關于基層醫院辦公室檔案管理工作的思考

范瑩

摘 要：通常對于廣大基層醫院來說，需要尤其注重加強檔案管理方面工作。然而就目前實際情況來看，在檔案管理方面始終存在諸多實際問題，因此，非常不利于醫院對檔案信息良好的管理。基于此，該文通過分析基層醫院實際問題，針對如何充分落實檔案管理闡述一下意見。

關鍵詞：基層醫院 辦公室 檔案管理

中圖分類號：R197.323 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）04（b）-0144-02

對于廣大基層醫院來說，實施預防保健、培訓、科研、治療過程中，普遍需要用到醫院檔案，醫院在其有效引導之下，也才能利于各方面工作順利實施。加強醫院檔案管理比較重要，能夠利于醫院順利發展，在醫療技術水平方面，也能夠實現較為明顯的提升。然而在具體開展的各項管理中，現如今普遍面臨一系列問題。

1 醫院檔案的定義以及分類情況

目前情況下，不少基層醫院的檔案管理工作存在著混亂的情況，造成這種局面的一個極為重要的因素便是醫院檔案的定義含糊不清，分類界定不明。所以，要改變當前我國醫院檔案管理中存在的一些問題就必須從定義入手，對醫院的檔案進行嚴格的劃分以及界定，從而提升醫院檔案的管理水平以及能力。

醫院的檔案主要是在醫療、科研、教學、保健、醫藥管理、行政管理等過程中形成的具備保存價值的以文字、圖像、聲象等作為載體的記錄。根據相應的要求，醫院的檔案具體的劃分標準各不相同，一般可以分成病歷檔案、人事檔案、設備檔案、財務檔案、實物檔案等，在所有的這些中，病歷檔案是非常重要的檔案，其不僅僅是醫院醫療水平以及管理水平的具體體現，而且也是醫院避免醫療糾紛的重要憑證。人事檔案是醫院選撥以及任用人才的記錄，是醫院考核、培養、職務晉級的重要保證。科技檔案則是醫院的醫療成果鑒定以及推廣實施的重要的有效保障。基建檔案主要是指醫院在建設、管理、維修、擴建等方面的真實的記錄形式，它不僅僅服務于醫院的經濟建設，而且有助于醫院的醫療水平以及醫療事業的發展。所以，做好醫院的檔案管理工作對于醫院的發展等尤為重要。醫院的財務檔案包括一些具體的會計憑證、會計賬簿、個人保險的資料、獎金、津貼等，主要是以書面的形式來進行核算的資料，以及上級部門所發出的文件、法規制度的操作流程。其不僅僅反映了會計工作的有效控制，而且也為醫院建立完備有效地檔案管理提供了原始的、真實的數據。除了書面的表現形式，聲像資料也是醫院檔案非常重要的部分，其主要是指醫院在醫療活動、社會活動中依靠電子設備攝錄的形式來完成的具有重要價值的照片、磁盤、錄音帶、錄像帶等，其是醫院醫療活動、科研活動、教學活動的真實反映，是醫院眾多檔案的重要組成部分。

2 目前基層醫院檔案管理存在的問題

2.1 管理制度難以完善

目前檔案管理逐漸變得越來越復雜，已經并非局限于查看、保密、存放和保管，并且包括電子檔案方面的管理，如何利用網絡平臺進行共享，以及分級審查等內容。因此，如果仍然采用以往的管理制度，勢必難以符合管理的迫切需求[1]。一些醫院在這方面開展過程中，特別是對于實物檔案等方面，普遍未予以及時有效的歸檔，缺乏相對完善的制度，這樣往往就會容易造成存在大量檔案材料，在實際進行歸檔的時候往往就會不齊全，另外普遍容易出現重復歸檔。檔案一旦被整理之后，同樣無法進行迅速地查找。

2.2 硬件設施落后

在檔案管理具體開展的過程中，就硬件設施方面來說，目前難以保障先進性，并和現代化管理有出入[2]。現階段檔案管理的具體開展階段，存在著很多設施過于落后，陳舊和老化現象相對來說就會比較嚴重，一些醫院甚至缺乏比較獨立的辦公室，這無疑不利于檔案的良好保存，使用一段之后可能就會容易出現一定的破損，容易影響壽命等方面，另外對于檔案保密來說，同樣具有較大隱患。

2.3 重視度缺乏

通常來說檔案管理對于整個醫院來說都具有十分重要的作用，通過檔案管理能夠實現更好地服務于醫院。但是目前由于重視程度不足，在檔案管理上也缺乏足夠的意識，因而使檔案資源沒有達到預期的利用效果。另外對于檔案管理隊伍來說，普遍難以做到完善，因此，實際工作效率就會大打折扣，一些原本有用的檔案資源沒有被充分調動起來，部分檔案資源甚至出現了閑置和丟棄，導致相當一部分檔案資源的浪費，因此，缺乏檔案重視的問題亟需解決。

2.4 業務水平較差

對于檔案的各項管理而言，應不斷完善檔案管理團隊，使其具備一定專業性。然而一些醫院實際開展各項工作的過程中，并沒有較為完備的檔案管理團隊，甚至均屬于部門轉崗而來，因而就本質來說也就非專業了。他們一方面專業知識比較缺乏；另一方面未受到過培訓，因此，容易認識程度不足，并且在一些具體的業務上，同樣容易一知半解。

3 怎樣有效加強基層醫院檔案管理

3.1 不斷完善檔案管理制度

在檔案管理具體開展階段，應改變分散模式這一方法，大力推崇集中模式。醫院不同相關部門之間，需要進行較為有力的協調，在資源方面也應該進行有效的整合。就檔案管理方面來說，還需要不斷完善職能機構，并且充分肯定檔案室的地位[3]。另外應根據檔案工作具體情況，有機完善崗位責任制度，讓各環節具體的工作，都能夠充分實現有章可循。對各類檔案文獻，也應該力求予以集中式管理，檔案管理的具體開展階段，應力求實現綜合性，當成一個獨立整體，然后通過較為統一規范化標準，予以一定程度的系統整理。

3.2 注重增加資金投入

基層醫院應不斷加大資金投入力度，并且應該及時引入現代化技術。就現階段檔案數量與種類方面，已經持續得到增加，因此，檔案開發利用實際階段，如果僅僅依靠人工進行管理，普遍難以實現迅速查找檔案，往往就會具有一定困難。所以，應該通過計算機等較為先進的手段，這樣才能有效開展檔案整理，管理能夠朝著現代化步伐前進。

3.3 加強開發利用

應充分重視資源的開發，這樣才能充分利于后續較為良好的利用，并能夠充分避免重藏輕用的實際問題。作為檔案管理人員，應力求能夠通過多種渠道，深入到實際工作中去，并力求較為合理的開發利用資源。并且還應該秉承著較為積極樂觀的態度，有效組織編研活動。在服務觀念方面，也應該力求實現創新。另外在檔案具體進行利用過程中，不可避免的就會出現反饋信息，應重視這方面的管控。

3.4 不斷提升檔案人員水平

檔案管理具體開展階段，人員培養相對來說尤為重要，因此，應該不斷提升管理人員水平。應注重加強培訓規劃，讓檔案管理方面人員，應該定期深入到實際中去進行參觀，積極有效地進行有關的學習，并且彼此之間加強交流，并且應該利用繼續教育手段，持續更新自我的知識，并且有效提升知識水平。

4 結語

該文根據目前基層醫院實際情況，就怎樣落實檔案管理陳述自己觀點，旨在能夠為同行所參考。就現階段情況來看，很多醫院仍然采用人工管理這樣比較傳統落后的手段，無法真正將管理工作落到實處。特別是當前網絡化管理的普及，更要求人們應該及時有效創建有力平臺，并不斷完善管理方式，這樣檔案管理才會達到預期目的。總之，醫院的檔案管理工作并不是一項可有可無的工作，在思想上，醫院應該首先提高重視程度，改變傳統的管理方法，盡可能地采用先進的技術手段來加強檔案管理工作，從而為醫院的發展提供強有力的支撐。

參考文獻

[1] 石旭輝.淺談信息時代基層醫院檔案管理現代化的實現[J].黑龍江史志，2014（22）：97.

[2] 胡慶宏.基層醫院檔案管理現狀分析與對策[J].中國當代醫藥，2012（13）：153-154.

[3] 張巖.信息時代如何實現基層醫院檔案管理現代化[J].城市建設理論研究：電子版，2014（17）：66.