科研院所科技檔案管理研究

李冰巖

摘 要：科學技術是推動社會進步的重要力量，其來源于科研院所工作人員的努力。作為科研院所工作的一個組成部分，科研檔案的管理從某個層面上可以反映出科研院所的發展水平。科技檔案蘊含的信息量大，種類繁多，如何有效的管理并利用是每一個管理者不得不思考的問題。

關鍵詞：科研院所；檔案管理；研究

檔案是指個人或組織在活動的過程中產生的相關記錄及資料并以某種形式予以保存。科技檔案則是指在科研活動過程產生的相關資料，包括文字、圖片、表格、聲音、視頻以及相關的實物等，經過一定的技術規范處理，是對科研活動過程的真實反映。檔案既是對科技工作者成果的一個展示，也為后期相關研究提供了資源。

一、科技檔案管理工作現狀及問題

（一）歸檔資源不全面

科技檔案歸檔資料不全是科研院所檔案管理的一個突出問題，在科技活動過程中，往往只有最后結果以及關鍵性的資料會被保存起來，而有關活動過程的資料在一定程度上存在缺失，造成在以后的研究活動中沒有相應的資料可以參考。這既有制度的不健全的因素，同時也有工作人員思想不到位，以及工作量大、工作難度大等原因。

（二）制度不完善

管理制度不完善，相應的管理辦法不具體。科研人員重視的是科研工作的開展以及最后結果的取得，對于檔案管理工作則沒有這方面的意識。管理者只對檔案管理負責，對于具體的材料要求不到位。科研院所關注的重點在于項目的數量及質量，項目經費的申請，整體成就。管理工作沒形成一個整體而是分而治之，造成工作的不連貫，不協調。

（三）歸檔材料質量差

檔案材料完整性，系統性，準確性差。一套完整的項目材料包括項目的申請、審批文件，相關論證資料、任務書、論文、總結鑒定等資料。但是在實際歸檔中，反映科研活動過程的相關資料卻很少或是不完整。嚴重影響了今后對于相關科技活動的研究，也影響了檔案自身的完整性和原始性。

（四）工作人員自身工作意識不到位

對于工作人員而言，檔案的管理更像是對于資料的保管，對于資料形成的前一階段的監督與指導工作不到位，二者之間基本上處于不聞不問狀態。相關人員專業能力有待提升，業務素質偏低，沒有經過系統的培訓，對于檔案內容的區分及范圍的掌握不到位。

二、科技檔案管理現狀的原因

原因主要從兩個方面入手。首先是制度方面，組織機構不健全，相應的人員配備不到位，工作流程沒有按照相應的法律法規實施，責任意識不到位，相應的工作設施配套不完善。

工作人員方面，由于檔案管理工作資料量大，管理任務重，個別管理人員在工作上、認識不夠，個人工作能力及工作素養有待提升，工作方法在有待改進。

三、對于檔案管理工作現狀及問題的相應對策

（一）相關領導對檔案工作應加強重視

領導的重心在哪里，組織的工作重點就在哪里。領導首先要意識到檔案管理工作的重要性，要將檔案管理納入整體的工作規劃之中，并指定專人負責，不定期對工作進行檢查。其次是要建立一套完整的制度，包括檔案管理制度，工作流程等方面。再者是加強對相應的基礎設施的投入，對于工作所必要的軟硬件進行改造和升級，如數據庫，檔案網絡管理系統，云服務等，以滿足工作的需要。最后要強化工作人員檔案管理法律意識，增強檔案工作人員的自覺性。

（二）重視原始資料的收集

科技人員在工作中會產生大量的數據資料，這些數據資料無論是正確或是錯誤的，都是后期研究的寶貴資料，包括紙制的和電子的。如實驗數據，總結報告等。對于資料收集過程中出現的問題及時與相關科技工作人員溝通，對于資料不符合相關要求的要依據相關管理辦法，要求相關人員提供完整的資料。對于已經收集好的資料要按照相應的要求進行歸整，如時間，涉及到的領域，以及彼此之間的聯系。由于信息技術的廣泛應用，在資料的收集過程中不可避免的會有相當一部分的電子資料。對于電子資料的收集主要有磁盤及光盤等形式，在新的信息技術條件下，還可以建立數據庫，搭建共享平臺等。將資料集成化、數字化，利用統一的平臺，提供高效、便捷的服務。同時電子資料必須要備份，以避免計算機故障或是在自然不可抗力的影響、破壞下造成的資料缺失。

（三）健全科技檔案管理制度

沒有規矩不成方圓，制度是約束但另一方面也是保障。主要領導要狠抓制度的落實，將檔案管理工作納入到日常管理工作中來，讓檔案管理工作常態化。建立健全考核制度，加強對檔案管理工作者的考核，將考核不僅僅只是與薪酬聯系在一起，還要與個人發展及各項福利聯系在一起。如晉升、培訓學習等。另一方面加強對科技工作者的考核，以外力約束科技工作者在涉及到檔案管理的環節中，配合檔案管理人員工作，如科研工作的資料提交，必須按照相關的標準，保證其真實有效、完整。考核的結果具體體現在項目的申報、經費的審批、相關評定等方面。

（四）提升工作者職業道德修養

工作者的職業道德修養通過工作活動過程體現，同時也從某些層面反映了個人的道德品質。一方面是廣大科技工作者，對于一些細小的工作，如資料保留，初步整理等要做到位，這是本職工作的一部分，對于檔案管理工作者的要求要積極的配合。另一方面是檔案管理人員，要樹立服務意識，具有奉獻精神。在實際的工作中，要不斷適應新的環境，學習利用新的技術，提升自己的專業技能，為讀者提供高效、優質的服務。

（五）利用現代科學技術

計算機信息技術在檔案管理中的應用，不僅拓展了資源的開發范圍，同時也使管理變得精細化和系統化。科研院所要加大對檔案管理信息化的投入，加快建設大型的數據庫和網絡共享平臺。完善數據的采集、存儲、傳輸，保證能夠為讀者提供個性化的服務。如對于數據處理的智能化，資源挖掘的關聯化。實現檔案信息數字化，通過相關的技術以及媒介將信息提供給讀者，提升工作的效率及準確率，服務也更高效、快捷。

四、結語

隨著社會的進步，科技的發展，檔案管理工作要緊跟時代的步伐，適應現代社會發展需要。在模式與管理方法上都要有所改變，做好資料的管理及再利用，提升服務水平，為社會經濟發展做出應有的貢獻。

參考文獻：

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