新形勢下事業單位檔案管理信息化研究

向金玲

摘 要：經濟的快速增長使得網絡技術發展迅猛，而網絡技術的廣泛應用，對事業單位改進檔案管理模式提出新的要求。在互聯網技術日趨成熟的今日，便捷高效的信息化檔案管理成為事業單位檔案管理的新形式。同時一些新型技術軟件的誕生，也為檔案信息化提供了更多的保障。本文分析了事業單位檔案管理信息化的重要性，并對如何提升信息化建設的方法進行了討論。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化

近年來社會的進步以及經濟的快速發展，計算機網絡技術已經有的質的飛躍，在這種新的形式下，事業單位為了適應社會現代化的需求，提高檔案信息資源的利用，信息化管理已經成為事業單位檔案管理不可或缺的一部分。

1 事業單位檔案管理的特點

1.1 檔案管理存在的問題

就目前國內事業單位檔案管理特點來看，存在以下問題：

第一，領導對檔案管理了解不夠，只是單純地把人才的引進和培養作為單位的主要任務。實際來說，事業單位的管理工作與單位的每一個人息息相關，甚至對于國家經濟的發展都有重要的意義。對檔案管理足夠重視才能為單位員工爭取更多的利益，為國家創造更多的社會財富。認識上的不足對檔案管理信息化的推進增加了阻力。

第二，專業的檔案管理人員在我國的事業單位中比較缺乏。目前很多在管理檔案的管理人員沒有參加過專業的檔案管理培訓，加之管理人員年齡偏大，沒有計算機、軟件等必備知識的普及，缺乏對不斷更新的技術信息的接受學習能力，因此很難適應檔案管理信息化的建設，也就直接導致了檔案管理信息化建設停留在一些淺層的應用上。

第三，事業單位檔案管理的信息化程度不夠。雖然目前網絡比較發達，但是在實際的檔案管理操作過程中，很多重要的檔案信息還是依托紙質媒介進行保存。一旦檔案損壞，修復很困難，并且，紙質的信息查找存在一定難度。

第四，事業單位對檔案管理資金投入短缺。某些事業單位資金的短缺，導致檔案信息化建設得不到良好的硬件和軟件設施，使得檔案信息化更多的停留在口頭上和書面介紹，難以深入實際。

第五，信息化管理的相關軟件匱乏，信息化成為檔案管理的主流，但是，功能全面，操作簡單的應用軟件的缺乏也制約了事業單位檔案管理信息化的發展。功能完備的軟件能使檔案管理工作事半功倍，加大工作效率，減少錯誤率，后期修改十分方便。因此，軟件的缺失也會阻礙信息化的進程。

1.2 事業單位檔案管理信息化的優點

第一，檔案長期保存。長久以來檔案的保存都是以紙質為媒介。但是，紙質的檔案面對天氣的影響，容易產生破壞，而且紙質檔案的查找是一項繁重的任務，并且大量的紙質檔案的保存需要占用很大的空間。紙質的檔案在一些不便保存的環境中很容易發霉、發黑、變薄，這些發生了變化的紙就不能很好地保存信息，嚴重的話保存的信息就消失。充分利用網絡信息化檔案管理，就能夠將所有的信息備份，保存在存儲媒介中。這種信息保存方法，能夠節省檔案占用的空間，而且不會受到天氣因素的影響，最重要的是能夠保證檔案信息的永久存在。

第二，管理方便。相較于傳統的紙質檔案的管理，利用新技術新軟件的信息化檔案管理在使用和查閱檔案時就顯得十分方便和快捷。舉例來說，根據關鍵字就能夠十分迅速的查找到自己需要的檔案，不會浪費大量的時間在很多的紙質檔案中翻閱查找，程序簡單，省去了很多繁瑣的步驟。而且，信息化使得我們能夠在權限范圍內隨時隨地的查找檔案，不再受到環境的限制。

2 事業單位檔案管理信息化的策略

第一，必須加強單位對檔案管理的重視。事業單位應當清楚地認識到檔案管理對于一個事業單位的重要性，把單位的檔案的管理工作作為一項重要的工作內容來抓。只有足夠的重視才會在工作中給予檔案管理工作更多的利益傾斜，更好的發展檔案管理信息化。

第二，提高檔案管理人員的素質。功能完備的軟件，性能強悍的硬件，沒有能夠操作的工作人員來講，都是沒有利用價值的東西，因此管理人員的素質在整個檔案管理信息化的進程中有著至關重要的作用，是整個工作體系的心臟。加強工作人員的工作能力，要從計算機的使用，軟件的利用以及綜合素質來著力培養，實際的工作中要求的是實際操作的能力，因此不僅是理論知識的掌握，更多的是需要把理論應用到實際的能力。事業單位也需要建立完善的考核制度，提高從業人員的工作積極性以及學習最新知識的能力。

第三，完善檔案管理軟件的開發。硬件和軟件的完美配合才能成就一個完整的檔案管理信息化的工作環境。為了提高事業單位檔案信息化的水平和應用的程度，我們就必須加強對于軟件的開發力度，擁有更多的功能完備的軟件才能讓檔案管理信息化的進程更加快速。

第四，制定事業單位檔案管理信息化總體規劃。為了確保事業單位檔案管理信息化的穩定發展，制定符合事業單位實際情況的總體規劃顯得尤為重要。整體規劃首先要適應事業單位的人員構成，而且需要符合事業單位經濟發展的需要，構建一個靈活穩定的總體規劃。

第五，建立一個檔案信息網站。一個規范實用的檔案信息網站是整個事業單位的檔案管理的重要的手段。通過網站給需要查閱檔案的人員提供相應的檔案信息服務，使得檔案的查詢，查找以及分類，歸檔，下載，瀏覽等都變的方便快捷。同時，為了不斷適應使用過程中出現的新的需求，網站應該建立在不斷地升級和改進的基礎上。最好的方法是采用現有國內的標準，采用國內外先進的技術，依靠本單位的實際情況來量身定做一個適合自己單位的檔案管理的網站，便于實際的使用。

3 結語

依托計算機技術的飛速發展和網絡平臺的建設，事業單位檔案管理信息化的推進有序可尋。檔案管理的信息化對于單位本身的建設，工作質量的提高，工作效率的提升以及科研力量的增強都有極大的促進作用。事業單位檔案管理信息化是現代社會發展的必然要求，我們應當積極的接受信息化的進程，積極的推進事業單位檔案管理信息化的普及。

參考文獻：

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（作者單位：湖北省來鳳縣仙佛寺景區管理委員會）