基于聘用制下的人事檔案管理分析

張勇

【摘要】隨著我國事業(yè)單位的不斷發(fā)展，其管理方式也出現(xiàn)了一系列的變革，尤其在聘用制度相對完善的今天，人事檔案的管理工作也變的十分重要。因為人員聘用制度的流動性非常強(qiáng)，所以對檔案的完善也成為了管理人員十分頭疼的問題。本文針對事業(yè)單位的聘用制度，對人事檔案的問題以及管理手段做出分析。

【關(guān)鍵詞】聘用制；人事檔案；管理

一、前言

人事檔案對于我們每個人都是非常重要的，它是我們身份以及履歷的證明，是將完善管理制度的必要手段。但是現(xiàn)階段事業(yè)單位在聘用制下存在了一些管理方面的問題，許多事業(yè)單位并沒有注意檔案的管理漏洞，沒有根據(jù)實際情況制定相應(yīng)的管理措施，只是一味的按照傳統(tǒng)模式進(jìn)行封閉式管理，這樣的形式存在的一些矛盾，急需事業(yè)單位給予解決。

二、人事檔案管理出現(xiàn)的問題

（一）事業(yè)單位傳統(tǒng)思想的固定性

事業(yè)單位在實行聘用制后還是堅持著原有的管理模式，認(rèn)為檔案管理只要做到不將人員信息進(jìn)行曝露，把整理分類工作做好就是最大的負(fù)責(zé)。這些管理人員在思想上就存在著很大的誤區(qū)，他們往往沒有把檔案歸置工作看成是“管理”的一部分，只是固守著從前的工作手段不肯進(jìn)步。這種思想的根深蒂固是導(dǎo)致工作做不到位的根本原因。并且有的管理人員認(rèn)為，檔案的管理質(zhì)量并不影響自己的發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)也無從檢查，工作的枯燥性使他們的熱情逐漸消滅，最終變得對工作產(chǎn)生懈怠的情緒。

（二）檔案信息收集工作沒有做到位

聘用制下人員的流動性非常的大，這是毋庸置疑的。但不管此人員在事業(yè)單位工作了多久，我們也要為其建立詳盡的檔案信息。這就使檔案的收集工作變得非常麻煩，許多工作人員為了避免麻煩就將一部分流動人員的檔案置之不理，這是收集工作產(chǎn)生矛盾的原因之一。另一方面，一些人事檔案的填寫并不是十分合理，甚至沒有管理人員監(jiān)督的情況下會漏洞百出，這樣在人員歸檔時就會發(fā)生檔案扣留的情況。兩個單位的交接并沒有順利進(jìn)行，所以在這一期間工作人員的人事檔案記錄是不正確的，不健全的。大量的檔案分類使得管理人員的工作變得更加繁瑣，同時也將其耐心耗盡，這樣一種情況下很容易使整理工作出現(xiàn)問題。

（三）檔案管理水平過低

在聘用制的基礎(chǔ)上，許多事業(yè)單位都沒有對管理人員的手段進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，使得他們的管理水平還停留在最初的階段，沒有任何進(jìn)展的結(jié)果就是在退步，所以導(dǎo)致了檔案管理一系列問題的發(fā)生。甚至有這種情況的出現(xiàn)，他們將檔案隨意的擺放，將整體的室內(nèi)環(huán)境視作無物，使檔案的磨損程度以最高的速度在發(fā)展著，這樣不規(guī)范的管理水平使得管理矛盾出現(xiàn)。

三、規(guī)范人事檔案管理的具體措施

（一）提高管理人員的整體素質(zhì)

管理人員在工作中起著至關(guān)重要的作用，所以提高他們的素質(zhì)刻不容緩。首先，在聘用制實行之后，我們要使管理人員意識到其管理手段也應(yīng)該有所提高。主要表現(xiàn)方式是對他們進(jìn)行定期的培訓(xùn)、考核。培訓(xùn)主要以三個月為一個間隔，事業(yè)單位聘請專業(yè)的管理人員對他們進(jìn)行知識輸送。主要的講授內(nèi)容分為三個部分：觀念的轉(zhuǎn)變、管理手段的先進(jìn)性以及整理分類的規(guī)范性?？己藭r將這三部分作為整體的模塊進(jìn)行分?jǐn)?shù)評估。我們要在接下來的三個月里對檔案管理人員知識的掌握程度進(jìn)行檢查，檢查的主要手段是不定期抽查單位某一人員的檔案情況，歸屬部分以及合理分類等等。還可以在單位內(nèi)部舉行“檔案管理知識小問答”，讓其對規(guī)范性的管理模式進(jìn)行闡述，看是否符合管理標(biāo)準(zhǔn)。把培訓(xùn)檢查部分作為績效考核的一種模式，對專業(yè)性程度較高的管理人員進(jìn)行獎勵，截取工資的十分之一作為工資的提成，以物質(zhì)的方式鼓勵管理人員提高管理技能。而對于抽查成績較差的管理者，我們也要采取一定的懲罰手段，比如，可以以扣除基本工資的方式來警告他們，但是這并不是單位的真實目的，負(fù)責(zé)人的最終目標(biāo)還是要將其管理能力進(jìn)行提升，所以要進(jìn)行二次核審，直到達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)為止。另外，要提高檔案管理人員的工作積極性，培養(yǎng)他們熱情與責(zé)任心，這樣才能達(dá)到把管理工作放在首位目的。

（二）要給予檔案管理經(jīng)濟(jì)與技術(shù)上的高度支持

檔案管理不僅是一門學(xué)問，還是一門藝術(shù)，所以對其經(jīng)濟(jì)上的支持和技術(shù)上的服務(wù)尤為重要。第一，要加大檔案管理的保密機(jī)制，如果本單位人員要對檔案進(jìn)行借閱必須持有負(fù)責(zé)人的蓋章才能夠進(jìn)行。另外，借閱時的手續(xù)應(yīng)該齊全，管理人員應(yīng)該寫有借出時間、歸還期限以及雙方的簽名等等。最后，在人員歸還的時候要保障檔案的完好無所，如果管理人員檢查過后有缺失的情況要向其所在的部門進(jìn)行反應(yīng)，追究其責(zé)任。在技術(shù)手段上，要將現(xiàn)階段先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到其中，學(xué)會計算機(jī)統(tǒng)計管理的工作模式。將紙質(zhì)的信息錄入到計算機(jī)之中，能夠保持檔案的長久不丟失。在經(jīng)濟(jì)投入方面，還要健全檔案管理的場地。對于檔案放置的大環(huán)境，潮濕是最大的弊端所在，所以事業(yè)檔案要給予經(jīng)濟(jì)支持，為檔案建立一個通風(fēng)條件相對較好，光照性比較強(qiáng)的地方，保障檔案的長期不受損，實行電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙重保險措施。電子檔案為管理人員更方便的查詢提供有力條件。管理人員不用再像傳統(tǒng)模式中那樣依次翻閱，只需要將人員名字輸入進(jìn)去就可以預(yù)覽完整的信息流程。電子檔案還可以避免檔案整理過程中出現(xiàn)漏洞，導(dǎo)致信息不正確，資料不完整情況的出現(xiàn)。最后，管理人員在對檔案進(jìn)行分類的時候，應(yīng)該將不同部門的檔案劃分開來，對聘用制下短期人員的檔案進(jìn)行著重管理，在其離職之前要檢查他們的信息是否完整，資料是否正確，以免出現(xiàn)人事變動為檔案管理帶來的混亂。

四、結(jié)論

綜上所述，事業(yè)單位的人事聘用下使得當(dāng)前的檔案管理出現(xiàn)了一系列的問題，管理人員的不專業(yè)性、收集手段的不先進(jìn)性都是引發(fā)檔案管理矛盾出現(xiàn)的原因，所以對人事檔案的規(guī)范性管理勢在必行。管理人員應(yīng)該從提高自身管理水平出發(fā)，把檔案管理工作作為一項藝術(shù)、一門學(xué)問進(jìn)行學(xué)習(xí)，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程，為事業(yè)單位合理的檔案歸置提供借鑒意義。

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