機關檔案收集工作的實踐與思考

范慶華

摘 要：檔案工作是一項印記歷史、服務現實、著眼未來的崇高事業。檔案收集是檔案工作中極為重要的基礎性工作，是貫徹落實機關檔案集中統一管理原則的首要舉措和重點環節，它為檔案工作提供現實的管理服務對象，是整個檔案工作的起點。因此，必須以科學發展觀為指導，切實轉變機關檔案收集工作理念，忠實維護檔案的完整與安全，強化檔案管理工作，實現檔案有效利用的目標，為檔案工作的可持續發展奠定堅實的基礎。結合實際工作，對檔案收集管理工作現狀、問題進行分析，并提出進一步改善機關檔案收集管理工作的對策建議。

關鍵詞：檔案；收集；重要性；對策

中圖分類號：G272 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2016）21-0191-02

一、檔案收集工作的重要性

檔案收集是機關單位管理的首要環節。檔案材料無序零散保存，勢必為某些重要檔案信息資源持有者提供可乘之機，造成管理上的被動，引起機關內部管理混亂。由于人員流動，把檔案保存在個別人手中或由各職能部門自行保管，缺乏有效監督管理機制，一旦出現關鍵人員離職或跳槽，輕則使管理層面斷裂，工作無法延續；重則導致機關機密、獨有知識產權和信息流失，造成無法挽回的損失。檔案有其獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的技術或機密。占有這些資料就是占有機關的技術或機密。因此，機關單位做好檔案資料的收集工作，可以有效避免因技術、知識產權的流失而影響機關單位的生存與發展。

二、檔案收集工作中存在的問題

經過五十多年的全面建設，我國已初步構建起門類齊全、結構合理的檔案資源體系。但據筆者了解，有許多單位甚至有些是歷年的檔案工作先進單位，都沒有將本單位應歸檔的文件材料完整地收集到檔案室進行立卷歸檔，使之處于到處分散狀況，若干年以后這些材料便丟失不見了，要利用無處可尋，讓各項工作變得被動。收集質量差、收集工作難，仍然是困繞機關檔案工作人員的兩個難題。具體表現為：一是許多應當歸檔的文件材料收集不齊全，達不到檔案完整率的要求；二是一些應當歸檔的文件材料不能及時收集歸檔，直接影響著檔案整理工作其他環節的正常運行；三是不少收集歸檔的文件材料、技術資料不符合要求，使檔案收集質量大打折扣。究其原因，主要表現在以下三個方面：

第一，只重視上級發來的文件，而對本單位形成的各種文件材料，如會議記錄、統計報表、各類名冊、工作制度、與外單位簽訂的合同、協定、協議書、人民來信來訪材料、財務預決算等不重視，不收集歸檔。從法制的角度講，這是一種違反《檔案法》的行為，必須堅決糾正；從如實反映本機關工作活動面貌的角度看，本機關形成的這些文件材料比上級機關發來的文件更重要，更能反映本機關的職能活動，更應收集齊全。

第二，只重視“紅頭”文件的正件、印件、轉發件的收集歸檔，不重視同一文件的附件、定稿、被轉發件（原件）、電報等收集歸檔。實際上有許多文件后者比前者更重要，兩者應一同收集歸檔，不得分散保存。

第三，只重視經過收發登記的文件，而忽視未經收發登記的各種文件材料的收歸檔，如到上級機關開會帶回的文件、本單位開會形成的文件、機關內部使用的文件，到基層的調查報告、訪問記錄、黨團組織關系、職工調動介紹信等。只要是屬于歸檔范圍的經過收發登記或未經收發登記的文件材料，都應徹底收集，確保歸檔文件的齊全完整。

三、改善機關檔案收集工作的對策

具體而言，檔案的收集就是把分散保存在各個機關、部門、個人手中和散存在其他部門的檔案，有組織、有計劃地分別集中到綜合檔案室的活動。收集工作的質量，直接影響著其他業務的開展，決定著其他業務工作的優劣。因而，檔案的收集工作在整個檔案業務管理工作中占有重要的地位，是一個關鍵性的基礎工作環節。為此，我們必須采取必要的措施，保證機關檔案的齊全完整。

第一，深化認識，強化領導，增強檔案工作的責任心和使命感。各級機關要加強對檔案管理工作的領導，按照相關規定要求專門成立機關檔案管理工作領導小組，選拔講政治、責任心強、素質高的同志擔任檔案管理工作人員，并根據實際情況對機關檔案管理工作系統進行核查，發現問題及時處理，不斷提高檔案管理工作水平。

第二，利用現代技術，實行信息化管理，促進檔案收集整理工作規范有序。加大檔案工作信息化建設力度，配置與檔案管理現代化相適應的軟、硬件，實現機關檔案網絡化管理。利用計算機管理以減少檔案的有效空間，方便簡單保存信息，同時增加檔案保密度。力爭實現機關檔案管理的自動化、網絡化、現代化。更好地對信息資料進行妥善整理及保存；對收集的每份材料逐件進行審查，不合格的當即退回，整理合格后歸檔，保證每份檔案的歸檔材料的質量。同時，建立規范的規章制度，確保檔案技術安全，不得擅自轉移、分散和銷毀檔案。按照《檔案法》要求，自覺接受檔案部門的業務指導與監督，嚴格遵守保密制度，在不違背保密原則的前提下充分開發利用檔案信息資源，查閱、借閱檔案嚴格按照制度進行，確保檔案在政治上的安全。

第三，提高檔案管理人員素質。要加強宣傳培訓，增強管理人員的業務能力和檔案意識。造成材料不齊全完整的一個重要原因就是機關少數檔案人員業務不精，面對一部分文件資料不確定是否整理歸檔、集中保管，意識淡薄，棄之不用。而作為新時期的檔案管理人員，不僅要懂得檔案管理的相關知識，還要學會現代化網絡的使用。通過形式多樣、內容豐富的培訓，提高檔案管理人員的綜合素質。

各級檔案行政管理部門要采取有效措施，加大檔案工作人員培訓力度，提高檔案管理工作效率。一是舉辦業務培訓班。講授檔案工作的基本知識，提高檔案管理人員業務素質；大力推廣計算機技術，科學利用信息化手段，充分利用計算機數據存儲量大，檢索速度快等優勢，開發運用計算機檔案檢索方法和存儲模式。二是建立嚴格的管理制度。從技術和管理層面確保檔案實體與載體的安全，確保網絡傳輸及檔案數據的安全，采用“雙軌制”整理方法，將歸檔紙質文件與歸檔電子文件編為一致的檔號和著錄信息，方便查閱和管理，并做好數據備份工作。三是嚴格執法檢查。深入機關各單位，現場檢查指導。把執法的時機變成主動服務的過程，幫助機關單位制定規范的檔案工作制度、檔案工作管理網絡和檔案分類方案，現場為各單位檔案工作人員培訓上課，促進機關單位檔案工作步入標準化、規范化、科學化軌道。

檔案是人類社會的原始記錄。它在人們的現實生活中具有重要的憑證參考作用，對于維護人類社會的歷史真實面貌具有重要意義。同時，檔案是開展檔案管理的物質基礎，是檔案信息資源開發的必要條件。有了檔案，檔案室的整理、編目、鑒定、保管、統計和提供利用才具備物質對象；離開檔案，檔案工作就是“無米之炊”，平時收集機關檔案的關鍵，是要充分發揮主觀能動性，善于多想辦法，才能做出成效?？梢圆扇∵@樣一些具體辦法：一是抓住各種檢查、內部機構調整、人員調動等機會，幫助機關領導和有關部門，對文件材料進行全面清理，發現和收集散失在個人手中的應當歸檔的文件材料。二是主動上門，收集整理機關領導人和有關人員外出開會或執行任務帶回的文件材料。三是掌握各階段中心工作，及時收集整理階段性活動形成的完整文件材料。如全局性改革工作，及時收集整理相關實施方案、配套細則、措施，以及工作路徑圖及時間節點、活動圖片等寶貴資料。四是為了使應歸檔的文件收集得完整，要嚴格把好登記關（建立收發文登記簿）、打印關、印章關、傳閱關和借閱關。

機關檔案收集工作辦法很多，并不僅僅局限于上述幾種，廣大檔案工作者要勇于創新，開拓思路，在工作中不斷探索總結出更多更好更有效的辦法，為檔案事業的健康發展做出積極貢獻。

[責任編輯 李曉群]