如何加強科研項目檔案的收集工作

張玉霞

摘 要 在各行業發展過程中，有關科學研究的內容采集、收編與檔案建制是否完善妥當，都將直接影響到其科研項目的有序進步。因此，有關人員應當以自身為原點，努力提高思想認識，明確工作責任，切實做好日常工作當中的科研檔案建制與收編采集工作，確保為各行業的發展，做出正向收益。本文將指出如何在實際工作中糾正不足點，加強有關項目的檔案采集與建制工作，提出了幾點建議。

關鍵詞 科研項目 項目檔案采集 加強檔案收編

中圖分類號：G644 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2016.10.024

Analysis on How to Strengthen the Collection Work of

Scientific Research Project Archives

ZHANG Yuxia

（Binzhou Polytechnic， Binzhou， Shandong 256603）

Abstract In the process of the development of the industry， the scientific research content acquisition， incorporated with the file system is perfect or not properly will directly affect the orderly progress of the scientific research project. Therefore， relevant personnel shall on its origin and strive to raise the awareness of thinking， clear job responsibilities， and earnestly do a good job the daily work of file system and incorporated acquisition work， ensure for the development of the industry to make positive return. This paper points out how to correct the deficiency in the practical work， strengthen the archives collection and construction work of the project， and put forward some suggestions.

Keywords scientific research project； project archives collection； strengthen the archives incorporated

所謂科研檔案的具體含義與工作內容，便是在日常工作當中通過對有關科學研究項目的實際操作過程中形成的有價值的原始記錄資料、最終結果以及多種方式進行內容的收集、采集、撰寫等工作，通過規范的記錄形式，存檔保存，對最后科研項目成功與否以及經驗信息的積累。檔案收集工作是整個檔案工作基礎和開始，它不僅來源于科研活動，通而且還是科學研究的重要條件，有著非常高的科研價值和經濟價值。通過努力完善檔案建制采集編寫工作，這有助于我國各類科研行業的全面發展腳步。目前我國在此領域的進展情況還存在一定的欠缺，以舊有的模式進行相關日常工作，不僅降低了工作效率，同時還對其研發結果產生了一定的影響。

1 目前在科研內容上收編采集的不足

1.1 所采集信息不達標造成整理效率低

在日常工作當中，相關管理工作人員對于檔案建制存在掌握較弱的情況，檔案從采集、整理、歸類、存檔等一系列環節當中，沒有一個嚴格的規范標準，導致許多檔案在存檔后，難以梳理與整合化管理，導致有關信息在存放多年后，工作人員在有所需要的時侯，還要重新對其翻閱整理，嚴重影響工作效率與使用的時效性。同時，伴隨著我國各領域科研項目的不斷發展，各行業的進度都在先進化、國際化，在這樣的大前提下，使得許多內容的存檔操作手法已經被淘汰，無法跟進時代腳步進行跟進，也造成了有關內容整理效率低下等客觀事實。

1.2 相關人員工作能力較弱，思想過時

部分工作者，在對檔案進行一系列工作的過程當中，因個人的工作能力較弱，導致在對檔案進行分門別類的劃分時，存在疏漏與錯誤。導致在檔案需進行調整與查閱時，無法第一時間使用和查找，嚴重影響了各科研項目的研究進度。同時，因其思想層面較為落后，思想認識過時，在工作當中無法做到創新性的工作進展與調整，導致此類問題的惡性循環，無法得到有效的解決。

1.3 有關人員無法適應工作轉型

目前，我國在各相關領域的科研成果不斷增加與進步，隨之而來的則是有關檔案采集與收編進程逐漸從全面型轉變為獨有型態勢，既有關檔案存檔的有關內容，劃分不同工作人員進行單獨管理，以配合目前我國各領域的發展需求。在此情況下，有部分工作人員，在日常工作當中無法適應其工作轉型，在系統化的工作進程中，缺少相應的處理辦法，導致無法在規定時間內對各項科研情況的信息資料進行有效處理，從而降低了整體項目信息檔案的采集與提取工作。

2 解決目前不足之處的幾點建議

2.1 加強工作負責人的思想認識

為切實加強有關檔案建制工作的諸多細節，要求相應負責人，在工作管理的過程中，應當加強自身思想認識，建立起一套行之有效的規范管理模式，運用在不同領域、不同時段的科研信息采集、劃分、整理、存檔等工作過程當中，提出“負責人一抓到底”的工作思路與理念，要求負責人在相關工作中，能夠全面管理好手中應處理的內容，明確自身責任，加強與各級層領導思想溝通的情況。

2.2 檔案建制有法可依

在有關工作的開展過程里，應當建立起一套“外圓內方”的處理管理辦法，既在工作當中，在針對不同信息的采集過程中，要做到“外圓”，根據不同情況，創新改變舊有的思想認識與實際操作手法，靈活轉變工作方式、方法，深入所針對領域進行信息的有力采集與了解，同時還要做到“內方”，既無論對于何種信息的門類與存檔工作，都要嚴格按照相關工作要求進行正確操作，保證各類信息的收編進程能夠快速有效進行。

2.3 步步為營，革新超前管理模式

在實際工作當中，我國一般采用的信息采集與收編模式，是在有關科研項目得出研究成果后，再進行統一的管理與存檔。這種方式在目前的實際工作里，已無法適應其行業快速發展的進展勢頭。因其科研項目，一般情況下研究周期較長，以年為記的項目更是不在少數，在這樣的實際狀況下，最終的信息采集與整理工作，在過程當中極容易造成信息的流失、采集不完整、存檔不規整、內容不完善等情況的發生，使得有關項目的知識成果和有關數據遭到遺失和浪費，帶來嚴重的損失。因此，應當努力改變管理模式，提出兩個完善點。

第一點：應設立有關工作小組，在各領域有關科研項目的進展過程里，實時進行跟進，對項目任一環節的信息采集，做到全面細致的信息管理，步步為營，確保項目從開展、進行到獲得成果之中的每一階段性的小成果、新經驗都能完整收編，納入檔案，進行規范管理。

第二點：應健全現有管理模式，努力革新，采用“超前”的工作方式進行內容的收集與整理。既“前端采集，后端管理”的模式方法，同步進行工作中的各環節配合，對已采集信息，及時整理、編寫、存檔。保證在科研項目的進程中，緊跟腳步，每一步新產生的有用數據資料信息，都能夠做到快速處理，快速存檔，不積壓，不滯后。

2.4 加強有關人員自身工作素質的建設

從根本上說，只在管理體系上做文章，無法從根源處解決我國在此領域的進步與創新。最重要的，是要提高有關工作人員的自身工作能力與素質能力。新時期新格局下，有關處理檔案建制工作的負責人，要熟悉并精通我國在相關領域內的法規體系，嚴格按照規范化要求開展有關工作。應當豐富自身專業知識，提高專業素養，同時將現代化發展當中的互聯網領域操作，納入工作學習的重要環節。

2.5 保證已存檔信息的高質量

在有關科研內容的存檔工作中，擁有多種方式，目前較為常用的方式為電子文件類采集與存檔，以及書面文字類文件采集與存檔。在以上兩種方式的信息處理與存檔工作中，要求有關工作者應當細致檢查應存檔內容在文字正確率、段落劃分、字跡清晰、裝訂成冊等內容里是否達到行業標準與要求。這類工作必須嚴格按照我國在相關領域的有關法律法規來執行。

2.6 提高并加強電子類文檔的使用率與操作方式

目前，我國各領域建設步伐日益加快，相關科研項目與成果的采集與存檔內容日漸繁多，相比于傳統式的文字型記錄與裝訂存檔，電子信息化的信息記錄方式更為高效快捷，同時各領域的研發過程里，許多信息的基礎模式便是以電子文檔的形式加以生成與保存。因此，有關工作者加強電子版文檔的收編能力與使用率，是極為重要的。

首先，還要加強檔案管理部門的信息化建設，對相關部門的工作，配套完善計算機等電子化產品，利用信息化技術的全面性，對所要存檔的項目內容，利用圖片、音頻、文字、編碼等多種形態進行有效保存，再對其進行分門別類，做到信息多樣化的采集與存檔。

其次，要加強有關部門的網絡平臺搭建以及數據庫建設，通過搭建良好的網絡平臺，緊密結合各領域的科研項目研究所與科研小組，利用互聯網數據傳輸快且較為穩定的優勢，提高信息的采集效率與準確度，再通過自身良好的數據建設，對不同傳輸信息進行劃分與整合，最后存入數據庫，安全保存。

3 結束語

科研項目檔案的收集是項系統工作，能否有效加強對相關科學研究成果的采集與存檔工作，是保證我國各領域快速穩定發展的重要環節，各檔案收編工作的有關負責人，應積極加強自身認識，提高工作能力，創新工作意識，只有完整地收集有關項目的檔案資料，才能為檔案的整理必歸檔打下堅實的基礎，為項目順利完成驗收和鑒定，最終實現成果和效益最大化，努力為我國存檔收編領域的發展做出積極貢獻。

參考文獻

[1] 莫碧泉.高校科研檔案歸檔及其相關問題淺析高?？蒲袡n案歸檔及其相關問題淺析[J].蘭臺世界，2014（2）.

[2] 關曼苓，靳湧濤.做好高校科研檔案管理工作的理性思考[J].黑龍江檔案，2012（4）.

[3] 陳志強.農業科研檔案的收集與管理芻議[J].中國高校科技與產業化，2010（10）.

[4] 楊立.科研檔案收集工作中的問題、原因與對策[J].新課程研究（中旬刊），2010（2）.