論企業檔案編研工作的知識引領與推動

吳京

摘 要：檔案編研是開發檔案信息資源的重要手段，以知識管理引領檔案編研工作，能讓企業檔案編研工作在極具變化的環境里適應發展并保持活力。該文介紹了知識引領的含義及必要性，重點從技術、組織、服務3個方向進行了論述，提出了檔案編研工作知識引領與推動的長效機制。

關鍵詞：檔案編研 知識管理 知識引領與推動

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）04（b）-0108-03

在經濟全球一體化、知識管理興起的時代，信息資源已經成為企業的戰略資源，信息資源的開發和管理能力已經成為企業核心競爭力。檔案編研是開發檔案信息資源的重要手段，以知識管理引領檔案編研工作，重視員工的隱性知識并對其進行挖掘和利用，從知識管理的角度對人進行管理，能讓企業檔案編研工作在極具變化的環境里適應發展并保持活力。

1 知識引領的含義

知識管理是企業的一種創新型的管理模式，它是根據企業在科研、生產、經營等方面活動的實踐和需要，對資料、文檔、企業政策、過程、規程等顯性知識和存在員工頭腦中的工作經驗、技能、思想方法等隱性知識的識別、產生、獲取、開發、研究、存儲、傳播和利用進行的全過程的管理。知識管理可以有效促進企業的競爭力的不斷增強和提高，創造更高的社會和經濟效益。知識管理的目的是使企業需要的知識在最合適的時候傳遞給最合適的人，以實現效益的最大化。

檔案編研工作的知識引領，就是以知識管理的手段引領檔案編研工作，推動檔案編研工作，能夠有效地獲取、創造、交流和利用信息資源，為企業科研生產、經營管理和領導決策提供深層次的信息服務，從而提高檔案工作的形象、地位、影響力和服務企業中心工作的能力。

2 企業檔案編研工作知識引領的必要性

傳統的企業檔案編研工作從選題開始到成果發布雖說是一個完整的工作過程，但整個工作模式仍存在一定的局限性，嚴重影響檔案編研工作的效果，制約了檔案編研工作的發展。這主要表現在3個方面。

一是傳統的檔案編研以提供一次、二次文獻為主，而知識管理不再局限于利用片面的信息來滿足用戶的需求，而是對用戶的需求進行系統分析，向用戶提供全面、完整的解決方案，幫助用戶選擇有用的信息，提高知識的獲取效率。二是傳統的檔案編研僅局限于對檔案信息的開發，而忽略了對人的管理。其實在信息獲取的整個流程中，人才是核心。知識管理認為對人的管理既可以提供廣泛的知識來源，又可以建立良好的組織方式用以促進知識的傳播，這適應了知識經濟時代的要求。三是未來的知識管理系統將越來越具備智能化的特點，這就從根本上拋棄了檔案編研工作中被動處理信息資源的工作模式，而與知識交流、共享、創造和應用的全過程高度融合，使知識管理成為企業創新發展的核心推動力。

知識管理引領下的檔案編研工作是知識機制與管理機制的結合，是知識創新與管理變革的結合，內容包括了顯性的信息資源的管理和隱性的人的知識管理。這種管理模式充分發揮人的創造力和主觀能動性，推動檔案編研工作不斷發展。

3 企業檔案編研工作知識引領方向

3.1 技術方向的引領

技術引領就是主要依靠先進的計算機和網絡技術開展檔案編研工作，使知識的生產、傳遞和利用更為方便和快捷。

3.1.1 利用檔案信息平臺開展檔案編研工作

將知識管理的理念融入檔案信息管理平臺中，利用信息技術開發檔案資源，凝練和固化工作經驗，達到充分挖掘和利用企業員工的隱性知識的目的。

檔案信息平臺建設不應是簡單的檔案信息存儲系統，隨著檔案的數字化發展，它應該是對數字化的檔案信息進行深加工和組合之后形成的專題性的、高層次的檔案信息知識庫。通過網絡技術，檔案信息平臺集服務窗口、宣傳窗口、對話窗口、交流窗口多功能于一身，提供檔案庫藏資源信息、檔案利用服務信息、檔案工作信息以及相關資源信息的參考咨詢服務。持續進行檔案庫的建設和研究，不僅對顯性知識如各種數據庫進行整合，還要對參考咨詢服務中用戶提出的問題及解決方法、專家回答過的專業問題和工作經驗等隱性知識進行分類整理，轉化入庫，形成常見問題問答庫、咨詢專家庫、經驗交流庫等。知識庫不斷收集更新以往的咨詢結果，用戶可以直接檢索到相似的問題和答案，提高利用效率，滿足用戶對信息日益深化、專業化、廣泛化的需求。

3.1.2 利用知識地圖開展檔案編研工作

在知識管理的范疇內，知識地圖是一種有用的工具，顯示整個企業知識資源的分布情況，它提供了一種企業學習、創新的環境和路徑，幫助員工迅速找到所需的知識資源。運用好知識地圖，將有助于檔案編研課題的開發和信息收集。

構建企業信息資源知識地圖，使企業知識資源位置清晰化，在知識的組織中起到導航和定位的作用，以便于用戶查找和使用。一是建立一個企業信息資源總目錄。有別于傳統的典藏目錄，它從用戶使用角度出發，易用性高，實用性強。二是描述總目錄內各種信息資源間的有機聯系，如內部資源和外部資源、員工與知識信息、產品與技術信息等的多種聯系。三是對企業擁有的知識信息進行分層次管理。一般可以分為個人知識、過程知識、產品知識、組織記憶、商務知識、利益相關者知識和客戶知識等7個層次。四是提供咨詢服務。將問題和咨詢結果記錄下來，形成信息庫，可以通過統一檢索框進行檢索。地圖導航系統設計合理，信息資源覆蓋面廣，可以為用戶提供多角度的資源獲取方式。

3.2 組織方向的引領

針對檔案編研工作組織機構開展的知識管理，主要方向為職能管理結構的扁平化、柔性化以及管理方式的知識化，使檔案編研工作具有更好的靈活性和創新性。

3.2.1 組織科學合理的檔案編研隊伍

檔案部門組織各業務室開展檔案編研活動，編研隊伍的主創人員由原來的檔案人員，發展為檔案部門牽頭組織，參與編研的謀劃工作，一線技術人員和管理人員參與編研的具體工作，彌補了檔案人員對企業各專項業務不熟悉的缺陷。實施知識管理下的檔案編研工作打破固有的組織結構，為檔案編研工作的發展提供智力支持和專業引領，大大提高了檔案編研水平。

3.2.2 建立學習型組織

學習型組織是一個能夠熟練地創造、獲取和傳遞知識的組織。學習型組織的構建能夠有效促進檔案編研工作的積極開展。

營造學習型組織氛圍，調動全員參與，促進個人知識融合和嵌入組織知識當中。檔案人員必須參與企業活動，有計劃、有目標地到科室、機關學習，有利于個人的長期發展和知識結構的更新。針對性地了解本單位的信息需求，從中確定帶有普遍性的編研課題，有利于檔案編研工作適應企業中心工作的發展需要。各種方式激勵檔案編研創新與共享，組織學習培訓和交流會，鼓勵個人多思考多表達，實現隱性知識的交流與共享，有利于組織文化和先進理念的形成。

3.2.3 形成良性循環的聯動機制

檔案編研可以完成從檔案信息到知識的轉化，但值得注意的是信息采集、組織、篩選等每一項任務的實現都依靠檔案人員的前期需求分析和人為規則設定。一旦需求發生變化，相關的規則也必須隨即變化，規則的變化必然導致知識結果的變化，進而帶動前端信息的生成產生變化。即使擁有了功能強大的信息系統，也需要檔案人員不斷對新形勢、新情況加以分析，做出準確的判斷并付諸實踐，形成一種良好的聯動機制，保障檔案編研成果準確、有效。

3.3 服務方向的引領

企業發展的加快和環境的復雜多變，向檔案編研工作提出的不只是提供檔案信息的問題，而是如何融入企業，參與企業發展的問題，檔案編研工作服務能力是控制并運用檔案資源，服務企業各項工作，參與企業管理，最大限度地實現的檔案價值的本領和力量。

3.3.1 提升檔案編研工作服務理念

檔案編研工作服務起點已經變成了用戶的需求，服務深度需要深入用戶需求的內容中而不是停留在文件的需求上，服務內容核心轉變成追尋整個科研過程，將檔案編研工作的服務與用戶科研的整個過程緊密相連。因此，檔案編研在開展知識管理時，思想上要跳出針對各種的檔案庫藏的局限，更新服務理念。

3.3.2 為用戶提供個性化定制服務

企業檔案存在很強的專業性，檔案部門應對用戶進行詳細的調查分析，根據不同領域、專業、層次的知識需求將檔案信息和檔案用戶劃分成多個群組。用戶向檔案部門提出信息需求后，檔案部門可以根據前期的調查結果迅速提取出有針對性的信息，并以最佳的方式傳遞給用戶，從而實現以人為本的個性化定制服務。

3.3.3 加強檔案編研工作信息反饋

在檔案編研工作知識管理活動中，信息反饋處理是檔案編研工作中不可忽視的重要環節，只有真正建立起信息反饋處理的雙向信息流模式，檔案編研工作才能在良性循環的軌道上持續不斷地向前發展。

在開展檔案編研工作之前，就涉及對用戶需求的跟蹤調查，以獲取需求信息來提高編研成果的針對性和有效性；在課題實施過程中，需要與相關業務部門緊密聯系，充分挖掘信息資源，編研出內容翔實、質量高的編研成果；在編研成果利用工作中，需要對用戶進行滿意度調查，作為工作改進的依據。信息反饋機制能夠使檔案部門獲得全面準確的檔案編研工作實際效果，通過分析研究，調整檔案編研工作各環節，使其逐步趨于完善，從而提高檔案編研工作質量。

4 建立檔案編研工作知識引領與推動長效機制

檔案編研技術、組織和服務方向的知識引領，并沒有完全的界限，可以相輔相成多種渠道推動檔案編研工作發展。這就需要優化配置機構，合理設置流程，調整完善職能，從根本上掃除檔案編研工作發展的障礙。

4.1 建設體系，完善職能

健全的企業檔案編研工作體系是檔案編研工作持續發展的組織保障。首先，必須健全檔案工作領導、管理和監督機構，明確檔案編研工作的總體框架，即建立以企業主管領導為統領，檔案部門為核心，各業務部門為基礎的檔案編研工作網絡。其次，建立檔案編研工作制度體系，以規范管理行為，保證檔案編研工作質量受控。最后，建立檔案編研工作監督、考核體系，落實檔案部門的監控、指導、考核職責，保障檔案編研工作體系運行持續有效。

4.2 積極進取，不斷創新

檔案編研工作需要檔案人員以審時度勢的態度不斷探索、創新，創新不僅體現在基礎業務的提升上，還要對原有檔案編研工作模式進行總結與突破。以知識引領檔案編研工作，實質就是用先進的知識管理模式武裝、指導檔案編研工作，激發員工利用顯性知識，挖掘隱性知識的積極性和創造性，使檔案編研工作與企業各層面形成良性的互動，開創檔案編研工作新局面。

4.3 立足實用，講求實效

圍繞企業中心工作，優先選擇急需、急用、見效快、易于編研的課題進行編研，使編研成果盡快發揮作用，獲取效益。打破傳統的只依靠庫藏檔案信息資源的信息收集方式，不拘泥于現有的檔案信息資源，通過各種渠道，采取各種方式收集有價值的真實信息。編研成果的載體可以是單一的，也可以是多媒體的，通過信息技術進行傳播，提高時效性和影響范圍。

5 結語

隨著企業的不斷發展，市場競爭的日趨激烈，人們對原有的技術成果和管理經驗的利用、借鑒也更加直接、更加緊迫。通過對檔案編研技術、組織和服務3個方向的知識引領，激勵編研人員鉆研業務，創新編研形式，深化和拓展課題應用，將有形產品以外的服務、信息和問題處理方式變成價值的源泉，從而為企業帶來不可估量的財富和獨特的價值。知識引領下檔案編研工作，在新時期、新形勢、新任務、新需求的背景下，將發揮更大的作用和潛能。

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