淺談電子檔案管理

張宇峰

摘 要：現(xiàn)今是信息時代，辦公標準化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化也逐漸完善。在先進的技術(shù)及管理方式下，電子文件大量涌現(xiàn)。本文從電子文件檔案化管理的含義、特點入手，重點分析電子文件檔案化管理的要點。

關(guān)鍵詞：電子文件；檔案管理；要點

隨著辦公自動化和“無紙化辦公”的普及，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件將逐漸被電子文件所替代，電子文件大量涌現(xiàn)。然而電子文件有別于傳統(tǒng)的檔案文件，它必須通過復(fù)雜的編碼和解碼過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯(lián)系，它可以復(fù)制并存儲于不同介質(zhì)之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時隨地調(diào)出查閱所需的檔案信息。面對全新的電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應(yīng)，因此，適應(yīng)現(xiàn)代管理制度和信息社會的發(fā)展，加強電子文件歸檔工作，對電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。

一、電子檔案管理的含義

所謂的電子檔案管理，指的是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗和形式基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件自身的特點，采用先進的計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對電子檔案實行文件級的管理，從而實現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應(yīng)的成立相應(yīng)的電子文件檔案庫，本著服務(wù)社會，回報社會的原則，發(fā)揮檔案部門的管理和技術(shù)優(yōu)勢，相對集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲環(huán)境和空間，為社會提供真實、準確、快捷的檔案信息服務(wù)。

二、電子檔案的特點

（1）依賴性和不可識別性。電子檔案要依賴于計算機軟、硬件和數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，和傳統(tǒng)的檔案在載體質(zhì)量上是根本不同的。紙質(zhì)檔案都是采用人工可識讀的記錄符號，人可以直接讀出；而使用磁介質(zhì)和光介質(zhì)的電子檔案采用的是數(shù)字代碼，只有借助計算機解碼，才能轉(zhuǎn)換成人可識讀記錄。

（2）信息存儲的高密度性。無論是磁盤、磁帶還是光盤，其存儲量大大高于過去的各種信息介質(zhì)，特別是光盤，有“海量存儲”之稱，這種信息存儲的高密度性可減少檔案的存儲空間，便于存放。

（3）載體的多樣性。傳統(tǒng)的檔案，記錄信息的載體是紙，變化的是紙張規(guī)格的大小，但電子檔案載體有磁盤、磁帶、光盤等，呈現(xiàn)多樣性。

（4）信息共享性。傳統(tǒng)檔案由于受原件的約束，在同一時間只能有一個用戶利用一卷檔案，且要身到現(xiàn)場；但電子檔案可以人在異地，在同一時間，多人不受空間的限制，同時共享同一信息，在實現(xiàn)了局域網(wǎng)和上了因特網(wǎng)后，人們在辦公室、家中就可以利用檔案信息了。

（5）信息與載體之間的可分離性。電子檔案的信息不具有固定的物理位置，可以以非實體進行加工和管理，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復(fù)制、傳輸、便于異地調(diào)閱或形成文件。

從電子檔案的特性可以看出，電子檔案的利用雖然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”，實現(xiàn)異地遠程調(diào)閱，給人類、經(jīng)濟、科技、文化教育等方面帶來巨大的好處，然而它也帶來了一些新問題，如：①數(shù)據(jù)的易消失性；②信息的不安全性；③信息的易改動性；④信息的易出錯性；由于這些特性，給原有的檔案工作的基本理論和原則提出了新的挑戰(zhàn)，決定了電子檔案在收集、鑒定、編目、檢索等方面與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有本質(zhì)的不同。

三、加強電子檔案管理制度

（1）電子檔案的形成制度要進一步完善。在形成電子檔案的過程中，必須遵照國家規(guī)定的統(tǒng)一格式標準，對于不同媒體電子檔案的接收、存儲、參數(shù)指標和載體形式加以規(guī)范。同時，對于電子檔案的背景信息和元數(shù)據(jù)也應(yīng)一同加以保存，以保證形成的電子檔案具有完整性。

（2）電子檔案要執(zhí)行更為科學(xué)的歸檔制度。要進一步完善電子檔案的管理制度，歸檔制度的完善是必不可少的環(huán)節(jié)。歸檔是整個文檔管理工作中十分重要的環(huán)節(jié)，但是不同于紙質(zhì)檔案的是電子檔案的歸檔還有許多工作要做。需要檢測檔案文件在相應(yīng)軟硬件環(huán)境下的有效性；檢查同電子檔案有關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件，以保證內(nèi)容和相關(guān)說明與描述的一致性；電子檔案機讀目錄及相關(guān)軟件、說明等也應(yīng)同時歸檔；電子檔案所使用的存儲載體是否符合要求。同時，檔案管理部門還要對電子檔案的歸檔時間、范圍及歸檔方式做出明確、細致的規(guī)定，以維護電子檔案在程序上的合法性與真實性。在歸檔制度制定的過程中，應(yīng)以國家有關(guān)規(guī)定為參照進行，目前，我國已通過先后頒布實施的《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等規(guī)章制度，對電子文件歸檔工作提出了較為明確的規(guī)定與要求，這些規(guī)章制度的出臺，確保了電子檔案在歸檔過程中的科學(xué)性和規(guī)范性。

（3）建立嚴格的保管制度。電子檔案歸檔后就需要一套嚴格的保管制度以確保其安全。首先，要把住存儲載體的質(zhì)量關(guān)；其次，要規(guī)范存儲載體的保管條件，電子檔案的保管應(yīng)遠離有害氣體與強磁場環(huán)境，并建立一個適合磁、光介質(zhì)保存的物理保管環(huán)境，同時保持良好的溫度、濕度環(huán)境；再次，加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的載體不帶病毒，并將載體置于保護狀態(tài)，同時，注意對加密電子檔案的管理最后，為了確保記錄信息內(nèi)容的完整性、可讀性，以及載體無損傷，應(yīng)定期對電子檔案進行安全性檢查，一旦發(fā)現(xiàn)信息或載體產(chǎn)生損壞時，及時采取有效的維護措施，進行拷貝或修復(fù)工作。

（4）規(guī)范電子檔案的利用制度。在電子檔案利用階段，相關(guān)的管理工作主要包括對提供利用過程的管理和對人員的管理兩方面。要制定完善的電子檔案利用制度與規(guī)則就必須對上述兩個要素加以明確。在利用制度中對利用過程和人都應(yīng)做出較為明確的要求。一是對利用過程的制度管理。二是對人員的制度管理。

四、結(jié)束語

電子文件檔案化管理對檔案部門、對電子文件形成部門都具有現(xiàn)實意義。檔案部門在積極參與電子文件檔案化管理的同時，應(yīng)和技術(shù)部門、法律界和文件形成部門等各行各業(yè)人士密切配合，增強他們的檔案管理、檔案法制意識，共同推進電子文件的社會化、標準化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理，加強電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件檔案化管理工作順利開展，為電子文件檔案信息資源共享做出應(yīng)有的貢獻。

參考文獻：

[1]曹崢.電子檔案管理的現(xiàn)狀與解決之道探討.中國科技縱橫，2011（10）.

[2]王威.談檔案信息電子化的發(fā)展前景[J].世紀橋，2010（15）

（作者單位：黑龍江省哈爾濱市花園街道辦事處勞動保障事務(wù)所）