淺談地質調查院檔案資料信息管理研究與實踐

趙曉英

摘 要：檔案管理作為現代管理中的重要部分，影響到一個工程，一個企業(yè)甚至一個國家的運行，無規(guī)矩不成方圓，因此，它的規(guī)范化管理顯得至關重要。而在如今現代信息技術已經普及到社會各個領域的背景下，信息資源作為檔案管理工作的載體，它的規(guī)范化管理顯得更為迫切，在此，從地質部門檔案信息資源的規(guī)范化管理角度引發(fā)思考，并提出一些規(guī)范化管理措施。

關鍵詞：檔案；信息；規(guī)范化；管理；措施

進入信息時代后，我國檔案數量與日俱增，其中，地質行業(yè)資料有以地球系統(tǒng)科學為核心的基礎地質研究成果，研究方法，以及圖文地質資料，實物地質資料，圖書文獻等館藏資源。以上信息主要以新聞，出版物，期刊，圖件、數據庫、圖集、應用系統(tǒng)、實時數據、科普等方式展示。實現檔案工作規(guī)范化管理的根本目標就是要實現檔案保管的系統(tǒng)化和案卷的完整化，進而促進檔案信息資源的價值最大化和利用便捷化。要充分地開發(fā)和利用檔案信息資源，基礎和前提是要實現檔案管理的規(guī)范化，這兩者是相輔相成、互相促進的。

1更新觀念，提高檔案信息資源服務的主動性

要充分做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，就必須樹立社會服務觀念和市場經濟觀念。一是要確立主動服務的觀念。檔案部門工作人員只有確立主動服務的觀念，才能產生自覺的服務行動。二是要確立開放觀念。檔案工作者只有從封閉走向開放，主動融入社會，了解并把握檔案利用的需求，才能有效地開發(fā)和傳遞檔案信息。三是要確立競爭的觀念。檔案工作者必須增強憂患意識，從而產生開發(fā)檔案信息資源的強大動力。四是要確立市場觀念。在市場經濟條件下，所有工作都必須以市場需求為導向，并與市場經濟競爭相適應。

2豐富館藏，深層次開發(fā)檔案信息資源

要按照《檔案法實施辦法》和《檔案法》的相關規(guī)定，多渠道、多層次地征集和收集檔案資料，特別要收藏科技、經濟和地方特色等方面的檔案資料，豐富館藏，提高館藏質量。要逐步擴大檔案信息的開發(fā)規(guī)模，系統(tǒng)地開發(fā)和利用各級檔案館的館藏檔案信息，深入研究經濟活動方面的檔案資料，根據研究成果寫成論文或報告，提供給有關方面作為參考。要針對社會熱點問題開發(fā)檔案信息資源，把現實信息和館藏信息加以整理匯編，提供給有關部門作為解決熱點問題的參考，為推動本地區(qū)的社會經濟發(fā)展做貢獻。

3擴大科技檔案的利用范圍

檔案工作的根本目的是為了使檔案得到更好的利用。要按照《檔案法實施辦法》和《檔案法》的規(guī)定及時進行調整，根據情況適當放寬對部分檔案的限制。特別是科學、經濟、文化、技術等類檔案，要擴大向社會開放的范圍，進行科技檔案信息的交流和成果的推廣，實現知識和信息的共享。檔案部門要積極參與成果的轉讓，建立科技檔案信息中心，對檔案進行加工和整理，并開展科技檔案信息的交流，以促進科技成果盡快轉化為現實生產力。

3.1加強網絡環(huán)境建設，創(chuàng)新檔案服務手段

加快檔案信息的互聯網絡建設，實現檔案信息的網絡化，以達到資源共享的目的。建立檔案管理部門網站，開展網上利用等相關服務。積極組織上網數據和信息，實現檔案信息的網上檢索。以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源的數據庫建設，實現檔案信息資源的數據庫化和數字化。在網上公開部分檔案目錄，以方便利用者查詢檢索。

開展在線服務，方便利用者在網上與檔案管理部門進行信息交流，并提供查詢和資信服務。

3.2加強橫向聯合，實現信息資源共享

在這個高速發(fā)展的信息時代，人類的信息和知識總量在急劇增長，單獨一個文獻部門不可能將所有信息和知識全部加以收集、整理、保存和利用。因此，包括檔案管理部門在內的所有文獻部門應當建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，建立聯合目錄，形成網絡，實行資源共享，方便信息利用者更多也更廣泛地獲取信息和知識，更好地滿足社會多方面的需要。

3.3規(guī)范新老檔案員的工作交接手續(xù)

過去有的單位老檔案員在調換工作時，幾乎不清點收藏檔案數量，鑰匙一交，“拍屁股走人”，這就致使新檔案員在接工作后，不熟悉檔案家底，不知道各種門類、各種載體檔案的分類方案和檔案保管期限的規(guī)定，最終在整理檔案時無從下手。這樣草率的交接工作影響了單位檔案業(yè)務工作的正常開展。為避免今后再發(fā)生這類情況，《認證標準》要求新老檔案員在交接工作時，必須當面點清收藏檔案的數量和門類，登記臺賬必須與實物相符，雙方或三方（主管檔案工作的辦公室主任參加）在交接清單上履行簽字手續(xù)，以分清責任（認證時，查近10年的交接手續(xù)）。

4提高個人業(yè)務素質，搞好檔案編研

要實現檔案工作的規(guī)范化管理，檔案工作人員必須提高自己的業(yè)務素質。關于檔案工作的基本理論知識和具體操作的業(yè)務知識，可以通過參觀學習和業(yè)務培訓等方式逐步提高。檔案工作者學習掌握外語，是新形勢下對檔案管理人員提出的一項新任務，因為隨著越來越多的部門對外開放步伐的加大和加快，很多檔案部門中不可避免地會出現一些外事檔案，如果管理人員不會外語，也就不認識自己管理的對象，不利于工作的正常開展。

檔案工作者要努力學習并掌握計算機知識，逐步學會使用計算機管理檔案。隨著辦公現代化的發(fā)展，越來越多的現代化辦公設備進入了檔案館（室），這些設備逐步變成了檔案人員的工具，如果檔案工作者不會使用工具，那么就不能正常地開展工作，因此學習使用各類現代化設備，也是檔案工作人員必須學習的知識。

5結束語

為社會發(fā)展提供地學信息和檔案查詢等專項服務，是新時期國家賦予地質調查檔案管理工作的重要職責和使命。作為地質調查機構的專門處室，應該站在的季度上，加強，積極推進，充分挖掘、整合和展示中國地質調查工作的信息資源，為提高地質調查工作服務，提升地質檔案管理和開發(fā)利用工作做好支撐。

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（作者單位：河北省承德市興隆縣霧靈山鎮(zhèn)人民政府）