淺析醫院人事檔案管理的問題及應對的措施

李靜文

【摘要】醫院人事檔案管理工作已成為醫院行政管理的重要組成部分，是醫院人員任用的重要憑證，是人事部門做好人事工作的重要依據。醫院人事檔案部門如何適應衛生改革的要求，如何使之科學、系統、標準、規范化管理，服務于人事工作和人事制度發展的需要，充分發揮人事檔案的資源優勢更好地服務于醫院的各項工作，具有重要意義。

【關鍵詞】醫院；人事檔案管理；信息管理

加強干部人事檔案管理，提高檔案的自身價值，人事檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，醫院人事檔案管理工作已成為醫院行政管理的重要組成部分。人事檔案是“人的管理”主要依據的基本信息。它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現狀的一個真實反映。

一、當前醫院人事檔案管理出現的問題

人事檔案是一個組織在人事管理活動中形成的人事文件組成的，其真實性、可靠性由該組織的領導及其人事管理部門負責。由于人事檔案本身不能直接帶來經濟效益，所以醫院領導對人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質的重要措施，是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。

（一）醫院人事檔案管理制度相對落后

隨著人事制度的不斷改革發展，人才流動，醫療衛生單位選拔和使用人才的手續不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。

（二）醫院人事檔案管理方式和手段相對落后

人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。目前大多數醫院由于人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業人員管理。在檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。

（三）檔案設施硬件不完備

有的醫院由于建院年久，房屋設施不足，更多的用房用來保障醫療使用，致使行政辦公用房簡陋，而作為重要的檔案存放場地也就不夠規范，使用面積達不到規定標準，設備比較陳舊，沒有配置專用掃描儀、復印機等，管理技術趨于落后，檔案的檢索還是手工操作，這些都不同程度地制約了檔案管理工作的發展。

（四）管理人員素質待提高

在醫院管理中，注重醫療衛生人員自身素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的學習教育活動甚少，或是根本就沒有進行過，缺乏專業的知識培訓。而且還有的是兼職做這項工作，他們的知識面窄、學歷偏低，還有的是從其他崗位上因年齡偏大轉崗來的，綜合素質和管理水平跟不上形勢的發展，缺乏創新精神和工作活力。

二、醫院人事檔案管理改進的措施

（一）健全完善管理制度

加強對檔案人員的學習培訓，充分利用各種形式，不斷提高政治素質和業務素質，才能最大限度地發揮好作用，提供準確、及時、高效的服務。按照《干部檔案工作條例》的規定及要求，修訂完善檔案管理、材料的收集、鑒別與歸檔、保管與保護、提供利用、轉遞等各項規章制度。使檔案工作有章可循，用制度來約束工作，保證檔案的真實性、可靠性、完整性，讓檔案工作正常有序進行。

（二）提高檔案工作認識程度

首先檔案管理人員要樹立責任感和使命感，端正工作態度，熱愛本職工作，才能積極主動滿懷激情創造性地做好工作。其次要加強對檔案工作的領導，要定期檢查、指導工作，以便能及時發現問題，立即解決。醫院人事檔案工作是醫院人事管理的重要組成部分，它為醫院發展提供各類人才信息和依據，是為醫院選拔和使用人才提供真實可靠的資料。把干部人事檔案工作與醫院各項工作聯系起來，確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用。

（三）改善硬件環境建設

人事檔案管理要按照國家標準來實現管理現代化，也是人事檔案服務于人事工作和人事制度改革和發展的需要。根據安全保密、便于查找的原則，對干部檔案應嚴密、科學地保管。要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜。

（四）強化自身學習，提高業務水平

檔案管理人員的綜合素質決定著單位工作水平的高低，一支專業水平高、業務素質強、高效穩定的管理人員是提升檔案工作的保證，切實加強管理人員的政治理論學習和修養，增強分析問題和解決問題的能力，樹立良好的道德觀念，為人正直，堅持原則，認真貫徹執行黨的政策，熱愛本職工作，忠于職守，嚴格按照檔案工作的各項規章制度辦事，嚴格遵守保密制度，成為一名復合型管理人才，滿足當前的檔案管理工作。

（五）加強檔案管理工作的創新意識

醫療機構的管理和檔案管理要想適應醫院的發展腳步，就必須要有在管理上開發創新意識和創新能力。首先要求醫療機構的管理層，對于醫療機構的管理及相關管理制度的制定要具有創新意識；另外就是要求醫療機構的基層人員，對于醫療機構的創新管理能夠良好的將其轉化為工作中的各種創新服務。在管理上的創新不僅對于醫療機構的發展具有重要意義，對于固步自封、保守、陳舊的管理也是一種沖擊和淘汰。這樣就能通過創新管理，提高醫療機構的競爭意識。

檔案管理工作在醫院的各項工作中占有舉足輕重的作用，它關系到每一名干部的切身利益，將先進的管理手段運用到實際工作中，可以促進工作更好更快的發展，目的就是為了服務好干部，服好務醫院的各項工作，這也是檔案管理者的工作職責所在。

參考文獻

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