檔案管理安全體系建設要點

邵華

檔案管理安全體系就是指通過落實檔案安全管理制度以及信息安全技術，對檔案工作進行的系統化的管理，重點確保檔案系統的完整、可用、真實以及可控，是基于檔案文獻信息安全的整體防護體系。檔案管理安全體系建設的主要任務有以下幾點：一是強化檔案安全管理基礎設施的建設，為檔案資料的安全管理提供必要的物質條件；二是完善檔案安全管理工作規章制度的建設，為檔案管理安全體系建設提供必要的制度保障；三是加強檔案管理工作人員隊伍專業技能的培訓，確保檔案安全管理有必要的人才支撐；四是強化檔案管理信息化安全的建設，做好重要檔案資料的安全備份，確保檔案資料數據庫平臺的可靠。

一、當前我國檔案安全管理存在的問題

1.檔案安全管理專業技術人才較少

檔案管理工作是一項系統復雜的工作，對于檔案管理工作人員的專業能力、安全意識、學習能力等普遍要求較高，但是目前我國很多單位的檔案管理工作人員隊伍力量不足、素質不高，而且普遍缺乏檔案管理安全意識，再加上沒有必要的教育培訓，制約了檔案安全管理工作的有效開展。

2.檔案安全管理制度不夠完善

當前我國檔案安全管理工作方面的制度體系建設相對較為薄弱，造成了整個檔案安全管理工作的前提基礎不牢靠。特別是針對檔案資料的收集整理以及安全應急管理制度不夠健全，導致在檔案管理工作中經常出現檔案遺失、信息丟失或失效等檔案管理安全事故問題的發生。

3.檔案管理安全保障技術水平不高

當前信息化時代檔案管理工作早已經步入了以數字檔案為主體、數字紙質檔案并存的時代，對檔案安全管理工作的要求也越來越高。然而一些單位的檔案安全管理保障技術水平不高，檔案資料的安全完整性很容易受到威脅，一些涉密的核心檔案資料甚至出現泄露問題。

二、優化檔案管理安全體系建設的措施

1.提高檔案資料的保密管理水平

在檔案的安全管理工作中，保密工作是一項非常重要的安全管理要求。對于保密管理，首先應該根據檔案資料的不同性質，準確的確定檔案資料的保密等級以及使用權限，嚴格進行權限的控制管理。其次，在這些涉密檔案資料的管理過程中，應該嚴格控制檔案資料的傳輸和復制，尤其是加強對各種照相機、錄像機、智能手機使用的控制，以免涉密資料泄露造成檔案管理安全事故。

2.完善檔案安全管理保障制度建設

在檔案安全管理規章制度建設上，首先，應該建立科學的檔案資料收集制度，特別是全面利用前端控制理論，加強檔案部門與業務部門之間的溝通，對不同檔案資料的重要性、歸檔保存要求等進行明確，合理分級確定不同的安全管理措施。其次，檔案管理部門應該強化檔案安全保管制度的建設，為所有檔案建立全宗、檔號，并編制好檔案檢索查詢目錄，全面掌握所有的檔案資料；同時，對所有的檔案資料進行定期檢查，確保檔案載體的安全性，尤其是對于電子檔案載體，必須設置相應的防磁化、防復制保護技術。第三，建立有效的檔案管理安全應急制度，重點是針對檔案管理工作建立相應的安全預警機制以及損壞檔案資料的恢復工作，以確保檔案資料的安全可靠。

3.提高檔案安全管理技術保障水平

對于檔案安全管理技術保障水平的提升，重點應該針對當前信息化、數字化的特點，合理的確定各種安全管理方案。首先，在檔案的安全管理的基礎設施建設上，應該嚴格按照國家檔案館建設標準的要求，對檔案館的庫房、機房等進行標準化的建設，避免檔案資料受到各種物理、化學或者是生物災害的影響。其次，重點加強對電子檔案的安全保障管理，對于一些涉及保密需要的檔案資料，必須采取防擴散加密技術進行處理，同時對于一些重要的數字檔案必須建立自動備份以及異地備份技術，并加強對防火墻技術、安全檢測技術、虛擬網絡技術等網絡安全技術的運用，以確保檔案資料的安全可靠。第三，應該加強對檔案安全修復技術的研究應用，對于一些有損壞的檔案資料及時制定檔案修復技術，或者是與外部修復服務商合作，提高企業的整體檔案安全管理水平。

4.加強檔案安全管理人才隊伍的建設

在檔案安全管理工作的實施上，一支合格的檔案管理工作隊伍是基本的要求。首先，在檔案管理工作人員的引進選拔上，應該盡可能的引進高層次、創新能力強的人才充實到檔案安全管理工作中。其次，應該重點加強對檔案管理工作人員的綜合能力教育培訓，除了必要的檔案管理知識以外，還應該加強檔案安全管理理念以及計算機技術的教育培訓，使其既可以準確的掌握檔案管理工作的程序以及安全管理要求，同時也可以有效運用各種信息化手段提高檔案管理工作效率。

三、總結

安全性是對檔案管理工作的基本要求，針對檔案安全管理中存在的問題，檔案管理部門應該重點在健全完善管理制度、提高安全管理技術水平、加強人員能力提升上采取措施，不斷提高檔案安全體系建設水平，確保檔案管理工作的規范化開展。