檔案實體管理的原則與方法研究

白艷玲

【摘要】檔案管理是一門集合理論研究與實踐操作的學科和管理內容，隨著我國經濟和社會的不斷發展，檔案管理研究在不斷發展的同時，對檔案管理的要求也不斷提高，檔案信息化的發展也促進了檔案管理的規范化、系統化。對于檔案管理而言，檔案管理又分為檔案信息管理與檔案實體管理，前者是對于檔案的相關信息進行的信息化、規范化管理，而檔案實體管理則是對處于實體狀態的檔案進行的一系列的管理工作。本文對檔案實體管理的定義、特點進行介紹，并分析檔案實體管理所要遵循的原則，同時介紹檔案實體管理的一些方法。

一、檔案實體管理概述

檔案管理是一門集合理論研究與實踐操作的學科和管理內容，隨著我國經濟和社會的不斷發展，檔案管理研究在不斷發展的同時，對檔案實體管理的要求也不斷提高，檔案信息化的發展也促進了檔案實體管理的規范化、系統化。對于檔案管理而言，檔案管理又分為檔案信息管理與檔案實體管理，前者是對于檔案的相關信息進行的信息化、規范化管理，而檔案實體管理則是對處于實體狀態的檔案進行的一系列的管理工作。

從檔案實體管理的特點看，檔案實體管理是根據已存在的事物的現實狀態、情況進行的管理工作，這與虛擬管理、檔案信息管理有著很大的區別，虛擬管理、檔案信息管理則主要是根據事物的抽象的屬性、特征所進行的管理工作。

從檔案實體管理的內容上看，檔案實體管理包含了檔案管理過程中的檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管及檔案統計等工作。檔案收集主要是各個立檔單位在行政行為、生產實踐、重大事件等形成的文件，統一由檔案管理單位、部門進行的收集的工作。檔案整理是根據檔案管理的標準與指標體系將零散的檔案進行分類處理、整理的過程。檔案鑒定是對檔案的審查與鑒別工作，對于需要繼續保存的和不需要保存的進行鑒定并按照檔案管理規范進行分別處理。檔案保管是指對于未到保存期限的檔案進行有效的保護措施，防止檔案損失、損壞，保證檔案完整性與安全性的工作。檔案統計是指對檔案的數量與要求進行科學的管理的工作。

二、檔案實體管理的原則

為了實現檔案實體管理的規范化、系統化，保證檔案的安全性、完整性高，提高檔案管理的水平，在檔案實體管理過程中應當遵循來源原則、全宗原則、有機聯系原則、保管科學、合理使用原則等基本的管理原則。

來源原則，根據《檔案工作基本術語》的表述是：“把同一機構、組織或個人形成的檔案作為一個整體加以管理的原則”。對于來源原則在檔案實體管理的實踐中應當注意地是，一般情況下，獨立的機構、組織或個人，都有著嚴謹的、持久的法律地位。但是也存在一些難以確定機構、組織的情況，在此種情況下通常根據正式文件確定其地位、明確其職能、準確的隸屬關系等來確定其來源。此外，還必須明確的是一個機構或者組織中的內部科室、部門、處室等職能作為組成部分而不能作為獨立的結構或組織。

全宗原則，根據《檔案工作基本術語》的表述是：“一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯系的檔案整體”。全宗原則是對于客觀存在的真實反映，是深刻揭示并維護歷史活動有機聯系，對于檔案實體管理有著指導意義。全宗原則在檔案實體管理實踐中主要體現了維護歷史本來面貌，使分類方法簡便易行的特點，通過全宗原則能夠更為清晰、全面的了解、查閱、掌握一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯系的檔案整體。因此，全責原則是檔案實體管理的理論基石與實踐基本原則。

有機聯系原則，檔案是由國家機構、社會組織或個人形成的書面文件形成，因此，文件形成的過程也是檔案形成的過程，文件之間的聯系也就成了檔案之間的有機聯系，無論是國家機構、社會組織、內部機構或個人行駛工作職責時，都會形成一定數量的檔案，這些檔案就形成了一個有機的整體，在檔案實體管理的過程中應尊重其內部聯系，作為整理進行收集、保管、使用。

保管科學、合理使用原則，按照來源原則、全宗原則，在注重檔案實體管理的有機聯系原則基礎上，對于檔案進行科學的保管與合理的使用即為保管科學、合理使用原則。這一原則要求對于檔案的保管應遵循檔案管理的規范、標準，在使用的過程中盡量做到方便、有效的去管理實體檔案。

三、檔案實體管理的方法

檔案實體管理的方法最基本、最常用的就是歷史的方法。這是根據檔案管理工作的屬性決定的，對檔案實體進行劃分和系統化管理的一種方法。除此之外，對于檔案實體管理還采取邏輯的方法作為補充。

在檔案實體管理過程中，使用歷史的方法進行管理，應尊重和突出檔案的屬性特征，遵循檔案形成的規律，維護檔案的有機聯系，把對歷史的尊重與客觀保護應用到檔案實體管理的各個環節和步驟當中。在檔案實體管理中運用歷史的方法應與檔案內容信息開發利用的邏輯方法集合起來使用，使得檔案管理工作更為完善、合理、規范、高效。

四、結束語

檔案管理工作隨著網絡及信息管理系統、平臺的發展與使用，逐步實現信息化管理，但是在實踐中對于檔案實體的管理，我們還是應當遵循其原則，并運用歷史方法去指導實踐工作，保證檔案管理工作的規范化、系統化與合理化。