保密問題在檔案保管程序中的重要意義及對策探析

紀寶輝

【摘要】隨著社會經濟的發展，檔案事業也在緩慢發展中，檔案是用語言文字，圖片影像聲音等記錄事情的發展過程以及變化規律，檔案的服務范圍也滲透到各個領域，隨著檔案事業的發展，加強檔案管理，如何保護檔案中的秘密是檔案工作者需要重視的問題，本篇文章從檔案利用和檔案監督的角度出發，淺析檔案利用過程中的保密工作。

【關鍵詞】檔案；保密；利用和監督

檔案在社會主義政治、經濟發展過程中的作用不可或缺。人類有文字記載的歷史就是檔案發展的歷史，其融合了政治，經濟、文化等人類社會元素與一身，其獨有的記錄功能也使它成為了人類社會發展的縮影。對檔案的管保工作中，一項重要的內容就是做好保密工作，這是確保檔案在使用過程中安全、完整的前提。檔案保密工作在檔案工作中的重要性要得到充分重視，加強對檔案工作的保密工作，對于檔案管理人員做好保密工作具有一定幫助，本篇文章主要探討了檔案保管過程中的保密問題所涉及到的相關問題，在對檔案管保方面提出一些建議認識。

一、切實做好檔案保管過程中的保密工作

1、檔案庫房管理中的保密工作。檔案具有現實價值，檔案是一種記錄，記載社會的發展過程，人們根據檔案中記載的內容，歸納歷史的發展規律，總結經驗。檔案是社會財富，是國家歷史文化的積累，我們一定要正確保管好檔案，保存檔案的完整性，使檔案發揮更大的價值，而最合適保管檔案的場所就是檔案庫房，檔案庫房是根據檔案的而建設起來的，具有保存價值，也是按照機關單位的檔案管理實際要求而設立的，具有現實作用。在保管檔案的時候，首先，一定要清楚檔案的內容、價值、和保存期限，我國現在存在的一些檔案館并不符合國家檔案館的標準，部分單位在保管檔案的時候，隨意的把檔案庫房設立在單位樓內，辦公樓里的最底層就不應該設立檔案館，底層氣候潮濕不利于保護檔案；其次，還要注意檔案庫房合理規劃，要與閱覽室、辦公室等非存放檔案的地方分開，檔案館的建設要符合國家相關法律規定；然后，要設立防盜系統和報警機制，以防止檔案被盜；最后，檔案庫房管理者制度要嚴格，各個崗位的管理人員要有一定的經驗和相關知識，最好是經過具體的培訓，在培訓合格后才能上崗，檔案管理人員更要清楚自己的工作性質以及工作的重要性，工作態度要嚴肅，管理檔案庫房的時候要科學合理，做好檔案保密工作，維護檔案的安全。

2、正確區分檔案保密期限和檔案保管期限。根據國家相關規定，檔案保密和檔案保管是兩個不同的概念，在檔案工作中，經常會遇到保管期限和保密期限相矛盾的情況，在兩者相矛盾的情況下要明確區分檔案保密期限和檔案管理期限的原則，保密期限和保管期限的原則不同。保管期限的原則是區別檔案內容的作用，檔案內容是具有現實作用還是歷史作用，檔案是記載歷史的發展進程，是國家的文化財富，具有歷史作用，檔案保存工作也是是本單位的實際需要，具有現實意義，因此，要根據檔案的內容確定檔案的保存價值和保管期限。檔案保密原則是國家秘密的重點，國家秘密在確定的期限內，是受國家法律保護，是具有法律效力的，國家有關規定，檔案館要按照相關規定來制定，有相應的保護技術以及保密標準，但是，在我國，在當前環境下，我國現有的法律法規有時限，產生的法律效力也有限，因此，我國會遇到檔案保密日期和檔案館建設不符合的情況，所以，針對這種情況，同時具備檔案文件保管與文件保密期的資質的相關單位，要對檔案館規劃設計。

3、絕密檔案的保管與分類。檔案要有分類，根據檔案的保密程度可以分為，不重要，中等重要，重要。絕密檔案是黨和國家的秘密，是國家的核心檔案，關系到整個國家的利益，影響著國家的經濟發展，甚至影響著國家的政治軍事行動，因此，對于絕密文件要慎重管理。1、高素質人員。絕密檔案是特殊的檔案，涉及范圍廣，內容機密，因此，保管絕密檔案的工作人員要有很高的職業道德素質，要有很強的責任心，工作態度認真，工作作風嚴謹。2、確保檔案安全。絕密檔案關系到國家的政治、經濟、軍事活動，因此，要保證絕密檔案的安全，絕密檔案要和一般檔案分開保管，在保管絕密檔案時要設立保險柜，保險鎖，防盜設備等，在外在條件上確保絕密檔案安全。3、做好日常管理。絕密檔案在查閱、移出、銷毀等程序中，要嚴格按照有關規定，要由具體的制定人審核簽字后才能進行相關的辦理工作，在沒有批準的情況下任何人不得擅自查閱，確保絕密檔案的安全。

二、加強檔案保密管理

檔案的保管是為了利用，保管而不利用會使保護失去意義，也使檔案失去價值，保管為了檔案利用提供了人力物力，利用保管的目的和延伸，加強利用保密監督工作為檔案保管提供了便捷的途徑，更好的維護了保密的目的。如何做好利用保密監督工作要有以下幾個措施：1、檔案規章制度建設。檔案利用規章制度一般與偶閱覽制度、外界制度、復制制度，檔案管理人員應根據實際情況，對不同的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的手續。2、管理人員的隊伍建設。從事檔案工作的管理人員，不僅是利用檔案的直接貫徹者，更是對檔案的安全負有責任，要提高檔案管理人員的素質。

三、充分做好檔案保密監督

檔案在借閱利用中，管理人員要根據不同的利用對象的不同目的，善于推測其心理和思想動機，加強重點監護。對于某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷、撕或管理、涂改檔案；對一些平時養成看書劃線、翻書沾口水、折疊書等不良習慣的利用者，要及時提醒，建立法制的新秩序。對于涉密檔案的變化調整。

四、總結

綜上所述，檔案工作是利國利民的一個重要工作，也是一項繁瑣的工作，保密是檔案工作的重頭戲，做好保管和利用監督工作，也是為了更好保密，檔案保管，利用監督和保密工作相輔相成的，檔案管理人員必須以認真嚴謹的態度，做好每一項工作，為檔案事業發展貢獻自己的一份力量。

參考文獻

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