檔案網站建設中存在的問題及應對策略

張繼芳

【摘要】隨著信息化時代的來臨，在檔案管理工作中實行信息化建設已經發展的主要趨勢。實行檔案網站建設，不僅有效的提高了檔案管理的效率，而且能夠加強檔案信息資料的開發利用，從而最大程度的挖掘檔案信息資源的潛在價值。各基層單位在檔案網站建設的過程中會遇到各種不同的問題，影響到檔案信息化建設的進程，所以應該對其原因進行分析，進而制定出解決的對策，從而提高檔案管理信息化建設水平。

【關鍵詞】檔案；網站建設；問題；策略

一、我國檔案網站建設中存在的問題

（一）內容不夠豐富。檔案網站建設不僅僅是功能性方面的強大，還需要豐富的檔案內容來滿足檔案信息使用者的需求。而現如今部分單位的檔案網站建設在外表看來很光鮮，但是卻缺少實質性的內容，大多與黨務政務有關，而對于地方民俗以及當地環境等方面的介紹卻寥寥無幾，這說明在數據庫資源建設方面還有待完善。

（二）公開化程度低。檔案管理的網站建設就是為了給信息使用者提供方便，但是有些單位的檔案網站建設在檢索功能方面不夠完善，有些僅設置了一次檢索功能，對于想要更加深入而細致的查閱來講具有一定的難度。且在檔案全文的展示方面不夠徹底，有些檔案僅僅能夠看到全宗級或者案卷級，而無法查看全部內容。

（三）服務理念不清晰。檔案的網站建設相當于將檔案信息立體化，通過頁面的瀏覽即可快速定位自己想要查詢的信息。而有些檔案的網站建設在模塊的設置方面沒有充分的考慮到使用者的心理需求，在服務定位方面不夠明確，所以訪問者在利用網站查詢信息時效率較低，與網站建設的初衷不符。

（四）內部管理不完善。檔案管理的網站建設需要與檔案管理的步伐相一致，隨著信息資料的收集，網站的內容也應該不斷的更新整理。但是有些單位在檔案網站建設方面只是一次性的投入，而在后期的日常使用中卻缺乏維護，內容更新速度慢，失去了檔案信息開發利用的價值。而在網站的內部鏈接方面由于各個部門之間缺乏溝通和交流，導致立體鏈接較少，不利于檔案信息資源的共享。

（五）開發利用率低。檔案管理實行網站建設，就是為了提高檔案管理的效率，創建一個檔案信息資源共享平臺，由此提高檔案信息資源的開發利用率。但是由于宣傳工作不到位，網站內容更新速度慢，檢索功能不完善等原因，導致網站的訪問量不均衡，有些網站一個月的訪問量都不到百人，不利于檔案網站建設的長期發展。

二、我國檔案網站建設的應對策略

（一）加強檔案網站的建設工作。檔案網站和其它網站一樣，建設水平的高低在很大程度上決定著這個網站的利用率。所以，一定要科學合理的規劃檔案內容的模塊，既要簡潔明了方便訪問者使用，又要有自己的特色。有針對性的完善檔案網站的功能，特別是檢索功能。作為檔案網站最關鍵的功能，設立一級檢索功能后，再設立二級檢索功能，這樣有利于訪問者快速的找到自己需要的信息。同時，增加網站鏈接，特別是檔案網站之間的上下體系鏈接，打造龐大的檔案網站體系。

（二）強化檔案網站功能建設。第一，為了提高檔案網站的功能，應該增加強化反饋、交流、互動功能。了解用戶需求，有針對性地提供服務；通過網絡向社會公眾征集專題檔案史料、革命歷史史料以及散存于社會民間的各類名人手跡、家譜、日記等珍貴檔案。第二，強化宣傳功能。如介紹檔案館機構設置、檔案工作法律法規和檔案利用制度；宣傳檔案館藏，公布檔案信息；介紹與館藏檔案相關的各地區政治、經濟、文化、歷史等情況。第三，強化教育功能。檔案事業發展的關鍵在于教育，既包括對檔案工作人員的繼續教育，又包括增強整個社會的檔案意識。

（ 三）明確服務定位。網絡不僅是與用戶交流、對外信息發布與宣傳的平臺，還是用戶反映利用需求和意見的通道，如檔案網站電子郵箱、工作論壇的設立，使檔案網站成為檔案用戶、檔案專家、社會公眾相互交流、研究、探討檔案工作和檔案學理論的交流園地，同時使檔案部門第一時間了解用戶需求，便于提供全面、周到的信息服務。此外，檔案網站還應成為網絡環境中檔案館（室）形象和檔案職業形象的縮影，起到檔案職業形象宣傳、館藏檔案資源宣傳、館（室）檔案服務宣傳的作用，提升檔案工作的社會影響力。因此，檔案網站只有明確自己的定位，才能真正成為檔案部門與用戶之間聯系的橋梁和紐帶，使廣大用戶通過檔案網站更好地了解和利用檔案。

（四）美化網站環境，加速內容更新。主頁是一個網頁的門面，其設計的好壞直接影響訪問者的興趣。我國檔案網站網頁總體上不夠美觀，網頁的主體顏色缺乏協調性，整體藝術感不強；網頁內欄目位置分布不夠適當、重點不夠突出，空間利用不夠充分；網頁中的某些細節做得不夠精細、不夠人性化。網站的信息定期更新，這樣就能為訪問者提供最新的信息，而且長期以后就是一個資源量極大的檔案信息網站。信息更新的時候不要更新那些重復的信息，也不能只更新政務黨務的信息，要兼容并包，這樣才能使數據庫資源及時、完整。

（五）培養檔案網站專項管理人才。檔案網站建設對于管理人員有較高的要求，不僅要具有扎實的檔案管理知識，同時還要熟練掌握網站建設，這需要復合型的人才。應該培養一批檔案網站轉向管理人才，既要豐富網站的檔案內容，還要做好美化和維護，提高網站的訪問量，全面發揮檔案網站的作用。

三、結束語

檔案網站建設是我國檔案管理發展的必然趨勢，尤其是在現代化社會，信息化不僅提高了工作效率，而且加快了信息流通的進程，對于檔案信息資源的開發利用具有重要的意義。在檔案網站建設方面，需要做到內外兼修，不僅要具有華麗的外表，還要豐富網站內部的檔案信息內容，明確自身的服務定位，不斷強化檢索功能，為訪問者提供便利，從而充分發揮檔案網站建設的價值。

參考文獻

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