淺析現代檔案管理中檔案管理基礎工作的作用

徐建

摘 要：當今的社會是信息化的社會，計算機網絡技術運用到社會發展的各個方面。信息網絡中的數據處理技術具有效率高和速度快的優勢，運用到管理工作中能夠提高管理工作的準確性和科學性。現代信息網絡技術運用到檔案管理工作中，改變了檔案管理的管理方式，提高了檔案管理水平。在現代檔案管理基礎工作的我們要重視計算機網絡技術的運用，發揮計算機網絡技術在檔案管理基礎工作中的優勢，通過計算機網絡技術的管理方式提高檔案管理基礎工作的工作水平，為檔案管理的后續工作的開展打好基礎。

關鍵詞：檔案管理；基礎工作；人員結構；全面普查

現代檔案管理基礎工作涉及到多個管理類型，包含檔案管理工作中的多個領域和多方面內容，在現代檔案管理工作中具有重要的作用。在檔案管理過程中我們要對基礎工作形成正確的認識，重視基礎工作在檔案管理中的基礎作用。

只有做好檔案管理基礎工作，才能為檔案管理后續工作的開展打好基礎，在整體上提高檔案管理水平，滿足現代社會對檔案管理工作的要求，促進我國檔案管理工作向著科學化的方向發展。

一、現代檔案管理中檔案管理基礎工作的作用

（一）檔案管理基礎工作的內容

檔案管理基礎工作涉及到檔案管理工作的多方面內容，其中檔案的分類、檔案的裝訂、檔案的登記、檔案的查詢和檔案的注銷都是基礎工作的內容。基礎工作的每一個內容都是檔案管理工作的一個方面。

檔案的分類就是根據檔案管理的準則，將不同的檔案根據出處、內容和時間等方面存在的差異進行歸類處理。

檔案的裝訂就是根據檔案管理的裝訂要求，將不同裝訂風格的檔案進行統一風格裝訂。

檔案的登記采用一定的登記方式對檔案的進出、整理、保存、借用等情況進行詳細的記錄。檔案的查詢就是對檔案的內容進行查看。

檔案的注銷就是消除不再屬于管理范圍內的檔案的存在記錄。

（二）檔案管理基礎工作的作用

檔案管理基礎工作的科學進行能夠為檔案管理的后續工作打下基礎，使檔案的使用更加方便。在檔案的后續管理和使用中，由于基礎工作已經對檔案進行過初步的整理，所以不必再為檔案的初步整理上浪費時間，節約了大量的時間和人力資源。

在我國大多數檔案的內容都是企業或單位活動的當時記錄，具有時效性、獨特性和重要性的特點。檔案管理基礎工作能夠及時的對檔案做出整理，發揮出檔案本身具有的時效作用。而且檔案管理工作的有效開展也是評價現代化檔案管理水平的重要因素之一。

在信息化的時代，把計算機網絡技術運用到檔案管理工作中很大程度方便了檔案的檢索，減少了檔案檢索時出現的問題，提升了檔案檢索的效率，實現了檔案管理的現代化。

二、提高現代化檔案管理中檔案管理基礎工作的作用的對策分析

（一）重視檔案管理基礎工作，優化管理人員結構

在現代化的檔案管理當中做好檔案管理基礎工作，發揮其在檔案管理當中的作用，要求檔案管理人員提高對檔案管理基礎工作的重視程度，讓檔案管理人員充分認識到檔案管理基礎工作在檔案管理工作中的作用。

只有這樣檔案管理人員在工作中才能提高檔案管理意識，做好檔案管理基礎工作。優化管理人員結構主要是指優化管理人員的年齡結構，在人們的傳統認識中檔案管理工作是一份輕松的工作，每天花大量的時間坐在辦公室就可以完成檔案管理工作，這種認識直接導致檔案管理人員年齡結構偏大。

優化管理人員結構就是在檔案管理工作中增加年輕的管理人員，提高工作人員的工作活力。另外年輕的管理人員在接受新知識上具有很大的優勢，能夠很快的接受檔案管理的新型方式，和提高關于檔案管理的知識，提高自身的檔案管理水平。

（二）對檔案進行全面普查，去除雜劣

檔案管理是一個具有很長時間性的工作，在長時間的檔案收集和管理中，管理檔案的數量不斷增加，時間的分類跨度逐漸變大。在檔案管理的過程中經常會導致檔案資料雜亂，某一類檔案組卷過厚和忘記給編輯頁面等問題。

提高現代檔案的管理水平就要對檔案進行全面的普查，對于未編寫頁碼、案卷號、類別號、項目號、件號、目錄、標題或者標題不明的檔案，進行從新的整理，把確實的編輯內容補充完整。對于某些時間跨度過大已經失去管理意義的檔案要及時進行銷毀或進行其他處理，保證檔案管理的現實意義。

這樣，通過檔案管理基礎工作對管理的檔案進行過普查管理，能夠使得檔案的管理更加科學和規范。

（三）規范檔案的著錄和提名，保證檢索準確性

現代的檔案查找方式已經不再是傳統的通過對一一對應的翻找，計算機網絡技術應用到檔案管理工作中之后，檔案就能通過網絡檢索快速的被找到。

在檔案的管理管理中不僅要保證檔案能夠通過檢索被找到，還要保證檔案能夠被準確的找到。這就要求在檔案管理基礎工作中，做到檔案的著錄要與檔案的提名的統一信息記錄，保證計算機網絡系統能夠準確的記錄檔案的著錄和提名信息。避免在檢索檔案時出現檢索到錯誤的檔案和出現無法識別的現象。

三、結語

檔案管理的基礎工作是檔案管理和使用的基礎，基礎工作的高效完成為檔案的后續管理和檔案的使用提供了很大的方便。在現代社會我們如果想要提高檔案管理工作效率和提高檔案管理水平，就要做好檔案管理的基礎工作。

參考文獻：

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