人事檔案的數字化管理模式研究

宋穎

【摘要】隨著我國事業單位聘用制改革的不斷深入，事業單位自身的人事檔案管理工作面臨著許多新情況與新需求，而在這種需求與情況下如何保證事業單位自身人事檔案管理工作的較好進行，已經成為我國當下事業單位人事檔案管理工作中必須解決的問題之一，本文就事業單位人事檔案的數字化管理模式進行了具體研究，希望能夠以此推動我國當下事業單位人事檔案管理進一步發展。

【關鍵詞】事業單位；人事檔案；數字化管理模式

一、前言

在我國事業單位的人事管理工作中，人事檔案管理是其重要的組成工作之一，但隨著我國經濟與社會的不斷發展，我國事業單位的人事檔案管理卻開始出現了很多方面的問題，在這種大背景環境下，為了保證我國事業單位人事檔案數字化管理的順利進行，對事業單位人事檔案數字化管理模式進行具體研究，就有著很強的現實意義。

二、我國當下事業單位人事檔案管理中存在的問題

（一）傳統的人事檔案管理工作不能適應人事制度改革需要

在我國當下事業單位的人事檔案管理工作中，由于我國事業單位已經開始普遍施行了聘用制改革，這就使得事業單位的人員流動開始變得頻繁起來，而伴隨著人員流動的頻繁，大量“廢檔”、“死檔”、“人檔脫節”、“虛假檔案”等問題也開始大量出現，這些問題對我國事業單位的人事檔案管理工作帶來了較大的麻煩。由于很多事業單位人事檔案管理工作還是按照《干部檔案工作條例》的規定進行，沒有在事業單位聘用制改革后進行人事制度的改革，這就使得事業單位的人事檔案管理工作已經不能滿足單位自身發展的需要。

（二）人事檔案管理人員的管理方法落后

由于人事檔案信息化管理工作是一項操作性較強的工作，這就使得檔案管理人員在進行人事檔案信息化管理時，必須具備較強的信息化平臺操作能力。但由于我國事業單位人事檔案管理工作常年處于紙質檔案管理模式，這就使得事業單位的一些老員工不并不具備較高的信息化操作能力，這一問題的出現直接導致了人事檔案數字化管理工作展開的不順利。

（三）事業單位對人事檔案數字化管理的認知錯誤

除了上文中提到的兩點外，一些事業單位中存在的對人事檔案數字化管理工作的認知錯誤問題，同樣制約著其自身檔案管理工作的高效發展。具體來說，由于很多事業單位并沒有認識到人事檔案數字化管理工作所具備的高效、共享等功能，這就造成了事業單位在檔案信息化管理工作中投入經費與必要指導的缺乏，在這種情況之下，事業單位的人事檔案數字化管理工作就很有可能陷入設備缺乏的問題之中，這些問題的出現都會影響事業單位人事檔案數字化管理工作的推進。

三、具體的事業單位人事檔案數字化管理模式

上文中我們了解了我國當下事業單位人事檔案數字化管理工作中存在的問題，筆者將在下文中對具體的人事檔案數字化管理的模式進行具體論述，希望能夠以此推動我國事業單位檔案管理的進一步發展。

（一）人事檔案信息系統模式

為了能夠滿足事業單位聘用制改革后對人事檔案管理的需要，事業單位就可需要建立起人事檔案的信息系統模式，通過人事檔案信息系統進行高科技的人事檔案管理工作，這樣不僅能夠通過信息技術實現對人事檔案的準確、科學管理，還能夠為事業單位中各部門提供快捷的人事信息查詢手段，這種功能的出現使得事業單位的人事檔案管理具備了高效利用的優點。由于事業單位的特殊性，為了保證事業單位的人事檔案安全管理，事業單位還需要保證自身使用的人事檔案信息系統的安安全性，這樣才能夠真正較好的實現事業單位的人事檔案數字化管理。

（二）電子人事檔案管理模式

為了能夠保證事業單位能夠高效的進行人事檔案的管理與利用，事業單位還需要通過電子人事檔案管理模式的創建，保證自身人事檔案數字化管理工作的較好展開。具體來說，事業單位需要將紙質檔案進行數字化處理，使其本身的變為電子人事檔案，這樣就可以保證事業單位中各部門進行高效、及時的檔案資源共享。在電子人是檔案中，其本身需要對員工的個人情況、學歷、職稱、崗位、工資、獲獎等信息進行匯總，這種匯總使得電子人事檔案除了能夠發揮與普通人事檔案一樣的功能外，還具備的高速檢索、高效存儲、自動更新、高效共享的優點，大大推動了事業單位人事檔案數字化管理的發展。

（三）標準化人事檔案材料管理模式

除了上文中提到的兩種人事檔案數字化管理模式外，事業單位還需要在自身的人事管理工作中，建立標準化的人事檔案材料管理模式，這一模式的創建能夠實現結構合理、要素優化、整體性能較強以及系統效應最佳的人事檔案數字化管理，大大促進事業單位的人事檔案管理發展。在具體的標準化人事檔案材料管理模式的建立中，事業單位需要對自身的人事檔案進行統一、簡化、協調等有序化控制，并在具體的數字化檔案管理工作中，建立完善、標準的數字化人事檔案管理術語、代碼、分類、計量、統計等基礎標準，同時建立和完善檔案收集、整理、編目、檢索、鑒定等技術標準。此外，事業單位還需要保證自身的檔案材料歸類、借閱和保護制度符合國家和國際標準，這樣才能夠保證事業單位人事檔案數字化管理工作的順利展開。

在具體的標準化材料檔案管理工作中，事業單位還需要進行組織管理標準化和工作流程標準化的創建。在具體的組織管理標準化創建中，事業單位需要在人事檔案數字化管理中，精確管理職責、優化人員配置、完善管理制度并健全檢查考核制度；而在具體的工作流程標準化的創建中，事業單位需要通過規范檔案整理、規范借閱流程、規范轉遞手續、規范檔案保管等四個步驟，保證標準化人事檔案材料管理模式的成功建立，并以此保證事業單位人事檔案數字化管理的順利進行。

四、結論

在事業單位的人事檔案管理工作中，人事檔案管理的效率與質量決定著單位對人才的評價與調動，為此事業單位必須通過人事檔案數字化管理模式的應用，推動自身人事檔案管理工作的發展，保證人事檔案管理工作能夠切實為事業單位提供較好服務。

參考文獻

[1]冷書君.高校人事代理制度實施效能的實證研究[D].沈陽師范大學，2014.