對煤炭企業綜合辦公室工作的探討

岳田生

【摘要】本文所提的綜合辦公室是多職能工作的辦公室，管理范圍廣，延伸觸角多，結合陽煤集團五礦綜合辦公室工作進行探討分析。綜合辦公室工作是企業決策的參謀部、工作督查部、形象展示部、后勤保障部，是企業的“中樞”、“耳目”和“窗口”，因此，綜合辦公室管理工作水平直接關系著整個企業各項工作的運轉質量。做好綜合辦公室工作，對于提高企業工作效率和促進發展具有十分重要的現實意義和協調作用。如何搞好煤炭企業綜合辦公室工作，本人作為一名從事企業綜合辦公室工作的負責人，感受頗深，就結合陽煤集團五礦綜合辦公室管理工作實際談些認識。

【關鍵詞】企業；綜合辦公室；多職能工作

一、了解管理突性研究各項職能

綜合辦公室是企業管理工作的運轉中心，也是企業上下級之間進行溝通的主要平臺，更是服務黨政領導的“拐杖”，具有協調各方面工作和化解矛盾的重要作用。綜合辦公室是一個企業不可缺少的重要部門，之所以重要是因為綜合辦公室具有管理服務、綜合協調、監督指導、參謀咨詢、綜治信訪以及接待招待等多項職能。陽煤集團五礦綜合辦公室是企業改革重組后，將黨政辦公室、綜合服務部、武裝保衛部合并組建，管理職能更多，可以說是企業內務“大管家”，“吃喝拉撒”都要管。這些職能發揮得好壞，對企業及其他部門的全局工作有著直接的、重要的影響。管理服務職能是辦公室工作的重要組成部分，同樣是綜合辦公室工作的職能任務，其內容主要包括以下幾個方面：一是公文管理，即辦公室負責公文的收發、傳遞、催辦等各個環節的具體事宜；二是事務管理，如會議的安排，會場的布置，接待上級和兄弟單位的來人，調解信訪矛盾，協調解決綜治問題，辦公室的值班、保衛、通訊聯系，單位的辦公環境管理等；三是信息處理，即利用計算機網絡等各種現代化手段，為辦公自動化服務；四是搞好服務，即為保證部門的中心工作而提供全方位的物質和精神兩方面的服務。根據辦公室實際工作的要求，辦公室應有一批政治素質與業務素質都過硬的人員。辦公室人員要不斷學習，提高自身素質，這樣才能適應新形勢下辦公室工作的需要。

二、履行各項職能，增強效率觀念

要履行好綜合辦公室工作的各項職能，必須機智靈敏又勤快，務實用心講效率。綜合辦公室工作，無論是辦文，還是辦事，都要從實際出發，實事求是。就是工作人員作風要務實，不弄虛作假，不可無中生有，不能搞形式主義，不做表面文章，自覺實事求是，辦事要快捷利索，好中要快，快中求好，努力提高工作效率。辦公室的工作人員必須牢固樹立時間觀念、效率觀念，增強只爭朝夕的緊迫感和責任心。切實做到日事日畢，急事急辦，特事特辦，及時完成領導交辦的工作。

綜合辦公室工作千頭萬緒，涉及面廣，標準高，要求嚴，這就需要綜合辦公室人員必須具備綜合性知識和社會常識及各項法規政策。必須勤學苦練，博采眾長，成為復合型人才。只有知識積累多了，知識面寬了，理論功底扎實了，才能提高“謀”的層次和質量。在工作中要腿勤、口勤。辦公室人員要經常到各部門走走，到各單位看看，調查研究做到心中有數，這樣做起工作來才能得心應手。同時要用心工作，仔細研究，自覺找工作中的不足，以不斷改進工作服務質量，提高服務水平。

三、優化職能管理抓好“四個關系”

綜合辦公室在企業管理中有著舉足輕重的地位，作為“窗口”部門，要抓好“四個關系”，就陽煤集團五礦綜合辦公室而言，一是處理好“專業”與“廣博”的關系，既要成為綜合辦公室自身業務的行家，又要掌握多層面的知識和抓好多職能的管理。博覽群書，做到博學多藝。多管齊下，做到職能到位；二是處理好“動態”與“靜態”的關系。綜合辦公室事務性工作多，辦事、辦會、辦文中度過；管吃、管喝、管后勤中服務；招待人員，接待信訪，善待工作中忙碌。在“動態”中事情繁雜。但是，事情都是人做的，綜合辦公室人員的素質是工作質量的第一要素。工作成效如何，往往是為人處事能力的真實寫照。人常說“先做人后做事”就是這個道理，要學會在“動態”中干事，在“靜態”中總結，適應企業發展中綜合辦公室工作要求；三是處理好“虛功”與“求實”的關系，既要虛事實做，又要實事辦實。作為企業辦事機構，承擔黨務、行政、生活后勤和指導職工組織開展有關活動等工作。有些事看起來很虛，但將虛事做實，就容易贏得職工群眾的理解和支持；四是處理好“繁忙”與“休閑”的關系，既要忙而不亂，又要在相對輕松時注意平峰填谷。綜合辦公室工作不應總是顯得忙，像是一條沒有彈性的直線，而應是一條張弛有度的曲線。要加強工作的預見性，每年的工作會、職代會的材料可以預知的，其它工作盡量避免和可以預見的工作。平時多觀察、多積累，有事就不用臨時抱佛腳。要分清主次，要以主要精力、干好最重要的工作，同時處理好大量的一般性事務性工作。

總之，綜合辦公室工作十分繁雜、辛苦，也十分敏感，容易讓人誤解。因此，在綜合辦公室工作中要嚴格按各項管理制度、按規矩和程序辦事，注重效率和質量，要營造舒暢和諧的工作氛圍，加強學習交流，比爾.蓋茨說過，“辦公室人員要能勝任公司的各種復雜的工作而不厭其煩”。因此，必須不斷學習，提高自身的業務素質，努力增強業務能力，創新管理機制，拓展服務領域，提高工作效率，才能真正做好綜合辦公室工作，才能為企業的生產和經營多做貢獻，才能為企業的改革發展和基層單位提供更好的服務。