鐵路物資招標采購質量控制管理體系分析

摘要：為了對鐵路物資的采購管理進行規(guī)范，促進鐵路方面的科學發(fā)展的要求，對鐵路物資的采購進行全面的公開招標是很有必要的措施。全面公開招標相對地會增加一些管理上的問題。文章通過對鐵路物資公開招標采購的意義進行分析，尋找物資采購公開招標中存在的問題，然后對問題和隱患進行分析。

關鍵詞：鐵路物資；物資采購；公開招標；質量控制管理體系；鐵路建設 文獻標識碼：A

中圖分類號：F530 文章編號：1009-2374（2016）21-0172-03 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.21.084

1 概述

隨著社會經濟的快速發(fā)展、人們生活水平的提高，我國對鐵路建設的要求更加嚴格和苛刻，鐵路建設的發(fā)展會加大對鐵路運營的物資的需求量，特別是現在擁有新的技術和設備要求的高鐵等鐵路運輸工具，這些都對鐵路建設有著強大的支持意義。但鐵路建設不僅需要依靠先進的技術和設備，鐵路物資的運營也支持著鐵路的建設。鐵路物資的運營不僅促進了鐵路方面的經濟發(fā)展，也促進了鐵路的建設，但需要物資運營就會需要物資采購。目前我國對鐵路物資的采購采用公開招標的模式，公開招標鐵路物資供應商一定程度上會讓物資的采購成本更加高效化和多樣化，但是對供應物資的質量不一定能夠完全保證，因此我們對運營物資的采購提出了新的研究課題。而現在最為緊要的研究課題就是怎么樣讓鐵道部對加強鐵路物資的采購管理落實到新的要求和規(guī)范，讓物資的采購發(fā)揮集中的優(yōu)勢，采購效率可以得到提高，在公開招標的狀態(tài)下保證鐵路物資的質量安全。公開招標可以滿足鐵路物資日益增長的需求量，可以對公開招標的質量控制造成了壓力，對其進行控制管理，形成體系，已經是鐵路建設中刻不容緩的

事情。

2 鐵路物資采購實行公開招標的意義

鐵路物資的采購采取公開招標的形式，最大程度上滿足了鐵路物資不斷增長的需求量，同時也使得鐵路運營物資多樣化，促進了鐵路的建設，公開招標進行鐵路物資的采購都有哪些更好的意義呢？

第一，公開招標對鐵路運營物資進行采購，采用公平、公正、公開的競爭模式，這樣可以給多個地區(qū)多種性質的供貨商提供一個公平競爭的平臺，打破市場性質的一些束縛，更好地選擇出有信譽、有實力、有保障的供貨商，使鐵路運營物資的采購效率得到了提高。

第二，對鐵路物資實行公開招標的形式，可以將物資的采購進行市場化，每一個供應商為了在招標過程中明確表現自己的優(yōu)勢，都會對成本進行最大程度的壓縮，想方設法地縮減利潤，這樣就會讓鐵路物資采購的成本大大降低，物資采購資金被更高效合理的利用。

第三，鐵路物資的采購進行公開招標的形式，可以從根本上杜絕貪污腐敗，做到真正的陽光采購。在物資招標開始之前，各種物資的采購渠道、供貨商、價格等都會是比較敏感的問題，招標采取公平、公正、公開的形式，將物資采購的過程透明化，一定程度上也對物資采購人員的行為進行了強制和規(guī)范，將物資采購過程中可能會發(fā)生的貪腐行為從源頭上進行了杜絕。

采購鐵路物資公開招標，可以很大程度上對供貨商的效率和質量進行保證。在招標過程中，招標合同中會對供貨商的到貨時間、物資質量、到貨率等問題進行規(guī)定，不根據合同進行履行，將會有一定的懲罰和影響，從而保證了鐵路物資供應的及時性、多樣性和安全性。

3 物資招標采購中存在的問題

對鐵路運營物資的采購采取公開招標的形式，雖然整個采購過程公開化、透明化，但依然還是會有一些問題存在于招標采購的過程中。

第一，鐵路運營物資不同于商場超市的物資，商場或者超市對物資的需求有確定性和固定性，而鐵路運營方面對物資的需求具有很大的不確定性，主要表現在三個方面：首先，鐵路物資的采購品種比較多，在固定的采購成本中往往包含著很多種物資的采購成本，因此，每一次的鐵路物資采購都具有不確定性；其次，表現在物資的需求時間上，很多物資的需求都是不確定的，有時候對物資的供貨時間會要求很緊張，有時卻又不是，因為鐵路物資的運營就有很大的不確定性；最后，表現在鐵路物資的多樣化方面，鐵路物資的采購通常會根據鐵路建設的要求以及技術的改進等進行多樣化的改變，更新換代比較快，因此在物資采購方面也會有很頻繁的更新周期。

第二，公開招標常常會導致鐵路物資供貨商為了得標而降低成本，縮減利潤，這樣就會導致有的供貨商在幾乎沒有盈利的情況下為鐵路進行供貨，長期下去會導致鐵路物資在供應過程中的質量逐漸下降，滿足不了物資的使用要求，不僅影響了鐵路物資整體的質量，也對物資的采購成本造成了浪費，對以后鐵路物資的運營造成了阻礙。

第三，有一些鐵路物資的供貨商為了在公開招標過程中能夠得到物資供應權，對標書中提出的各項要求以及附加條件都給予承諾，包括各種優(yōu)惠政策，最終中標得到了物資供應權。但是在實際供應物資的過程中，由于供貨商自身條件的不允許或者達不到要求，對供應的物資的質量沒有辦法保證與招標合同上一致，沒有辦法遵守當時的承諾，導致鐵路方面需要找尋新的供貨商，不僅浪費了時間和精力，也對鐵路物資的運營造成了影響，從而在一定程度上影響了鐵路建設。

4 質量控制管理體系對物資招標采購存在的問題提出的策略

4.1 細化物資招標環(huán)節(jié)，強化對物資采購質量的過程控制

4.1.1 制定并參照明確的技術標準。影響物資采購質量的因素主要有產品技術性能、物資的質量標準以及供應商的售后服務三個方面，所以在正式進行鐵路物資的招標采購之前要對招標采購計劃進行嚴格審核，將公司相關的采購審批制度真正落實到位。同時招標采購管理部門要將不同站段提交的物資采購需求進行審查，根據物資的種類型號進行歸類整理，依據物資的使用要求在招標計劃中明確各類物資的技術標準、使用條件、質量要求以及供應中的相關服務要求，從而確保物資招標采購前能夠清晰準確的制定采購計劃，編寫采購明細，同時要明確相關產品的技術標準，確保采購物資符合實際工作需要。最重要的是保證在對采購計劃的審批能夠嚴格規(guī)范快速進行。

4.1.2 科學制定招標文件。物資招標采購工作啟動的第一步是制定相關的招標文件。招標文件也是對所需物資的整理以及確保后期供應物資準確無誤的關鍵。因此在制定招標文件的時候要遵照準確、規(guī)范、科學的原則，清晰表達需要招標采購的物資及相關要求，讓供應商能夠根據招標文件制定相應的投標文件，避免造成誤解。在制定招標書的時候要明確標注對投標人的資格要求以及投標內容的標準要求，確保沒有文字歧義，避免引起誤會；招標物資的評價標準會有許多不同的評價體系，為了避免因評定標準不同造成的誤會，在招標書中對招標物資的技術質量要求以及評價參照標準要進行詳細的標準和說明；招標書的其余相關文本內容要確保編制規(guī)范、文字清晰簡潔，明確傳遞招標信息。最主要的是在符合相關法律規(guī)定的同時結合公司自身的規(guī)章制度和工作需要。

4.1.3 嚴格審查供應商的相關資質。隨著市場經濟的放開，市場上的產品認證大部分都由以前的行政許可認證轉變?yōu)楝F在的市場認證管理。在進行鐵路物資的招標采購的時候，招標采購部門要加強對供應商相關供應資質的審核。一方面要審核供應商資質，是否經過相關的行政許可，是否具備認證證書，是否具備相關產品的供應資質；另一方面也要對供應商供應的物資的相關廠家進行資質審查，確認廠家是否具備相關的生產資質，生產的產品是否有相關質量體系的認證，防止廠家或者供應商弄虛作假的行為，避免出現供應物資質量不合格的現象。

4.1.4 約定違約責任。當招標工作結束，確認了中標單位之后，要與中標供應商簽訂嚴格的供應合同。重點加強對供應商違約行為的約束，明確相關行為的認定，根據不同的違約行為制定相關的處罰規(guī)定。

要加強對物資質量的要求以及出現質量問題時具體的處理約定，供應商在合同中要承諾所供應物資的質量，招標采購單位要建立健全針對供應商的采購物資質量保證金制度和賠償制度，確保在出現物資質量問題的時候能夠有明確的處理方案，保障公司利益不受損害。對供應商的合作關系以及相關供應承諾、服務承諾做好登記，并與實際供應中的行為進行對比，對那些不講誠信、不信守承諾、供應物資不及時，甚至故意拖延物資供應、供應劣質產品的供應商一定要追究其相關責任，在以后的物資招標采購時將此類供應商列入招標黑名單，拒絕參與競標。

4.2 加強對供應商的動態(tài)管理，在采購源頭控制物資質量

4.2.1 規(guī)范供應商的日常管理。采購部門平時做好與供應商之間的溝通交流。成立考察小組對供應商進行不定期考察，小組成員要包括采購業(yè)務部門、供應商管理部門和紀檢委。平時加強對供應商的走訪考察，考察內容要包括企業(yè)的經營狀況、供應物資的質量以及相關服務水平，根據考察情況對供應商進行綜合評價，并對考察評價結果進行實時公布，確保信息公開透明。根據鐵路部門以及企業(yè)發(fā)展的具體情況及時對各供應商進行資質審查，在網站更新相關資質資料，同時根據審查結果調整相關供應商的數量和供應物資的范圍，對不合格的供應商進行篩除，同時保持優(yōu)秀供應單位的更新。

4.2.2 建立對供應商的考核評價體系。綜合供應商所供應物資的質量價格、供應過程中的服務水平、技術服務中的相應速度和技術更新速度以及日常工作的配合情況來對供應商及供應物資進行綜合性的考核評價，根據評價結果對供應商進行評級認定。與此同時完善物資管理部門內部的信息管理，從而對供應的物資以及供應商進行定量評價，為考核評級提供依據。同時制定針對評價結果的獎懲措施，采取優(yōu)勝劣汰的原則保持物資供應系統(tǒng)的健康。

4.2.3 建立供應商檔案。借助計算機技術、信息技術對供應商進行登記，建立完善的供應商信息數據庫。平時做好數據庫的管理更新，通過各種渠道獲取更多的供應商信息，尋找更多更優(yōu)質的供應單位。同時完善檔案管理和利用，通過對各個供應商之間的對比和各種供應物資的對比來發(fā)現供應過程存在的問題，更好地選擇供應單位。通過管理軟件的更新提高工作效率，挖掘供應商檔案的利用價值。

4.3 利用信息技術，強化對采購物資質量風險的控制

將物資質量管理思想融入整個招標采購過程，利用計算機技術實現對風險的實時監(jiān)測以及過程控制。

4.3.1 風險提示。根據實際采購的需要設置所需物資的價格限制、采購數量限制以及采購方式限制。當采購過程出現超過限制的情況時，系統(tǒng)會自動提示采購人員以及審批人員，在進行審批的時候可以作為重點進行審查。如果審查不通過將自動中斷采購流程，避免造成實質性的違規(guī)操作，降低采購的風險。

4.3.2 風險研判。當風險提示出現的時候，采購人員要根據實際采購情況對出現風險提示的原因進行說明，并做出相關的責任聲明。審批人員根據具體情況對采購人員的說明進行辨別分析，然后決定是否予以審批。如果沒有相關說明或者審批未通過，流程將在這一步中斷停止。

4.4 強化采購質量的閉環(huán)控制

4.4.1 入庫驗收。供應商對招標物資進行供應的時候，物資管理人員要做好相關的檢查驗收工作。一方面要核對供應物資是否與合同中的物資匹配，包括型號、廠家、數量以及供應價格等各方面，做到物資、單據與合同三者完全一致；另一方面要對供應物資的質量進行嚴格檢查，對重要物資要采取抽樣檢查，樣品測試的方法確認質量。

4.4.2 質量跟蹤與責任追究。物資入庫之后要對物資的使用情況進行質量跟蹤，跟蹤記錄物資的使用壽命和產品性能，對比其產品說明，確認供應物資使用質量是否合格。對使用質量不合格的產品要進行登記。在供應過程中如果出現供應質量不合格、供應服務不到位等情況要追究相關供應單位的責任，切實保護自身

利益。

5 結語

鐵路物資的采購和運營在一定程度上支持著鐵路的建設，為了滿足鐵路方面不斷增長的物資需求量，公開招標物資供貨商的決策是正確的。對鐵路物資的采購進行公開招標，方便對供貨商進行選擇，可以選擇到有實力和信譽的供貨商，一定程度上保證了供應物資的質量，也能在一定程度上節(jié)約了物資采購成本，公開招標采用全透明模式也能從根本上杜絕貪腐的現象，在招標合同中也能對供貨商的質量進行規(guī)范。但是公開招標導致一部分的供應商為了得到供貨權，縮減成本和利潤，盲目地承諾合同中關于質量和優(yōu)惠政策的條款，導致后期經濟能力不足，達不到合同中要求的物資質量，造成合同無效或者物資質量的不合格。為了解決這些問題，對鐵路物資采購公開招標的質量進行系統(tǒng)的控制，需要對供應商的技術水平進行檢測和考驗，制定詳細科學的招標文件，對供應商的資質進行嚴格審核，在合同中制定違約方應該承擔的責任，對供應商的行為進行監(jiān)督管理，保證供應商供應物資的質量，對供應商的信息進行檔案建立，在招標合同履行之前進行風險評估和預算，合同進行時要進行風險的監(jiān)督和評測，及時地解決風險問題，這樣才能對鐵路物資公開招標采購的質量進行科學合理的控制，保證鐵路物資的供應質量，從而促進鐵路的建設。

參考文獻

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作者簡介：劉歡（1970-），男，內蒙古鄂爾多斯人，中國神華軌道機械化維護分公司經濟師，研究方向：物資管理。

（責任編輯：周 瓊）