門之間是沒(méi)有關(guān)聯(lián)的，因此，對(duì)于新的經(jīng)濟(jì)和形式現(xiàn)狀，他們不夠關(guān)心，同時(shí)缺乏及時(shí)地了解，遇到問(wèn)題的時(shí)候不能夠及時(shí)有效地處理，同時(shí)對(duì)于參加科學(xué)研討會(huì)，學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)交流相關(guān)的學(xué)術(shù)會(huì)議不感興趣，因此，嚴(yán)重影響了學(xué)校檔案的信息開發(fā)和編寫工作。

4 提高檔案管理人員整體素質(zhì)的對(duì)策

在當(dāng)今世界新形勢(shì)發(fā)展的大趨勢(shì)下，需要根據(jù)思想政治素質(zhì)方面，職業(yè)道德素質(zhì)方面，創(chuàng)新科技素質(zhì)方面以及檔案管理素質(zhì)這4個(gè)方面對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行改革，促使檔案管理工作人員的進(jìn)步，進(jìn)而更好地促進(jìn)檔案管理工作的實(shí)施。

4.1 檔案管理人員需要有較高的思想覺(jué)悟

對(duì)于檔案管理人員而言，思想政治素質(zhì)是必須具備的職業(yè)道德素質(zhì)，由于檔案管理工作的性質(zhì)是十分嚴(yán)謹(jǐn)?shù)模⑶覚n案管理工作包含很高的機(jī)密性，對(duì)于檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)要求很高，因此，檔案管理工作人員需要具備良好的思想道德素質(zhì)，這樣才能夠保證學(xué)生的學(xué)籍信息不被泄露，并且在思想上能夠嚴(yán)格按照國(guó)家的政策和方針對(duì)自身的行為進(jìn)行約束。同時(shí)，檔案管理人員還需要具備為人民服務(wù)的精神和奉獻(xiàn)社會(huì)的精神。

檔案管理人員需要對(duì)檔案管理工作有著明確的政治方向以及責(zé)任感，需要具備正確的價(jià)值觀和政治觀，全面貫徹落實(shí)黨的綱領(lǐng)。檔案所涉及的內(nèi)容非常廣泛，包含著學(xué)生的私密信息等，因此，檔案管理工作人員需要按照檔案管理規(guī)定的規(guī)章制度進(jìn)行管理，還需要具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)。根據(jù)我國(guó)的規(guī)章制度做好檔案管理工作，如果檔案管理人員不能夠依據(jù)相關(guān)的檔案法律與法規(guī)進(jìn)行管理，那么對(duì)于這項(xiàng)工作是沒(méi)有辦法實(shí)行的，甚至?xí)媾R到法律的制裁，因此，檔案管理人員需要明確自身的政治立場(chǎng)和責(zé)任觀念，努力把檔案管理工作做好。

4.2 檔案管理人員需要具備良好的職業(yè)道德

由于檔案管理工作每天需要打交道的是檔案，因此長(zhǎng)期工作下去，是較為枯燥乏味的，檔案管理工作人員需要具備良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，這樣才能夠更好地完成檔案管理工作，隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，多樣化的就業(yè)渠道打開了就業(yè)市場(chǎng)的大門，許多原本從事檔案管理的工作人員都轉(zhuǎn)型去了其他領(lǐng)域，但是仍有一部分人員堅(jiān)守自己的崗位，使他們堅(jiān)持不懈的就是他們擁有良好的職業(yè)道德素養(yǎng)。檔案管理工作不僅枯燥，而且還需要非常專業(yè)的知識(shí)和能力，想要把工作做得得心應(yīng)手，需要對(duì)檔案管理知識(shí)有一定的了解，并且需要有耐心和高度的責(zé)任心，需要耐心的為檔案管理事物服務(wù)，對(duì)檔案管理和歸檔進(jìn)行合理地整合，同時(shí)還需要全面顧及國(guó)家發(fā)展大局，做好檔案的管理，加以提升自身職業(yè)道德修養(yǎng)。

4.3 檔案管理人員需要積極開拓創(chuàng)新

檔案管理人員需要積極適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，自身需要樹立終身學(xué)習(xí)的理念，不斷地學(xué)習(xí)新的知識(shí)，擴(kuò)充自己的知識(shí)儲(chǔ)備，同時(shí)需要結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況，制定出符合的實(shí)施方案，檔案管理人員需要根據(jù)時(shí)代的變化進(jìn)行創(chuàng)新，改變?cè)械呐f式思維模式，以及思考方式和處理解決問(wèn)題的能力，不斷地完善自己，在做好自己本職工作的同時(shí)，勇于創(chuàng)新，探索出檔案管理操作更加便捷的技術(shù)，讓檔案管理能夠提高效率。

4.4 檔案管理人員需要具備專業(yè)化服務(wù)理念

檔案管理人員需要掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)等科學(xué)技術(shù)的運(yùn)用，對(duì)電子信息進(jìn)行錄入和查詢，存儲(chǔ)和輸出，對(duì)檔案的歸檔和整理進(jìn)行有效地調(diào)節(jié)，并且利用檔案信息化和現(xiàn)代化的模式，對(duì)檔案進(jìn)行有效歸檔和整理，把檔案的最大效用發(fā)揮出來(lái)。因此，需要增加檔案管理工作人員的工作積極性，需要改變他們?cè)械呐f式思維模式，對(duì)檔案信息進(jìn)行有效整理和歸檔，同時(shí)需要對(duì)自己的知識(shí)儲(chǔ)備進(jìn)行完善，不斷地加強(qiáng)對(duì)于專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，協(xié)調(diào)好各個(gè)部門的管理工作。同時(shí)還需要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作方法的改革和創(chuàng)新，不斷地加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)技能的學(xué)習(xí)，牢牢掌握現(xiàn)代化檔案管理技巧，借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于相關(guān)的政策、法律、法規(guī)有一定的了解，規(guī)范檔案管理。

4.5 提高檔案管理人員的待遇及職業(yè)道德修養(yǎng)

在中小學(xué)生的檔案管理工作當(dāng)中，需要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，需要檔案管理工作人員具備良好的職業(yè)道德修養(yǎng)，因此，需要加強(qiáng)檔案管理工作人員的文化知識(shí)的學(xué)習(xí)以及實(shí)際動(dòng)手操作能力的培養(yǎng)，通過(guò)自身文化修養(yǎng)的提高，培養(yǎng)積極向上的心態(tài)，勇于開拓創(chuàng)新，取得成績(jī)。使之成為一個(gè)對(duì)社會(huì)有用之才，同時(shí)還需要加強(qiáng)檔案管理工作人員的福利待遇，創(chuàng)作出具有人性化的服務(wù)機(jī)制和鼓勵(lì)措施，認(rèn)真做好檔案管理工作，這樣能夠有效地激發(fā)員工工作和管理的熱情，使員工即使在出現(xiàn)職業(yè)困倦期的時(shí)候，也能夠及時(shí)地調(diào)整自己的心態(tài)，能夠有效地留住專業(yè)人才，對(duì)于檔案工作的展開和發(fā)展，都是極為有利的。

4.6 強(qiáng)化檔案管理人員的繼續(xù)教育

由于國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷地完善和發(fā)展，信息技術(shù)現(xiàn)代化的普及和大范圍使用，使得中小學(xué)檔案管理工作的內(nèi)容以及服務(wù)模式也發(fā)生變化，因此，對(duì)于檔案管理工作人員的要求也越來(lái)越高。特別是針對(duì)那些沒(méi)有受過(guò)專業(yè)教育和培訓(xùn)的檔案管理工作人員，需要加強(qiáng)其自身教育，這樣才能夠?yàn)樽龊帽韭毠ぷ鞔蛳聢?jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案歸口和整理工作都是需要技巧以及一定的學(xué)識(shí)，因此，對(duì)于檔案管理人員，加強(qiáng)繼續(xù)教育，能夠更新原本的陳舊思維模式，提高自身修養(yǎng)和解決問(wèn)題的能力，同時(shí)可以充分地發(fā)揮檔案管理工作人員的創(chuàng)造力，為推動(dòng)檔案管理工作起到極大地促進(jìn)作用。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作人員想要在本崗位取得較為優(yōu)秀的成果，就需要不斷地完善自己的知識(shí)儲(chǔ)備，并且能夠有效地掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，將其運(yùn)用到現(xiàn)代科學(xué)檔案管理管理工作當(dāng)中。同時(shí)還需要建立起一支優(yōu)秀的檔案管理人員隊(duì)伍，需要具備主動(dòng)服務(wù)精神和強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，培養(yǎng)檔案管理人員的思想素質(zhì)，端正他們的職業(yè)道德素養(yǎng)，用于學(xué)習(xí)，提高檔案管理水平，使得檔案管理工作人員的工作效率得以提升。

參考文獻(xiàn)

[1]賀偉.中職學(xué)校檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2015（2）：49.

[2]王曉霞.中職學(xué)校檔案管理存在問(wèn)題及解決方法淺析[J].商，2013（24）：375.

[3]吳娟.怎樣做好學(xué)校檔案管理工作[J].衛(wèi)生職業(yè)教育，2007，25（1）：57-58.

[4]何敏.淺析學(xué)校檔案管理工作[J].職業(yè)，2007（15）：45.

[5]鄭紅.提高高校檔案管理人員素質(zhì)的幾點(diǎn)思考[J].吉林商業(yè)高等專科學(xué)校學(xué)報(bào)，2007（1）：42-43.

[6]馬春芳.論中學(xué)檔案管理的重要地位及加強(qiáng)檔案管理的有效途徑[J].科技資訊，2006（2）：113-114.