行政機關檔案信息化管理的具體策略分析

王邁晗

【摘要】在當前信息時代，檔案信息化管理不僅是社會發展的必然需求，同時也是檔案信息實現共享的重要的途徑。行政機關作為政府機構，具有較強的服務性質，在當前信息化建設中，需要加強行政機關檔案信息化建設，針對當前檔案工作的實際情況，充分的利用現代化技術和手段來提高檔案信息化水平。文中分析了行政機關實現檔案信息化管理的必要性，并進一步對行政機關檔案信息化管理的具體策略進行了闡述。

【關鍵詞】行政機關；檔案信息化管理；網站；數字化

一、行政機關實現檔案信息化管理的必要性

檔案信息化管理是通過對傳統檔案管理方式進行改變，更側重于檔案服務工作，而且通過對檔案信息進行分類，加工和整理，并對信息進行整合和提取，從而進一步提高檔案管理的高效性。長期以來我國傳統檔案管理工作中，不僅查詢效率較低，而且一旦對檔案進行修改，流程十分繁瑣，但通過檔案信息化建設能夠有效的彌補傳統檔案存在的不足，不僅檔案信息保存更為便捷，而且更易于對檔案進行修改，對檔案信息查詢更為快捷。而且利用網絡技術檔案信息能夠實現快速傳遞，有效的提高了檔案的利用效率，檔案管理成本有了較大程度的降低。

目前部分行政機關檔案管理工作中仍采用手工的形式，這種操作模式工作量較大，而且工作效率較低。即使部分機關檔案管理工作中引入了信息技術，但只是將一些基本的信息輸入進系統中，部分查找和搜索工作仍需要手工進行操作，檔案信息化水平較低。當前行政機關倡導無紙化辦公，這也有效地促動了檔案信息化建設工作，行政機關加快改進檔案管理方式，推進檔案信息化建設進程，從而實現真正意義上的檔案信息化管理。

二、行政機關檔案信息化管理的具體策略

（一）做好具體規劃

行政機關在檔案信息化建設工作中，需要根據自身發展戰略來對檔案信息管理的規劃進行部署，要與行政機關辦公模式相結合，準確進行定位，確保制定的檔案管理信息化目標與行政機關自身的特點相符，以便于更好的推進行政機關檔案信息化的健康、持續發展。另外，在當前行政機關檔案信息化管理工作中，還要對實際效果進行重視，側重于機關檔案管理的靈活性和延展性，協助好信息服務工作，從而為行政機關檔案信息化管理提供更好的發展空間。

（二）建立高效檔案信息網站

行政機關檔案管理信息化建設工作中，需要建立健一個高效、實用的檔案信息網站，利用網而模式來為人們提供資檔案信息服務。檔案網站內容能夠及時進行更新，有效地保證了檔案信息網站內容的豐富性，而且所涉及的覆蓋面也會進一步擴大，有利于檔案信息利用效率的提高。在檔案信息網站上進行檔案信息搜索、查詢及直接使用實時文件，不僅能夠給檔案利用者帶來更多的便利性，而且有效地提高了檔案服務的質量。在行政機關傳統檔案管理工作中，檔案使用需要親自到檔案部門進行檔案搜索，存在著人力和時間上的浪費，這也使檔案信息網站已全面開始取代傳統的手工檔案管理模式。同時行政機關檔案管理部門還可以通過電子郵箱來為檔案使用者提供咨詢和服務。從以上內容中可以的體現出檔案信息化管理的特色，更突出的將檔案數字化管理的重要性體現出來。

行政機關檔案信息網絡建設工作，在構建檔案管理體系的同時，還要注意將其與管理體系的有效融合，從而形成一套完整的管理信息系統，并將各部門的信息進行有效綜合，使其在網站中進行體現，加快實現檔案信息資源的共享。

行政機關的檔案信息網站應使用高效的檢索系統，并在計算機技術上不斷加強，以保證檔案信息網站的安全性。在軟件的選擇中也注重質量，軟件產品應是立足于現在，著眼于未來的明星產品，這些軟件必須符合國內外的認證標準，同時與計算機硬件提供廠家溝通，獲得技術上最好的之處，確保升級服務及時，縮短重新建設的成本。并在應用過程中考慮網絡速度，傳遞方式以及響應的時間等等。

（三）加大力度推進檔案信息資源數字化建設

進行檔案信息化建設的重要基礎就是檔案信息資源的數字化建設，它確保了檔案原件的保護模式。先進信息手段應該展現在檔案數字化的建設中，要把原始檔案建設成數據庫的目錄庫建設，及全文數據建設。并及時更新數據庫內容，公開發布，為人們提供便捷的服務。要重點分析檔案資源數據的分析整理，顯現重點內容，逐步解決問題。最終達成一個先進的檔案管理信息資源數字化建設模式。

（四）重視行政機關檔案信息化建設的標準與規范

行政機關檔案的建設必須注重其標準與規范，這是建設中重點內容之一，也是展現一個單位檔案管理是否達到現代化水平的重要內容。檔案管理信息化在行政機關中運行就必須要根據自身機關特點及內部管理標準來執行，并且在運行過程中查缺補漏，不斷完善信息化體系建設。不僅要符合國家的標準，又必須要在實踐運行中便捷、精確。并對檔案信息化建設的具體各項實施內容制定統一標準，例如對數據庫中各種軟件內容以及格式都制定統一規范等，防止在資源共享后由于格式等原因不能進行讀取以及共享等問題。

（五）努力提高行政機關檔案管理人員的素質

檔案信息管理人員必須要及時更新管理理念，通過繼續教育的培訓，調整管理人員工作心態，使其注重自身專業素養的提升，并加強學習新知識新內容，跟上時代發展的步伐，并且要在計算機網絡技能操作上精通，要讓管理人員實現對繁瑣的網頁信息進行分類、索引以及高效的管理，以為廣大使用者提升使用效率，并把檔案信息內容發揮到最大價值，滿足使用的最大需求。

三、結束語

行政機關檔案信息化管理工作的開展是一項長期性和系統性的工作，需要在實踐工作中注意經驗的積累，通過不斷學習和來加快推動檔案信息化管理的實現，為人們群眾提供優質的檔案服務，更好的提高檔案的使用效率。同時檔案管理人員還要不斷強化自身的綜合素質，在管理工作中進行不斷創新，使檔案信息資源能夠更好地為社會發展和建設服務。

參考文獻

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