完善人事檔案管理的具體措施

朱思雯

【摘要】隨著社會的發展和科學技術的進步，特別是我國社會主義市場經濟體制的不斷完善和人事制度改革的進一步深入，舊的規章制度條例無法解決新出現的問題，傳統的管理方式不能適應新形勢發展的需要，企業人事檔案的管理出現了一些混亂狀況，在不同程度上存在著許多問題，已不能適應現代社會發展的需要，亟待人們加以解決。

【關鍵詞】人事檔案；管理；措施

一、人事檔案管理工作中存在的問題

1.人事檔案材料內容質量不高。當前許多人的人事檔案質量不高，缺乏利用價值，其人事檔案材料空洞的、形式的多，細致的、實際性的少；反映個人經歷、學歷、工資、政治面貌等一般情況的多，反映個人道德品質、業務能力、技術專長的少；反映過去情況的多，反映當前情況的少。尤其是一些材料定性結論多，定量描述少；或者只講優點，避免缺點；內容空乏，個人總結和組織意見盡是套話，無法全面、公正的評價和反映一個人的情況。

2.傳統的人事檔案管理體制不適應新的形勢。表現為管理體制上實行多頭管理、管理體系上仍按傳統的三大類管理、管理方法上實行“檔隨人走”、管理模式上實行封閉式管理，人力、物力、資金不到位，重復浪費極為嚴重。

3.“棄檔”增多。所謂“棄檔”就是拋棄了自己的檔案，對于有關記載個人信息的檔案下落和管理不聞不問。一位“棄檔”的先生袒露心跡：“10年前從國企出來，到處瞎折騰，哪有心思管檔案的事，想的是弄出點兒名堂再說。后來做生意，只關心賺錢，檔案的事早就拋到腦后了，生存第一嘛。如果檔案能讓我生活更好的話，讓我不管我都不愿意。但它無助于生活，我才懶得理它，沒有它，我照樣活得很輕松。”

二、人事檔案管理問題形成的原因

1.整理不規范。整理人事檔案是一項細致的技術性較強的工作，在《干部檔案整理工作細則》中曾明確要求整理工作做到“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。”“通過整理使每一個檔案達到完整、真實、精練、實用”的目的。同樣，對于企業人事檔案工作來說也應如此。把個人材料歸檔成冊是人事檔案規范化的基本前提，許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案隨已立卷成冊，但沒按要求的格式進行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。

2.收集的對象范圍太窄。人事部門只關注收集單位主要領導人及高層干部的材料，而忽視了廣大普通職工的材料收集，造成了領導干部的材料多，普通職工的材料少的現象。事實上，人事檔案并不是人物檔案或名人檔案，其收集的對象范圍不應只局限于著名人物和主要領導人，而應是單位的每一個員工。無論員工現任何職，是否出眾，都是該單位寶貴的人力資源，有關其個人的材料，都是單位的寶貴財富，人事部門均應根據規定收集齊全。

三、完善人事檔案管理的具體措施

1.對人事檔案工作進行考核評估。結合檔案工作規范化管理體系，探索市場化的企業人力資源評估體系和人事檔案評估體系，是形成公平、公正、公開的人才競爭機制，為企業人力資源的開發帶來直接的效益。具體可從以下三個方面做起：第一，主管部門定期考核制度，主管人事檔案的各級檔案局（館）、人事組織部門等，有義務對企業人事檔案的保管進行監督，可以采用定期考核的辦法來執行；第二，中介機構測評制度，從長遠發展看，人事檔案的測評體系將起到越來越大的作用，人事代理制度的施行與市場化運作的方式會對人事檔案的測評體系要求提高；第三，個人監督制度，就是同一內容的檔案材料交由檔案當事人和人事檔案管理部門兩方共同審核、鑒定，尤其是組織機構的主觀評議部分，對于持有異議的部分進行重點核實，對組織和個人雙方負責。

2.探索區域性人事檔案管理中心的管理方法。建設區域性的人事檔案管理中心，就是建立保管包括黨政機關、企事業單位在內的所有人員的人事檔案的人事檔案管理中心，并運用先進的現代化手段對人事檔案進行系統、科學的管理和開發利用，使其更好為現代化建設服務。這里的區域性主要以行政區域為主，可以指一個縣、一個市，也可以指一個省的范圍。從整體上看，全國性的人事檔案管理中心是一個人事檔案的管理系統，它是由眾多的子系統組成的，這些子系統就是人事部門統一領導下的各省、市、縣的人事檔案憐理中心。這是一個控制系統，它保證了國家人事部門對人事檔案的管理與控制，既必要又可行。在操作上，形成檔案的員工或單位可委托人事檔案管理中心保憐個人或其員工的人事檔案，由單位及時補充新材料，按期交納一定的保管費用，用工單位利用人事檔案管理中心的檔案成功招聘了人才，也必須向其交納一定傭金。人事檔案管理中心通過保管、提供利用乃至信息開發等眾多職能，實現服務人才，促進整個社會人才資源的合理配置。

3.完善企業人事檔案內容制度。切實從人力資源管理和利用的角度出發，把反映個人業務水平、技術專長、工作業績、個人信用、職業培訓、違法記錄等方面的內容納入人事檔案中去，適當采用定量指標考核作為對個人工作業績和態度的記錄，突出個人能力的發展，提高人事檔案信息的利用價值。具體可從以下四個方面做起：第一，強調“個性化”與“辨識度”；第二，減少主觀內容；第三，擯除冗余內容；第四，擴充新內容。