高校數(shù)字化檔案整理困境與突圍的新思考

摘 要：高校檔案是國家檔案資源的重要組成部分。進(jìn)入21世紀(jì)，隨著信息化的迅速發(fā)展，高校原有的檔案管理模式受到前所未有的挑戰(zhàn)，高校數(shù)字化檔案整理進(jìn)入了困境。本文通過文獻(xiàn)資料法，分析了高校數(shù)字化檔案整理存在的問題，并提出了相應(yīng)的解決策略。

關(guān)鍵詞：高校；數(shù)字化檔案；檔案整理

人類進(jìn)入21世紀(jì)，在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)迅猛發(fā)展的基礎(chǔ)上，高校檔案也隨之進(jìn)入了數(shù)字化時(shí)代。數(shù)字化檔案，是一種全新的檔案形式，其與高校實(shí)體檔案一樣，是高校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)的最原始記錄，具有很高的文化知識(shí)價(jià)值，是國家及社會(huì)檔案資源的重要部分。如何對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行規(guī)范的整理，成為檔案界需要解決的問題。

本文就目前數(shù)字化檔案存在的問題及如何解決，提出幾點(diǎn)意見，僅供同仁參考。

1 數(shù)字化檔案整理困境

1.1 缺乏統(tǒng)一的數(shù)字化檔案整理標(biāo)準(zhǔn)

高校實(shí)體檔案名目繁多，內(nèi)容復(fù)雜，而數(shù)字化檔案整理由于起步晚，基礎(chǔ)水平較低，所以在對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化整理過程中就出現(xiàn)了諸多的問題，如：檔案目錄、細(xì)則、介質(zhì)之間相容性標(biāo)準(zhǔn)；是簡單的將實(shí)體檔案資料歸檔在優(yōu)盤、光盤等介質(zhì)中，還是建立對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫等，而這些問題都是由于缺乏統(tǒng)一的數(shù)字化檔案整理標(biāo)準(zhǔn)造成的。

1.2 數(shù)字化檔案分類方式不健全

實(shí)體檔案的分類方法很簡單，可以按照黨群類、行政類、教學(xué)類、基建類、科研類、學(xué)生類等將實(shí)體檔案進(jìn)行類別的劃分與整理，但數(shù)字化檔案不同于實(shí)體檔案的簡單整理、排架，因?yàn)閿?shù)字化檔案分類是系統(tǒng)內(nèi)的分類，它在兼顧不同的檔案分類形式的同時(shí)，還要平衡它和實(shí)體檔案間的關(guān)系。所以，要規(guī)范數(shù)字化檔案的整理，必須有一套健全的數(shù)字化檔案分類方式。

1.3 對(duì)電子文件的整理缺乏統(tǒng)一的整理模式

電子文件是依托計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備進(jìn)行閱讀及處理、以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤、在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成的、可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件（根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894—2002））。隨著高校信息化的高速發(fā)展及高校OA系統(tǒng)的使用，電子文件的數(shù)量也在逐年增加，但由于電子文件載體形式不同于實(shí)體檔案，檔案管理部門采取何種方式對(duì)其進(jìn)行整理和歸檔，是采取單一的整理模式，還是運(yùn)用電子和紙質(zhì)“雙套制”整理的方式，成為檔案整理部門急需解決的問題。

2 數(shù)字化檔案整理的新思考

數(shù)字化檔案與實(shí)體檔案不同，其存在形式是以計(jì)算機(jī)為依托的，所以其整理方式與實(shí)體檔案也有很大區(qū)別。要想將數(shù)字化檔案進(jìn)行統(tǒng)一、規(guī)范的整理，必須要要有統(tǒng)一的整理模式、確定其整理范圍等。

2.1 數(shù)字化檔案整理要有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)字化檔案的整理，要根據(jù)計(jì)算機(jī)處理信息技術(shù)的特點(diǎn)，規(guī)范數(shù)字化檔案整理的業(yè)務(wù)流程和操作標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定檔案目錄、范圍、交換格式等，出臺(tái)一套系統(tǒng)性、完整性、科學(xué)性、規(guī)范而統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，建立高質(zhì)量的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及其類型、名稱、長度等，以此規(guī)范數(shù)字化檔案建設(shè)及其整理秩序，使其在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行整理、建檔。而且其統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的建立必須遵循以下幾項(xiàng)原則：

1）完整性原則。數(shù)字化檔案與實(shí)體檔案一樣，如不及時(shí)整理歸檔，可能會(huì)造成信息失散，出現(xiàn)檔案不完整的現(xiàn)象，所以，檔案整理人員必須及時(shí)、準(zhǔn)確掌握相關(guān)信息，采取有效措施，及時(shí)、準(zhǔn)確地對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行整理、歸檔，以確保數(shù)字化檔案的完整性。

2）真實(shí)性原則。與實(shí)體檔案材料不同，數(shù)字化檔案的生成需要一個(gè)過程，如：復(fù)制、傳輸、接收、儲(chǔ)存，在這一過程中有可能因?yàn)榉N種原因而產(chǎn)生數(shù)字化檔案真實(shí)情況的改變而造成失真現(xiàn)象的發(fā)生。為了避免此類現(xiàn)象的發(fā)生，檔案整理人員必須端正工作態(tài)度，在對(duì)數(shù)字化檔案整理過程中，必須扎實(shí)、認(rèn)真、細(xì)心，以保證數(shù)字化檔案的真實(shí)性。

3）保密性原則。數(shù)字化檔案與實(shí)體檔案一樣，其數(shù)據(jù)、文字、影像等，無論是對(duì)單位還是個(gè)人而言，都是具有高度保密性質(zhì)的，其信息不但會(huì)被隨意篡改，還會(huì)被“電腦黑客”竊取，這些都會(huì)對(duì)數(shù)字化檔案的保密性構(gòu)成應(yīng)有的威脅。因此，檔案管理部門要高度重視，以確保數(shù)字化檔案信息的流失。

2.2 加強(qiáng)數(shù)字化檔案整理的基礎(chǔ)保障

對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行整理，除了一定數(shù)量的檔案整理人員外，還需要一系列的設(shè)施設(shè)備，如：計(jì)算機(jī)、掃描儀、采集卡、光盤、磁盤、互聯(lián)網(wǎng)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等，因此檔案管理部門應(yīng)根據(jù)數(shù)字化檔案整理的種類和數(shù)量，適量加大資金投入，確定硬件設(shè)施的基礎(chǔ)保障。同時(shí)加大軟件開發(fā)力度，建立公共信息平臺(tái)，保證數(shù)據(jù)庫有效、準(zhǔn)確運(yùn)行的同時(shí)，規(guī)范數(shù)據(jù)格式和軟件操作，從而實(shí)現(xiàn)信息的共存，提高信息的利用及共享。

2.3 強(qiáng)化數(shù)字化檔案整理人才的培養(yǎng)

與其他工作性質(zhì)不同，數(shù)字化檔案整理工作，要保證其高度的安全性和保密性，因此，為了做好數(shù)字化檔案整理工作，必須強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)，加大教育培訓(xùn)力度，促使檔案管理人員更新思想觀念，提高檔案管理意識(shí)，通過不斷地學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，使其提高數(shù)字化檔案整理的理論知識(shí)和專業(yè)技術(shù)，從而提高其工作效率和質(zhì)量，保障數(shù)字化檔案整理的效率與質(zhì)量。

3 結(jié)語

總之，數(shù)字化檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而高難度的工作，為使其整理變得更加規(guī)范而有序，必須盡快建立統(tǒng)一的數(shù)字化檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建設(shè)高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，提高數(shù)字化檔案的真實(shí)性和安全性，從而促進(jìn)檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

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作者簡介：

商桂君（1968-），女，蒙古族，內(nèi)蒙古赤峰人，本科，館員，主要研究方向：高校畢業(yè)生學(xué)籍、成績、文件檔案管理，教師業(yè)績檔案管理。